淺談醫(yī)藥企業(yè)應收賬款管理

楊程

【摘 要】隨著市場經濟的不斷發(fā)展，財務政策的接連出臺，各醫(yī)藥企業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇。為了能夠在競爭激烈的市場中獲得更大商機與生存發(fā)展空間，迫使企業(yè)采用信用政策；為了擴大銷售，贏得更大市場占用率，導致應收賬款大量增加，在帶來利潤的同時也帶來了不少風險，影響企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，所以應收賬款的管理、內部控制、風險管理、信用政策的合理制定顯得尤為重要。本文就目前醫(yī)藥企業(yè)中應收賬款管理存在的問題及應對措施提出了一些個人觀點，希望能對醫(yī)藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

【關鍵詞】醫(yī)藥企業(yè)；應收賬款管理；信用政策

近年來，隨著經濟的發(fā)展，人們的生活水平日漸提高，對藥品的需求也逐漸增加，國內各醫(yī)藥企業(yè)也如雨后春筍迅速發(fā)展起來。伴隨著行業(yè)的興起必然產生競爭，想要在醫(yī)藥企業(yè)站穩(wěn)腳跟，信用銷售成為趨勢，應運而生的也帶來了應收賬款的增加。應收賬款屬于企業(yè)的流動資產，能夠為企業(yè)增加收入、減少庫存，是否及時回款直接影響到企業(yè)的資金流。應收賬款的加大也會給企業(yè)帶來經營風險，所以醫(yī)藥企業(yè)能否管理好應收賬款顯得尤為重要。

一、醫(yī)藥企業(yè)應收賬款的特征及其管理難點

作為醫(yī)藥企業(yè)，藥品為其主要銷售商品并賺取利潤，藥品的銷售主要采用集中招標的方式。其不同于其他行業(yè)的特征主要有以下幾個方面：

1.資產中的應收賬款比重較大

醫(yī)藥企業(yè)的應收賬款主要對象為個體消費者、醫(yī)院、零售藥店和藥品代理商，一般采用賒銷模式，而此種模式的存在使醫(yī)藥企業(yè)的應收賬款規(guī)模在企業(yè)總資產中的比例要比其他行業(yè)更為顯著。

2.應收賬款信用天數基本在四個月以內

由于藥品是有效期限制，合同規(guī)定到期日也相對較短，要求醫(yī)院、醫(yī)療機構保證資金及時回籠。從而要求財務人員更為關注超期四個月以上的應收賬款情況，及時分析超期原因并合理應對。

3.醫(yī)藥企業(yè)應收賬款管理人員需要有更高要求

隨著醫(yī)藥分開、降藥比、兩票制等大趨勢下，醫(yī)藥企業(yè)的財務管理面臨很大挑戰(zhàn)，同時在此大環(huán)境下迫使財務人員要大致了解醫(yī)改形勢，才能更好更有效的管理好應收賬款。

很多醫(yī)藥企業(yè)將擴大銷售、占領市場作為主要目標，管理人員重視不夠，應收賬款管理不善；風險意識淡薄，影響應收賬款質量，增加后期的管理難度，造成利潤虛增。財務部門和銷售部門目標不一致，不能有效溝通配合，無法更好評估商業(yè)公司資信情況?，F金流直接影響到企業(yè)的生存發(fā)展，如何把應收賬款管理好，如何把信用政策建立起來，如何資金到位，保證企業(yè)健康有序正常經營的需求，諸如此類問題，更值得我們深入研究。

二、醫(yī)藥企業(yè)應收賬款管理的現狀及存在的問題

1.管理層重視程度不夠

醫(yī)藥企業(yè)很多領導都把側重點放到銷售上，覺得銷量即是一切，有了量變就會達到質變，想盡辦法擴大市場，把信用銷售作為市場競爭的普遍方法，卻不重視應收賬款的管理工作。而且往往把目光放到應收賬款的事后工作，催收回款，忽略了授信前的客戶信息收集、資信評級和交易過程中的跟蹤管理，缺乏一套切實可行的信用管理政策，致使應收賬款周轉率慢，甚至形成壞賬，給企業(yè)帶來巨大經營損失。

2.缺乏專門的信用管理部門

通常醫(yī)藥公司的信用管理工作，由財務部門和銷售部門共同完成，由于職責劃分不清，任務難以區(qū)分，管理目標及利益獲得存在差異，對市場的反應敏感度不同，都不可能較好地承擔起應收賬款管理、信用管理的職能。銷售部門主要負責開發(fā)客戶，爭取訂單，完成銷售業(yè)績，對客戶信用情況重視不夠，沒有收集完整有效的客戶資信材料，以及信用客戶評級，盲目簽訂銷售合同，一定程度上縱容了客戶拖欠情況。在超期超限情況下，繼續(xù)發(fā)貨的客戶，未能及時分析其原因，重新審核信用政策；而財務部對市場情況沒有深入了解，應收賬款分析不透徹，發(fā)生超信用的客戶不能及時提醒，按時催收及對賬。

3.缺乏內部考核制度

銷售人員的業(yè)績僅僅跟銷量掛鉤，而沒有將款項的收回納入考核部分，輕視回款的管理，拖延貨款的回籠。財務人員的考核不明確，失去了約束力和壓迫感，做賬籠統(tǒng)登記，沒有對每筆交易進行詳查，對賬不及時，款項不催收，嚴重影響應收賬款工作的正常開展。離職人員的工作沒有相應人員接手，款項一拖再拖，最終形成壞賬。

4.缺乏專業(yè)財務管理人員

應收賬款是企業(yè)重要且難管理的財務工作之一，需要很強的專業(yè)能力，往往企業(yè)不重視，財務人員對工作得過且過，有時為了省事，將多個客戶往來單位列入一個科目明細中，退貨處理不及時。月底為了加快結賬，應收賬款賬齡分析表制作粗糙，區(qū)間劃分隨意。有些財務人員責任心不強，掛賬不明確的科目，不及時核對清理，長此以往累積下來，更加不明原因，造成更大的麻煩。

三、影響醫(yī)藥企業(yè)應收賬款管理的因素分析

1.醫(yī)藥市場競爭因素

醫(yī)藥市場競爭激烈，信用賒銷的手段得到廣泛應用，但往往容易忽視客戶信用情況、償債實力和風險把控能力，從而采取激進的信用政策，隨意延長客戶信用額度。市場競爭的大環(huán)境下要求醫(yī)藥企業(yè)向客戶提供的信用條件起碼與他的競爭對手所提供的相等，甚至更優(yōu)一些，寬泛的信用政策使其獲得了有利條件，但同時也帶來了應收賬款管理風險。

2.經營特點

醫(yī)藥企業(yè)商品比較特殊，主要為“藥品”，下游客戶醫(yī)療機構、醫(yī)院居多，而一般都是在藥品銷售完畢后才進入付款程序，應收賬款的回收周期延長。如果藥品出現滯銷積壓的話，超過有效期的藥品也無法出售，只能進行退貨銷毀，導致應收賬款大量增加，賬期延后。

3. 醫(yī)藥企業(yè)信用政策制定及執(zhí)行

銷售部門對客戶情況、資信材料收集較為容易，往往一般醫(yī)藥企業(yè)信用政策也由銷售部門審核制定，多數是根據自身市場情況，銷售力度考慮，而缺乏和財務部門的溝通商討，對風險的評估匱乏。人為操作空間、隨意性大。在業(yè)務發(fā)生過程中，為了不流失客戶，抓住每次業(yè)績，隨意延長信用限額，對信用特批流程審批不嚴謹，嚴重影響應收賬款的后期管理。沒有有效的對企業(yè)所有賒銷客戶進行信用評級，或者敷衍了事，且沒有及時更新評級情況，只是依靠銷售人員的主觀判斷。

4.應收賬款管理體系

財務管理體系沒有建立起來或者不完善，導致應收賬款管理效果不佳；沒有科學合理地管理客戶信用檔案，不能從數據庫中提取基本客戶信息，導致財務與銷售之間存在嚴重的業(yè)務脫節(jié)；較為滯后的結算手段，延緩了資金的回籠；退貨辦理不及時，影響對賬的準確性；醫(yī)藥企業(yè)與賒銷單位之間距離遙遠，不能及時有效傳遞結算單據，溝通受阻、業(yè)務人員不積極，影響款項的收回時間。

四、改善醫(yī)藥企業(yè)應收賬款管理的對策

醫(yī)藥企業(yè)應收賬款管理一直相對比較被動，而財務部對于回款逾期關注度較高，但往往在應收賬款管理中忽視了事前、事中兩個階段的管理問題，故提出應建立專門的信用管理部門，分階段性的進行系統(tǒng)嚴謹全面性的管理，以達到能夠幫助醫(yī)藥企業(yè)提高應收賬款管理質量的目的。

1.應收賬款的事前管理

應收賬款事前管理能夠有效地回避一定程度的經營風險，對整個應收賬款管理起到鋪路石的作用。

（1）建立信用管理部門

首先應當建立一個獨立的部門，不依賴于財務部和銷售部，招攬集財務、法律、營銷和信息技術等方面知識的專業(yè)性管理人員，旨在分析掌控各類信用活動，給出合理建議計劃，將應收賬款風險降至最低。

（2）制定科學合理的信用政策

信用政策是指企業(yè)對應收賬款進行規(guī)劃與控制而確立的基本原則性行為規(guī)范，包括信用標準、信用條件和收款政策。

首先，信用標準是指客戶獲得企業(yè)的交易信用所應具備的基本條件，如果達不到信用標準，就不能享受企業(yè)按商業(yè)信用賦予的各種優(yōu)惠政策。對客戶資信調查非常關鍵，是防范風險的一項重要工作，要從品德、能力、資本、擔保和條件五個要素進行評估，并且根據客戶的財務實力、經營狀況等有關指標，對其進行逐項打分，然后將分數匯總，得出各個客戶的信用評分，分數越高的信用質量越好。將以上信息建立成客戶信用檔案，并將客戶按信用級別歸檔。

信用條件是指企業(yè)要求客戶支付賒銷款項的條件，包括信用額度、信用天數和現金折扣，信用限額過短，不足以吸引客戶，在競爭中會使銷售額下降；信用限額過長，對銷售額增加雖然有利，但只顧及銷售增長而盲目寬限信用，所得的收益有時會被增長的費用抵銷，甚至造成利潤減少。企業(yè)要根據自身的條件和情況以及醫(yī)藥行業(yè)的整體行情做出合理判斷。信用限額與現金折扣結合起來制定折扣期限，加速資金回籠，降低經營風險。

寬泛的收款政策，容易使客戶拖欠貨款的時間加長，反之，可能流失無意拖賬的客戶，從而導致企業(yè)銷售和利潤受到影響。制定收款政策時，一定要做到嚴謹，并且嚴寬適度。對信用一直良好，偶爾超期較短的客戶，發(fā)信通知對方，有禮貌提醒；超期較長的客戶，可通過催收函、電話郵件催收；對于催收無果仍不回款的，必要時提請法律訴訟。一般來說，收款的花費越大，收賬成效越明顯，壞賬損失就越少。因此制定合理收賬政策，要在收賬費用和所減少的壞賬損失之間作出權衡。

2.應收賬款的事中管理

應收賬款事中管理是指發(fā)生銷售業(yè)務后，對應收賬款的控制和管理，主要目的將應收賬款的風險降到最低。

（1）規(guī)范合同

銷售合同應當由業(yè)務部門簽訂，并得到財務部門，以及信用管理部門的層層審核，日后并由信用管理部門備份存檔，財務部門查閱。銷售合同條款至少要保證金額正確，優(yōu)惠幅度、回款方式、回款時間、各自需要承擔的責任、違約說明等詳盡清楚，避免商品質量、數量、價值上出現質疑，不給客戶拒付款或延期付款的理由。

（2）應收賬款賬齡追蹤分析

特別關注應收賬款的賬齡，逾期未回款的需重點關注，了解客戶情況，及時催款，保持連續(xù)追蹤。重點應收賬款客戶，包括半年未往來、雖有往來卻超過一年賬齡，最近一次發(fā)對賬函未回，客戶處于合并、轉讓和破產的異常情況，以上客戶要求銷售人員填報“重點應收賬款追蹤反饋表”，財務部門要對重點應收賬款客戶進行分析。必要時與銷售部門聯(lián)系，加大催收力度，另與信用管理部門溝通，根據具體情況調整信用政策，銷售策略，保證款項安全收回，繼而達到醫(yī)藥企業(yè)應收賬款的良性循環(huán)回收，減少企業(yè)損失。

（3）銷售訂單管控

信用單位每次發(fā)貨，信用管理部門需把控是否超額度超天數，若在規(guī)定范圍內，尚可發(fā)貨；如果超過銷售額度或天數，需通過銷售、財務以及信用管理部門審批，并且超限過大，時間過長，需更高領導的批準，以確保應收賬款安全謹慎原則。每個季度銷售部門、財務部以及信用管理部門應召開會議，對信用特批情況、企業(yè)回籠貨款的情況進行跟蹤分析，全面調查，認真分析形成應收賬款的原因，及時調整信用條件，提出有效催收方法，準確預測企業(yè)可能存在的銷售風險，應收賬款壞賬風險，并采取有針對性的措施加以控制。

3.應收賬款的事后管理

（1）明確催收責任

將每筆銷售業(yè)務與具體銷售人員業(yè)績進行掛鉤，只有從下單、發(fā)貨、回款、決算，完整的流程走完，才算一個業(yè)務的完成，對資金回籠情況好的，進行適當的獎勵，以提高員工的工作積極性和責任心。對于不能回款的壞賬，應當查明原因，明確責任。對于即將調離崗位的人員，應與客戶對清賬目，與接任的人員辦理好書面的交接事項。

（2）定期對賬

財務部要及時將回款與發(fā)票進行入賬，并保證數據的準確性，以便進一步做好應收賬款的對賬工作。同時，銷售人員也應及時將銷售發(fā)票交于對方客戶，并定期與客戶進行對賬并催收欠款，關注即將到期未回貨款。財務部至少半年發(fā)對賬函進行對賬，需要蓋上雙方公章，以確保有法律效力。對于金額不符的，需要重點關注，查明差異原因。并將以上資料進行整理存檔，日后若出現需要法律仲裁或索賠的情況，也能提供最有利的證據。

（3）健全退貨制度

醫(yī)藥企業(yè)應當明確規(guī)定銷售中只有產品質量或者包裝問題才能退貨，退回的藥品廠家應當全部銷毀。制定完善的退貨流程，賬務處理和實物流轉應該分由不同的人員處理，保證退貨程序的科學、合理運行。

五、結束語

在當前特殊的醫(yī)療體制下，醫(yī)藥企業(yè)面臨著更多的挑戰(zhàn)，同時醫(yī)藥企業(yè)的大量增加，消費者選擇面臨多元化，這給企業(yè)增加了更多的競爭和危機，在提高銷量的同時，必須控制好應收賬款的管理，保證持續(xù)穩(wěn)定的現金流，提高整體的企業(yè)資金管理能力，從而增強企業(yè)的整體實力，醫(yī)藥企業(yè)定能得到健康向上的發(fā)展。

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