對(duì)新形勢(shì)下如何提高辦公室人員業(yè)務(wù)能力的幾點(diǎn)思考

陳中英

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)內(nèi)部也不斷進(jìn)行改革，努力發(fā)展企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，面對(duì)這種新形勢(shì)，企業(yè)辦公室人員必須提高自身業(yè)務(wù)能力。鑒于此，論文對(duì)辦公室工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出提高辦公室人員業(yè)務(wù)能力的具體措施。此次研究的主要目的是為了更好地提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力。

【Abstract】 With the deepening of China's economic system reform， the enterprises are also constantly reform， and strive to develop enterprise′s competitive ability， in the face of this new situation， office personnel in enterprise must improve their professional ability. In view of this， the paper analyzes the problems existing in the office work， and puts forward specific measures to improve the office staff's professional ability. The main objective of this research is to improve the operational capacity of the office workers.

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；辦公室人員；業(yè)務(wù)能力

【Keywords】office work； office workers； professional ability

【中圖分類號(hào)】F279.23 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）11-0007-02

1 引言

企業(yè)辦公室是一個(gè)綜合性部門，綜合管理企業(yè)的各項(xiàng)工作，在企業(yè)的發(fā)展過程中占據(jù)重要地位。企業(yè)辦公室工作是企業(yè)工作形象的體現(xiàn)，辦公室工作擔(dān)負(fù)著企業(yè)的統(tǒng)計(jì)管理、公文流轉(zhuǎn)、信息處理等相關(guān)工作，在企業(yè)發(fā)展過程中起到承上啟下的作用，協(xié)調(diào)上下級(jí)工作，是企業(yè)發(fā)展的信息中心，具有服務(wù)、協(xié)調(diào)、把關(guān)等功能，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重要影響。因此，辦公室工作人員應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)工作中存在的問題，做好新形勢(shì)下辦公室工作內(nèi)容的計(jì)劃，采取相關(guān)措施，提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力，工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

2 辦公室工作存在的問題

2.1 辦公室隊(duì)伍工作目標(biāo)不明確

在新形勢(shì)下，企業(yè)辦公室工作存在辦公室隊(duì)伍工作目標(biāo)不明確的現(xiàn)象。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過程中，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的重視程度不夠，沒有正確意識(shí)到辦公室工作的重要性，使企業(yè)辦公室隊(duì)伍工作目標(biāo)不明確。隨著企業(yè)辦公室工作種類的不斷增多，辦公室工作人員工作方式的落后，辦公室工作始終停留在處理日?，嵤碌膶用嫔希瑢?dǎo)致辦公室工作人員的工作量增大，在上班時(shí)間不能按時(shí)完成工作任務(wù)，只能加班完成。在這種工作環(huán)境下，由于辦公室隊(duì)伍工作目標(biāo)的不明確，造成辦公室工作不能與企業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)工作相協(xié)調(diào)，辦公室工作效率必然下降，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展也有一定影響[1]。

2.2 管理制度與工作要求不適應(yīng)

辦公室工作人員的管理制度與辦公室工作的工作要求不適應(yīng)。企業(yè)辦公室工作的管理制度與工作要求不適應(yīng)，在企業(yè)辦公室中，辦公室工作的管理制度沒有明確其評(píng)價(jià)方式和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。辦公室工作的絕大多數(shù)都是完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作和管理企業(yè)其他工作人員，不能引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，不利于提高辦公室工作人員的工作積極性。當(dāng)企業(yè)辦公室管理制度與辦公室工作人員的工作要求不符合時(shí)，企業(yè)辦公室的管理制度就起不到管理的作用，導(dǎo)致辦公室工作人員的工作效率低下，不利于企業(yè)辦公室工作的整體發(fā)展。

2.3 個(gè)人發(fā)展目標(biāo)不明確

辦公室工作人員的發(fā)展目標(biāo)不明確，不利于調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的工作積極性。辦公室工作主要負(fù)責(zé)的是企業(yè)的上傳下達(dá)工作，遵循領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)要求處理各項(xiàng)工作[2]。當(dāng)辦公室人員的個(gè)人發(fā)展目標(biāo)不明確時(shí)，辦公室工作人員對(duì)工作的態(tài)度僅僅是被動(dòng)處理工作任務(wù)，無法充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性。

2.4 企業(yè)辦公室培訓(xùn)系統(tǒng)不完善

企業(yè)中的各類技術(shù)部門員工的培訓(xùn)機(jī)會(huì)較多，對(duì)辦公室工作人員而言，培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少。例如：辦公室中的統(tǒng)計(jì)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，一定程度上造成了辦公室統(tǒng)計(jì)工作人員統(tǒng)計(jì)知識(shí)的落后。此外，由于辦公室統(tǒng)計(jì)人員缺少經(jīng)濟(jì)管理手段，使統(tǒng)計(jì)工作的工作職能不能在企業(yè)發(fā)展過程中正常發(fā)揮。

3 提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力

3.1 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高辦公室人員素質(zhì)

辦公室作為企業(yè)的信息中心，每天的工作內(nèi)容較為繁雜。辦公室工作人員只有具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，才能處理好辦公室各項(xiàng)工作任務(wù)。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，提高辦公室人員素質(zhì)。辦公室人員應(yīng)該提升自身的素質(zhì)，合理安排工作學(xué)習(xí)時(shí)間，自主學(xué)習(xí)辦公室的工作技能，形成良好的辦公室工作習(xí)慣。辦公室人員應(yīng)該定時(shí)總結(jié)工作內(nèi)容，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，對(duì)自身的不足之處，應(yīng)該及時(shí)學(xué)習(xí)進(jìn)行補(bǔ)充，在學(xué)習(xí)實(shí)踐過程中不斷提升自身解決問題的能力。辦公室工作人員也可以向其他資深辦公室人員請(qǐng)教提升業(yè)務(wù)能力的方法，提升辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)。例如：在辦公室做統(tǒng)計(jì)的工作人員，應(yīng)該學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)方面的知識(shí)，提升個(gè)人業(yè)務(wù)技能，同時(shí)鍛煉自身的實(shí)踐操作能力，聯(lián)系企業(yè)的生產(chǎn)過程，為企業(yè)的健康發(fā)展提供有效數(shù)據(jù)，使統(tǒng)計(jì)工作發(fā)揮應(yīng)有的作用，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

3.2 明確發(fā)展目標(biāo)，提升業(yè)務(wù)能力

辦公室人員應(yīng)該明確自身的發(fā)展目標(biāo)，提升業(yè)務(wù)能力。辦公室人員只有在不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的過程中才能完善自己，提升自己。首先，在學(xué)習(xí)過程中辦公室人員應(yīng)該注意自身的學(xué)習(xí)態(tài)度，在學(xué)習(xí)過程中抓住事物發(fā)展規(guī)律，注重知識(shí)量的積累，才會(huì)有質(zhì)的飛躍。其次，辦公室人員可以在實(shí)踐中提升業(yè)務(wù)能力，堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合，在實(shí)踐過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，解決問題。最后，辦公室人員要在創(chuàng)新中提升能力。辦公室工作的工作程序很重要，工作規(guī)范性較強(qiáng)。在辦公室工作中應(yīng)該打破傳統(tǒng)的工作思想，在工作中不斷創(chuàng)新工作模式，思考研究解決事情的最佳方式，以此提升辦公室人員解決實(shí)際問題的能力。endprint

3.3樹立良好的形象，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量

辦公室是企業(yè)的綜合管理部門，是公司主要信息的處理中心，辦公室人員的形象也代表企業(yè)的形象。因此，辦公室人員在工作中應(yīng)該注重自身的言談舉止，自覺維護(hù)自身良好的個(gè)人形象，以利于塑造企業(yè)良好的外部形象。辦公室工作中難免會(huì)有加班的現(xiàn)象，辦公室人員應(yīng)該調(diào)動(dòng)自身工作的積極性，提高工作效率和工作質(zhì)量，在最短的時(shí)間內(nèi)最高質(zhì)量完成工作任務(wù)。同時(shí)，辦公室人員在工作過程中應(yīng)時(shí)刻保持謙虛的態(tài)度，工作細(xì)心、耐心，不因?yàn)樽陨淼脑虻⒄`工作，不拖延工作。在工作過程中嚴(yán)于律己，與同事保持友好的辦公關(guān)系，形成良好的工作氛圍，進(jìn)一步提升辦公室業(yè)務(wù)質(zhì)量。例如：辦公室統(tǒng)計(jì)管理人員應(yīng)該與其他辦公人員加強(qiáng)溝通，保持聯(lián)系，創(chuàng)建和諧的辦公環(huán)境，便于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確提供，以滿足自身統(tǒng)計(jì)工作的需要，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

3.4 掌握工作規(guī)律，提升業(yè)務(wù)能力

辦公室工作一般分為程序化工作和非程序化工作。程序化工作一般是指辦公室人員嚴(yán)格按照程序進(jìn)行辦公任務(wù)，保證工作質(zhì)量。非程序化工作一般是辦公室工作中較難的部分，在進(jìn)行這類工作時(shí)，辦公人員應(yīng)該掌握規(guī)律，注重工作任務(wù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，遇到不同問題采取不同的解決方式。辦公室人員在面對(duì)企業(yè)員工鬧事這類問題時(shí)，應(yīng)該詳細(xì)詢問其原因，在確保企業(yè)安全的狀態(tài)下，合理運(yùn)營(yíng)，主動(dòng)做好鬧事員工的情緒疏導(dǎo)工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查、分析、解決問題，化解員工與企業(yè)之間的矛盾。另外，辦公室工作人員在面臨新問題時(shí)，沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)可以依據(jù)時(shí)，辦公室人員應(yīng)該積極探索解決方法，掌握其中的規(guī)律，從而提升辦公室人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，確保企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。例如：辦公室統(tǒng)計(jì)人員對(duì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)，了解數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，掌握其中的規(guī)律，使統(tǒng)計(jì)管理工作科學(xué)有效進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)職能的高效運(yùn)用。

4 結(jié)語(yǔ)

在此次研究中，主要分析了辦公室工作存在的問題，主要包括辦公室隊(duì)伍工作目標(biāo)不明確、管理制度與工作要求不適應(yīng)、個(gè)人發(fā)展目標(biāo)不明確、企業(yè)辦公室培訓(xùn)系統(tǒng)不完善，提出了加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、提高辦公室人員素質(zhì)，明確發(fā)展目標(biāo)、提升業(yè)務(wù)能力，樹立良好的形象、提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，掌握工作規(guī)律，提升業(yè)務(wù)能力等具體提高辦公室人員業(yè)務(wù)能力的方法，這對(duì)辦公室人員業(yè)務(wù)能力的提升有重要的指引作用，望此次研究能為企業(yè)辦公室人員業(yè)務(wù)能力提高提供指引，確保企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】陳長(zhǎng)果.淺議辦公室工作人員業(yè)務(wù)能力建設(shè)的實(shí)踐和探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，18（20）：10.endprint