基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化研究

郭丹

摘要：高校檔案管理對高校工作的順利開展有著重要意義。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，人類社會已經(jīng)開始步入大數(shù)據(jù)時代，這對于高校的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會的需求了。大數(shù)據(jù)時代，高?？梢岳么髷?shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)，借助計(jì)算機(jī)軟件及硬件技術(shù)儲存海量性的特點(diǎn)，可以提升檔案在管理、儲存、以及利用方面的功效。文章在分析了大數(shù)據(jù)環(huán)境下大數(shù)據(jù)對高校檔案管理的影響之后，又對其將要面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，進(jìn)而在這個基礎(chǔ)之上提出了一些相關(guān)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案管理；模式；優(yōu)化

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）36-0204-02

高校檔案管理對高校工作的順利開展有著重要意義。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)路以及數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，人類社會已經(jīng)開始步入大數(shù)據(jù)時代，這對于高校的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能滿足其需求了。大數(shù)據(jù)時代，高?？梢岳么髷?shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)，借助計(jì)算機(jī)軟件及硬件技術(shù)儲存海量的信息，同時也可以提升檔案在管理、儲存、以及利用方面的功效。

1 關(guān)于大數(shù)據(jù)

從宏觀的層面來說，所謂大數(shù)據(jù)是指數(shù)據(jù)量非常大，已經(jīng)沒有辦法使用常規(guī)的數(shù)據(jù)軟件進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)。可以說，大數(shù)據(jù)具有以下幾個方面的特點(diǎn)，首先就是從量上看，大數(shù)據(jù)的量非常的大，具有海量性；其次就是數(shù)據(jù)的多樣性方面，其包含了各種類型的數(shù)據(jù)，具備多樣性；再次就是速度方面，與其他數(shù)據(jù)不一樣的是，大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的速度非常的快，這些就是大數(shù)據(jù)所具備的幾個特性。對于大數(shù)據(jù)來說，其還有一個比較高官方的解釋：“所謂大數(shù)據(jù)，是現(xiàn)在信息發(fā)展的時代已經(jīng)無法在允許的時間內(nèi)使用常規(guī)的軟件進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)的一種集合。

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展以及我國信息化建設(shè)的不斷深入，以云存儲以及云計(jì)算為基礎(chǔ)催生的數(shù)字信息正在以一種爆炸式的態(tài)勢增長，具體到高校的檔案管理部門來說，其數(shù)據(jù)總量也在不斷的增長。相關(guān)的檔案管理人員面對的檔案信息也隨著社會的發(fā)展，數(shù)量不斷的增加，其信息也趨向多樣化發(fā)展。此外，高校的檔案工作管理者還要面對信息的多元化、個性化以及專深化的需求。而且對于高校的檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的社會需求了。所以，大數(shù)據(jù)背景下有必要對其檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的完善和變革。

2 大數(shù)據(jù)對于高校檔案管理的影響

大數(shù)據(jù)的時代背景下，數(shù)據(jù)處理和存儲的速度不僅大大加快，其便利性也有所提高，而且成本方面也更加的低廉。數(shù)據(jù)也逐漸的由結(jié)構(gòu)化向非結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)變。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)方面，其主要包括了文本文檔、圖片以及網(wǎng)頁和報表等各種類型?，F(xiàn)階段的檔案管理系統(tǒng)其存儲的大多都是圖像、文本以及影音資料等等。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們可以對這些檔案信息進(jìn)行優(yōu)化和整合，達(dá)到更好地為學(xué)校服務(wù)的目的。

從其發(fā)展方向來看，數(shù)據(jù)將是學(xué)校和各類社會組織進(jìn)行組織決策的一個重要參考因素。傳統(tǒng)的決策一般都是管理者憑借自己的經(jīng)驗(yàn)和智慧，但是由于個人的精力和經(jīng)驗(yàn)都是有限的，所以有的情況下，管理者的決策并不是很科學(xué)。而對于數(shù)據(jù)來說，其則是決策的依據(jù)，一個科學(xué)合理的決策必定是要建立在客觀的數(shù)據(jù)分析上的。對于高校檔案管理來說，檔案作為最原始的記錄，其記錄的數(shù)據(jù)的特點(diǎn)具有全面、真實(shí)以及現(xiàn)實(shí)的特點(diǎn)，具有其他任何材料都無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，通過對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，進(jìn)而在分析的結(jié)果上進(jìn)行決策將會在很大程度上提升決策的科學(xué)性。所以，在大數(shù)據(jù)時代，一個學(xué)?；蛘咭粋€社會組織完全可以知道其在下一步應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么。從實(shí)質(zhì)上來講，大數(shù)據(jù)時代的到來促使高校檔案管理從量變開始向質(zhì)變方向發(fā)展，而這種變化方式也將直接導(dǎo)致高校檔案管理部門工作方式的變化。作為高校重要的檔案管理部門，高校檔案管理管是學(xué)校進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲和處理的重要部門，在大數(shù)據(jù)的社會背景下，其管理職能也必將發(fā)揮更大的變化。當(dāng)然，這種變化不僅僅只涉及數(shù)據(jù)的存儲和處理，將來還包括對分析的結(jié)果進(jìn)行處理的階段，以此來為學(xué)校的決策提供必要的科學(xué)依據(jù)，進(jìn)而更好地為社會進(jìn)行服務(wù)。

3 大數(shù)據(jù)導(dǎo)致高校檔案管理技術(shù)層面的更新

大數(shù)據(jù)時代的背景下，電子信息技術(shù)發(fā)展迅速。對于高校檔案管理來說，構(gòu)建數(shù)字檔案館已經(jīng)是一個不爭的事實(shí)。現(xiàn)階段，強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)硬件支持和數(shù)據(jù)庫技術(shù)使得高校電子檔案管理室成為可能。現(xiàn)階段的高校檔案數(shù)字化一般都是從檔案的掃描，存儲來進(jìn)行，把紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便于后期的檢索。但是，未來高校數(shù)字?jǐn)?shù)字檔案館的建立將會朝著檢索更方便，同步更及時以及存儲空間更小的方面發(fā)展。

此外，隨著高校數(shù)字檔案館的建設(shè)工作的不斷推進(jìn)，其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量將十分的龐大，如果還是運(yùn)用現(xiàn)在這種磁性和光學(xué)介質(zhì)進(jìn)行備份的話，將會有很大的局限性，這時候就有必要把異質(zhì)備份轉(zhuǎn)變?yōu)樵苽浞?。但是如果是這樣的話，高校還需要相當(dāng)一部分的資金和人力來進(jìn)行機(jī)房的擴(kuò)建，當(dāng)然現(xiàn)在社會上已經(jīng)出現(xiàn)了很多的第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)，學(xué)校也可以直接購買服務(wù)，選擇何種方式，需要考慮到高校的實(shí)際情況，根據(jù)自身的實(shí)際情況來決定檔案管理部門的發(fā)展防線。

4 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革的困境

信息技術(shù)發(fā)展促使高校檔案管理進(jìn)行變革。這無疑是一件符合社會發(fā)展規(guī)律的好事，但是我們也應(yīng)該承認(rèn)，現(xiàn)階段，如果要對其進(jìn)行改革的話，其還面臨著很多挑戰(zhàn)：

1） 檔案管理期限以及歸檔范圍的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代是一個數(shù)據(jù)存儲成本更加低廉的時代，數(shù)據(jù)的價值在一定程度上超過了介質(zhì)的價值。在現(xiàn)在這種“大檔案”的管理理念下，由于大數(shù)據(jù)為我們提供了更加龐大的儲存空間，之前的那種管理范圍已經(jīng)不適用了。所以，為了滿足社會上各類組織和高校的需求，其有必要擴(kuò)大檔案歸檔的范圍。高校檔案管理部門作為高校自身主要的檔案存儲地點(diǎn)，其要處理的檔案多種多樣，在這方面，其應(yīng)該打破以往的那種歸檔范圍和保管期限。以學(xué)生的檔案管理為例，學(xué)校可以利用大數(shù)據(jù)存儲空間的海量性的特點(diǎn)，完全可以將學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間各個階段的表現(xiàn)情況和學(xué)習(xí)情況進(jìn)行記錄和存儲，而且，在這樣的管理模式下，高校的檔案管理部門只需用聘用少量的工作人員就可以保證這個部門的正常運(yùn)營。所以說，在檔案的保管期限和歸檔范圍上，這需要高校的相關(guān)部門進(jìn)行深思熟慮，從實(shí)際情況出發(fā)，走出一條適合自己的道路。

2） 大數(shù)據(jù)環(huán)境下對高校檔案實(shí)體分類提出的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)處理的效率越來越高，使用起來也越來越方便，相應(yīng)的這對高校檔案管理部門的檔案分類、編排也提出了很大的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，高校現(xiàn)行的這種檔案的分類方法和排架都將會被取消，有可能會被以時間為序列的儲存方式所代替。由于以時間序列為規(guī)則的儲存方式其區(qū)別程度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他方式的分類程度。再加上現(xiàn)在的檢索水平，已經(jīng)完全不需要按照之前的那種檔案歸類方式進(jìn)行分類了。對于各個高校的檔案實(shí)體來說，涉及的黨群機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)以及教學(xué)機(jī)關(guān)，可以不用按照級別類目的方式進(jìn)行細(xì)分了，在儲存上也沒有必要在按照這種分類方式進(jìn)行排列，只需要按照時間的順序排列儲存即可。在檢索的過程中，我們只需要將需要檢索的序列號或者檔案號就行，這樣就可以找到我們需要查的東西。

3） 大數(shù)據(jù)環(huán)境下對高校檔案管理工作者的工作方式提出挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理部門的工作開展需要的人數(shù)比較多，查詢檔案的效率也比較低。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)的檢索和查詢工作已經(jīng)可以通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了。這就涉及一個工作方式轉(zhuǎn)變的問題，各個高校的檔案管理工作者的年齡一般都比較大，其在使用計(jì)算機(jī)的過程中會受到一定的限制，尤其是涉及軟件類的操作，其限制性更大。這就給新時期檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)技能帶來了很大的挑戰(zhàn)。所以，除了要在檔案管理部門增加一些年輕的血液之外，之前的檔案管理工作人員還應(yīng)該積極提升自身的計(jì)算機(jī)水平以及相關(guān)軟件的使用。

5 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的實(shí)際操作

只有對檔案信息進(jìn)行云儲存，才能保證人民群眾信息的完整。而一切云儲存工作的前提就是建立一個完善的數(shù)據(jù)平臺和相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。只有這樣，才能夠在檔案進(jìn)入到系統(tǒng)中以后，便于各個部門對于檔案的使用，根據(jù)不同客戶的需要，制定更適合用戶的服務(wù)方案。除此之外，國家與地方之間也應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案聯(lián)系，地方的檔案管理者將檔案采集、歸納之后，通過云系統(tǒng)傳輸?shù)饺珖臋n案管理中心，進(jìn)一步保存。只有這樣，才能降低檔案信息不全的可能性，為廣大人民群眾提供更加便利的服務(wù)。

除了云儲存，云服務(wù)工作也同樣不可忽視。只有做好了云服務(wù)工作，才能通過檔案信息對用戶進(jìn)行分析，從而提高檔案的使用率和價值性。國家可以通過建立云平臺的方式，來達(dá)到提供云服務(wù)的目的。通過云平臺，各地的檔案工作管理者可以調(diào)閱相應(yīng)的資料，通過其他的資料可以對現(xiàn)有的用戶相匹配，并根據(jù)其所提出的要求提供不同的服務(wù)。各地的方案館還應(yīng)該建立屬于自己的門戶網(wǎng)站，用戶足不出戶就可以查詢自己信息的準(zhǔn)確性，若有錯誤，便于第一時間通知檔案管理工作人員進(jìn)行整改。除此之外，地方的檔案館也應(yīng)該給予用戶更大的權(quán)利，讓用戶擁有對于部分私密信息的自行修改權(quán)。

在對檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理的過程中，檔案館自身的數(shù)字化建設(shè)同樣重要。數(shù)字化建設(shè)的意義深遠(yuǎn)，不僅在服務(wù)層面，在用戶切身利益方面都有著重要的價值作用。檔案館在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的時候，要針對不同的用戶進(jìn)行分類，便于今后使用時的查詢。同時，各地檔案館也要對數(shù)字化建設(shè)提出一定的要求和規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。只有這樣，才能保護(hù)用戶的私密信息，提高檔案的使用率。為用戶提供更多、更好的服務(wù)是檔案管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)。為了達(dá)成之一目標(biāo)，就需要檔案管理工作者對用戶的行為進(jìn)行分析，投其所好，為用戶提供更多的選擇。只有這樣，用戶才能在實(shí)際生活當(dāng)中感受到檔案管理工作的重要性和意義，同時也為檔案館的進(jìn)一步發(fā)展提供了更多的可能性。此外，用戶在查詢某一信息的時候，檔案館除了要通過其輸入的關(guān)鍵詞提供直接的信息外，還要將與該信息相關(guān)聯(lián)的部分信息一并提供給用戶。這是智能檢索的發(fā)展趨勢，也是檔案管理工作進(jìn)步的必經(jīng)之路。同時，用戶檔案信息的保密工作是檔案管理工作中的重點(diǎn)。只有不斷的加強(qiáng)對于保密工作的建設(shè)，才能避免檔案泄露，給用戶造成不必要的損失。

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