新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

王海艷

摘 要：醫(yī)院中的人事檔案管理工作也同樣發(fā)揮著巨大的作用，它不僅能夠?yàn)槿肆Y源管理工作提供服務(wù)，而且也能為醫(yī)院專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才隊(duì)建設(shè)和發(fā)展起著推動(dòng)作用。本文主要針對(duì)新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；醫(yī)院；人事檔案；管理

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理模式的問(wèn)題

1、管理手段落后

人事檔案檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理、歸類(lèi)、編目等工作還主要依靠手工操作，無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高，電子子化檔案的管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，保密程度不高，影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成，即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。電子文件是新生事物，它與計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)密切相聯(lián)。它以紙質(zhì)文件無(wú)法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動(dòng)，充分體現(xiàn)出信息利用的價(jià)值。電子文件人事檔案資料的產(chǎn)生，給人事檔案的建設(shè)與管理產(chǎn)生新的問(wèn)題，因其原始性與證據(jù)性難以確認(rèn)以及壽命短、讀寫(xiě)系統(tǒng)更換頻繁、維護(hù)其內(nèi)容的準(zhǔn)確性與機(jī)密性的難度大，其具有多媒體集成性以及其組成和結(jié)構(gòu)復(fù)雜等給鑒定與保管等出難題。

2、人事檔案材料不全

人事檔案材料不全究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類(lèi)似的表格已填過(guò)不少了，自己近年來(lái)也沒(méi)有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫(xiě)表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開(kāi)始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒(méi)有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱(chēng)等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的部門(mén)沒(méi)有將材料及時(shí)收集歸檔。有的單位分管人事檔案工作的人員并非專(zhuān)職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。

3、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高

人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)碎繁雜的工作。但由于各種原因，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，或者檔案人員平時(shí)不注意加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和更新，基礎(chǔ)知識(shí)差，相關(guān)學(xué)科知識(shí)貧乏，又或者檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏或無(wú)暇顧及，以致檔案管理未能到位，也有許多檔案管理人員的管理水平只停留在經(jīng)驗(yàn)上，使檔案管理的水平落后于時(shí)代發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

二、新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

人事檔案是提供人才信息的重要途徑，是人才的主要來(lái)源。真實(shí)準(zhǔn)確的人事檔案是選拔人才的重要手段，只有全面掌握人才的信息，充分開(kāi)發(fā)人才資源，才能夠?yàn)獒t(yī)院選拔人才提供可靠依據(jù)，并以此提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

1、加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

人才是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院乃至社會(huì)創(chuàng)造效益。隨著人事制度改革的不斷深化，干部檔案除了滿足工資制度改革、干部工齡認(rèn)定等一般性日常管理外，對(duì)醫(yī)院公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部，合理開(kāi)發(fā)人力資源提供了重要依據(jù)。因此，人事檔案是重要的信息資源，醫(yī)院應(yīng)重視人事檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的檔案保管觀念，樹(shù)立對(duì)人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用、為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)的新觀念。

2、改革舊有管理模式

醫(yī)院的人事檔案管理制度在近年來(lái)逐漸朝著更加透明、更加開(kāi)放的方向發(fā)展，為適應(yīng)新時(shí)代的要求和市場(chǎng)浪潮，醫(yī)院人事檔案管理模式也需要及時(shí)地進(jìn)行自我調(diào)整。從整體上來(lái)說(shuō)，醫(yī)院人事檔案管理工作要由專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)職處理，并專(zhuān)門(mén)選聘員工，而非隨意選擇工作人員兼管。此外，所有醫(yī)務(wù)工作者的檔案應(yīng)統(tǒng)一由當(dāng)?shù)厝松绮块T(mén)管理，從而確保人事代理制與戶籍制度能夠得以維護(hù)，這對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作新模式、新思路的構(gòu)建有很大幫助。

3、完善人事檔案管理制度

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。醫(yī)院應(yīng)建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假，查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞、保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

4、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理

信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理也是必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中，將極大地提高檔案的檢索速度，對(duì)數(shù)據(jù)查詢(xún)又快又準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用。讓人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，大大地提高檔案的利用效率。對(duì)醫(yī)院合理配置人員、開(kāi)發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展起著重要的作用。

結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理是對(duì)人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，醫(yī)院人事檔案管理工作有著不可替代的重要作用。伴隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)藥衛(wèi)生體制的變革，醫(yī)院人事檔案管理工作在醫(yī)院的科技發(fā)展和人才振興等方面將會(huì)扮演著越來(lái)越重要的角色，只有充分保障檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，才能夠使醫(yī)院的日常運(yùn)行與管理更加穩(wěn)定、高效，進(jìn)而更好地為社會(huì)和廣大人民群眾提供服務(wù)。

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