淺析高校行政秘書工作現(xiàn)狀及建議

【摘要】高校行政秘書在高校管理行列里扮演著不可或缺的角色，隨著高校間激烈競爭的開展，行政秘書的工作日漸繁雜。處于上傳下達(dá)的中間地帶、起著連接作用的秘書需要正視自己的位置，為高校的發(fā)展起到應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】高校 行政秘書 現(xiàn)狀 建議

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）47-0013-02

一、高校行政秘書的崗位職責(zé)與作用

（一）崗位職責(zé)

高校的行政秘書崗位主要設(shè)在二級學(xué)院（系）或行政職能部門處室，工作內(nèi)容以日常事務(wù)為主。從各高校設(shè)有行政秘書崗位的職責(zé)分工欄上不難看出，行政秘書兼具著多項職能。學(xué)院行政方面，包括各級各類通知的處理、草擬發(fā)文、歸檔、單位章管理等；人事方面，包括教職工招聘、離職、考核、考勤、職稱評聘、榮譽(yù)申報等；組織交流方面，包括會議、接待、出訪、紀(jì)要等；財務(wù)方面，包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算、日常報銷、使用過程跟蹤、年終決算、年度績效等；后勤方面，包括所有行政設(shè)備的管理、物資進(jìn)出等。

（二）作用

首先，作為單位管人、管錢、管物的“小管家”，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮好單位領(lǐng)導(dǎo)助手的功能。行政秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)格、人物性格等。對學(xué)院的師資情況、學(xué)院年度重要事物等應(yīng)了如指掌，隨時應(yīng)答。在向領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)上級通知時，備好相關(guān)材料或提供建議方案，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間。及時跟進(jìn)重要通知的進(jìn)度，遇到瓶頸時立即領(lǐng)導(dǎo)匯報，重在落實(shí)完成。

其次，當(dāng)好對內(nèi)對外的協(xié)調(diào)員。人際關(guān)系的處理是行政秘書工作中非常重要的一環(huán)。無論面對校內(nèi)的教師、學(xué)生還是校外同行與企業(yè)人員，需要行政秘書運(yùn)用恰當(dāng)?shù)难哉Z作好溝通。例如需要拒絕校外人員來訪時，禮貌而不失敬意的婉拒，才會讓下次的合作存在可能；突發(fā)事件處理，需要其他職能部門處室協(xié)助時，體現(xiàn)出事情的緊急和誠懇的愿意，可以讓對方立即派人支持。

二、高校行政秘書工作現(xiàn)狀中存在的主要問題

（一）積極性不高，容易被忽視質(zhì)疑

從傳統(tǒng)觀念上留下來的偏見，高校的部分教師認(rèn)為高校行政秘書是個不重要的崗位，可有可無。有能力的行政秘書即使表現(xiàn)再好，也無法在單位工作或任務(wù)中體現(xiàn)，沒有高度評價和肯定。有些專任教師認(rèn)為某某事情都是行政秘書應(yīng)該做的，甚至只要沒有人負(fù)責(zé)的瑣碎事情，就是行政秘書做的。比如在行政秘書日常維護(hù)的后勤類事務(wù)中，一件事情沒有及時處理，都會引起發(fā)起人的不滿，而平時日積月累的勞作沒有能為他們的工作加分，因此行政秘書漸漸地沒有了剛開始工作時的積極性。

如上所述，這種客觀職業(yè)環(huán)境下的情感和行為衰竭，稱之為職業(yè)倦怠。天津大學(xué)師生在幾年前就高校辦公室人員職業(yè)倦怠情況做過問卷調(diào)查研究，根據(jù)結(jié)果顯示，原因主要是職業(yè)聲望低、成就感低。[1]

社會學(xué)家霍曼斯提出了社會交換理論，他認(rèn)為人的社會交往和互動其實(shí)是一種交換過程，這種交換不僅是物質(zhì)的，也是精神情感的。“交換物不僅僅是金錢，還有贊同、尊重、依從、愛、情感”。[2]

高校行政是教學(xué)、科研、社會服務(wù)的輔助性工作，像一臺晚會的幕后工作者一樣，沒有上臺表現(xiàn)自己的機(jī)會，但是如果“音響、燈光”出了問題，要承受各方面的責(zé)問。在高校的績效考核上，針對專任教師有定量的指標(biāo)，完成或沒有完成任務(wù)都能按考核表上公布的給予獎勵或懲罰，但是行政秘書的工作繁瑣無法定量計算，以致一些單位的績效獎勵分配偏向?qū)Ｈ谓處煛Ｐ姓貢鴽]有被重視，得不到認(rèn)同，體會不到滿足感，他們付出的熱情就減少。

（二）專業(yè)性不強(qiáng)

在當(dāng)前的信息化時代里，每個高校都使用著自己的辦公系統(tǒng)，作為行政秘書熟練掌握和運(yùn)用辦公自動化軟件是必要條件。面對大量的通知和公文處理，寫作技巧和行文規(guī)范也是必備的基本條件。但是大多數(shù)的高校中行政秘書并不是專業(yè)的行政管理專業(yè)或秘書專業(yè)出身，因此，公文的行文錯誤、語意表達(dá)不精準(zhǔn)、甚至是錯別字屢見不鮮。以上可以統(tǒng)稱為行政秘書的專業(yè)性不強(qiáng)。

專業(yè)性不強(qiáng)導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)的工作量無法減輕，他們需要指導(dǎo)和修改，親自把好關(guān)，不能用這些時間處理更多的單位事務(wù)。也導(dǎo)致行政秘書浪費(fèi)自己的時間在重復(fù)一件同樣的任務(wù)上，最后往往是應(yīng)付差事。

三、提升高校行政秘書隊伍的建議

（一）發(fā)揮行政秘書作用，緩解職業(yè)倦怠

1.立足自身，三思而后行。優(yōu)秀的行政秘書懂得自己的優(yōu)勢與劣勢，在面對問題時，會主動找辦法解決。面對自己的不足，深思熟慮后再做出決定。明確自己的職業(yè)生涯規(guī)劃，通過繼續(xù)教育深造提高自己的技能，目標(biāo)建立后，工作積極性和學(xué)生習(xí)主動性變強(qiáng)，減少職業(yè)倦怠的可能性。學(xué)習(xí)自我調(diào)節(jié)，改變遇到否定和挫折時一成不變的反擊模式，合理地發(fā)泄負(fù)面情緒，借助旅游、運(yùn)動等有益于身心健康的方式讓自己減壓，從中釋放。

2.任賢任能，加強(qiáng)建設(shè)。高校在招聘行政秘書時應(yīng)選專業(yè)的人做專門的事，招聘過程公開透明。入職前的筆試環(huán)節(jié)，尤其是行文能力、反應(yīng)能力應(yīng)占到較大的比重，設(shè)置心理測試環(huán)節(jié)，優(yōu)先選擇健康心理狀態(tài)并具有一定抗壓能力的人員。入職后定期進(jìn)行行政工作培訓(xùn)，可以作為繼續(xù)教育學(xué)時記錄。對于工作時間長度超過一定年限的行政秘書，應(yīng)進(jìn)行再次的心理測試，如發(fā)現(xiàn)有需要則應(yīng)請專業(yè)人員給予疏導(dǎo)。

3.定量化體現(xiàn)績效評價。前面講過，因?yàn)楣ぷ鞯奶厥庑?，基本上高校對于行政秘書的考核很少給出定量化。想要讓他們發(fā)揮出自己的積極作用，必須獎勵績優(yōu)者。因此，定量化來評價一部分的工作內(nèi)容是必要的。只有這樣才能讓行政秘書看到優(yōu)良中差的差距是多少，才能讓專任教師在單位給予行政秘書獎勵時投上贊成票。

（二）著力提高專業(yè)性

1.政治素養(yǎng)與覺悟。高校行政秘書必須深刻領(lǐng)會我國教育路線方針，理解黨的政策舉措。與國外、境外人員接待與交流中，對敏感詞語保持高度警覺。堅持抵制不良信息的傳播，維護(hù)國家的統(tǒng)一。

2.業(yè)務(wù)能力與知識體系。高校行政秘書需要有一定的寫作能力、管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力，同時具備高校相關(guān)內(nèi)容的一整套知識體系。由于行政方面對口的部門多，涉及廣大師生，常遇到復(fù)雜困難問題，需要在工作中不斷學(xué)習(xí)、思考、總結(jié)，向有經(jīng)驗(yàn)的同事請教，融會變通，提高解決問題的能力。在日常積累下，逐漸形成為行政秘書帶有個人色彩的處理方式，成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)管理、服務(wù)師生、服務(wù)社會的好管家。

3.信息化發(fā)展。高科技術(shù)發(fā)展形勢下，行政秘書應(yīng)該充分運(yùn)用現(xiàn)代工作方式，用信息化系統(tǒng)提高效率。常用辦公室自動化軟件中仍有較多的功能未為大部分人所熟知，但對于行政秘書而言，幾個操作往往可以節(jié)省更多的時間。因此對于自己工作上常用到的內(nèi)容如何更便捷有效地形成最終文檔，行政秘書自身要不斷地學(xué)習(xí)和嘗試，提升信息化技能。

4.創(chuàng)新與改進(jìn)。沒有一成不變的環(huán)境，也沒有一成不變的社會。高校之間的競爭越來越激烈，想要在新形勢下取得優(yōu)勢地位，創(chuàng)新和改進(jìn)是高校保持自身地位的方法之一。高校行政秘書與高校共成長、同進(jìn)步，審視自己的工作內(nèi)容，不斷地改進(jìn)工作方法，創(chuàng)新工作內(nèi)容，提高效率，最終為高校發(fā)展起到自身不可少的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李哲.高校辦公室工作人員職業(yè)倦怠狀況及對策研究[D].天津大學(xué)，2012.

[2]朱力.社會學(xué)原理[M].北京：社會科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2003，36.

作者簡介：

尉曉君（1981年6月-），女，山西萬榮人，漢族，碩士，助理研究員，主要從事行政管理研究。endprint