探究新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)

莊靜

摘 要：當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息化的時(shí)代，檔案是一個(gè)企業(yè)的重要組成部分，是日常經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)性工作。原始的保存方法非常麻煩，查找困難，且不夠準(zhǔn)確，不夠統(tǒng)一，而企業(yè)的檔案管理信息化能切實(shí)提高企業(yè)檔案管理效率，因此，在新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)制定具體的企業(yè)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理模式，提高企業(yè)的檔案管理效率，建立創(chuàng)新的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；信息化管理

跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，推進(jìn)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展，促進(jìn)人事檔案資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)，才能提高檔案資源的利用率。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 利于人事檔案的現(xiàn)代化管理

當(dāng)前我國(guó)正處于與信息化的社會(huì)，信息化和數(shù)字化成為了社會(huì)的主要趨勢(shì)，所以人事檔案管理工作，也需要遵循社會(huì)發(fā)展的規(guī)律，必須向著信息化的方向發(fā)展，再加上現(xiàn)在我國(guó)社會(huì)的信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)的趨勢(shì)，要求我國(guó)人事檔案管理工作必須要進(jìn)行創(chuàng)新，而信息化管理是現(xiàn)代人事檔案管理的有效發(fā)展方向，檔案的信息化管理，能夠促進(jìn)人事檔案管理工作效率的提高，對(duì)我國(guó)的人事檔案管理工作有十分重要的意義。

1.2 能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在現(xiàn)代信息社會(huì)中，信息資源是一種重要的社會(huì)性資源，所以在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，信息資源的共享是一項(xiàng)十分重要的工作，人事檔案信息作為一種重要的社會(huì)資源，其共享對(duì)于社會(huì)發(fā)展和員工的發(fā)展都有很重要的意義。人事檔案信息資源的共享，能夠最大限度地發(fā)揮人才的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展和員工的發(fā)展提供更多的依據(jù)，并且信息化的管理和建設(shè)，能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案資源得到最大限度的應(yīng)用。

1.3 能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案信息的有效查詢

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，紙質(zhì)的檔案資料在查詢方面，會(huì)花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，這對(duì)于檔案信息資料的利用來(lái)說(shuō)是十分不利的。但是檔案資源進(jìn)行了信息化管理建設(shè)之后，檔案信息資源的管理只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行，對(duì)于復(fù)雜的、繁多的人事檔案信息來(lái)說(shuō)，查閱工作更加便利和有效，能夠大大節(jié)約查閱的時(shí)間，簡(jiǎn)化查閱程序。在對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了信息化建設(shè)之后，檔案查閱工作已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點(diǎn)，檔案查閱工作更加便捷，給人們提供了極大的便利，可以充分發(fā)揮出檔案的使用價(jià)值。

2 新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 促進(jìn)人事檔案一體化與共享化管理

在全新的人事檔案管理發(fā)展形勢(shì)下，要提高人事檔案管理工作的信息化水平，就要在做好信息化建設(shè)的過(guò)程中逐漸踐行一體化管理原則。利用現(xiàn)代化的管理手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案。通過(guò)有效的方式管理單位內(nèi)部的人事電子檔案建立，完整且安全的人事檔案資源體系。這不僅能夠保證單位內(nèi)部能夠有效調(diào)取檔案資源，保護(hù)檔案資源，還能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最便捷的方式實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享。借助計(jì)算機(jī)設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將人事檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)變成為信息化操作，無(wú)論是人事檔案的建檔工作，歸檔工作檔案，綜合查詢工作，檔案借閱工作檔案，借出、盤點(diǎn)、處理、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成。讓人事檔案信息的接收、傳送、保存、使用與管理有機(jī)結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)一體化管理，才能提高人事檔案管理工作的效率，讓信息技術(shù)為人事檔案管理工作服務(wù)。

人事檔案資源屬于檔案主人，也屬于單位。在做好人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要關(guān)注信息的溝通。促進(jìn)人事檔案資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用，是檔案管理部門的基本職責(zé)，但也與單位內(nèi)部的其他部門有著密切關(guān)系。各個(gè)部門之間應(yīng)當(dāng)針對(duì)人事檔案管理工作建立有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，通過(guò)各個(gè)部門之間信息有效溝通，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范，更加成熟。單位應(yīng)當(dāng)提高人事檔案管理工作的地位，在人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，集中各部門管理力量促進(jìn)人事檔案信息的完整化，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。以此來(lái)保證人事檔案信息的完整與安全，在單位需要人事檔案資源時(shí)，能夠在第一時(shí)間獲取最有效的信息。

2.2 建設(shè)完善的信息管理安全系統(tǒng)

由于信息化檔案存在著網(wǎng)絡(luò)共享性的特點(diǎn)，因此存在著一定的安全隱患，這就需要檔案管理人員不僅在工作過(guò)程中要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，同時(shí)要加強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，防止病毒侵害或其他意外發(fā)生導(dǎo)致信息被破壞，甚至丟失。第一，在建立管理機(jī)制時(shí)，需要從現(xiàn)實(shí)的角度出發(fā)，將相關(guān)責(zé)任明確，以此保證檔案管理工作能夠安全正常地運(yùn)行。第二，檔案管理的整個(gè)操作流程需要作出規(guī)范并進(jìn)行細(xì)化，對(duì)于流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟必須作出安全措施，以此保證檔案信息的完整性。

2.3 建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍

信息化檔案建設(shè)對(duì)工作人員作出新的要求，由于信息化檔案涉及檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等多方面技術(shù)，因此，各單位必須加強(qiáng)提高檔案管理工作人員技能水平的工作，比如，定期為檔案管理人員安排培訓(xùn)，主要以在信息化時(shí)代檔案管理工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，也可以與其他單位進(jìn)行溝通，為工作人員提供對(duì)外學(xué)習(xí)交流的條件。只有基礎(chǔ)設(shè)施和人員水平共同提升，才能夠促進(jìn)信息化檔案管理工作的發(fā)展。作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，必須改變傳統(tǒng)的工作理念，加強(qiáng)對(duì)新時(shí)代工作要求的認(rèn)識(shí)，多學(xué)習(xí)與工作相關(guān)的知識(shí)，提高自己的專業(yè)技能，具有愛(ài)崗敬業(yè)、與時(shí)俱進(jìn)的精神。

2.4 完善人事檔案信息化管理制度

健全的人事檔案管理制度，能夠?yàn)槠髽I(yè)的人事檔案管理工作提供有效的制度保障，所以企業(yè)必須要完善人事檔案管理相關(guān)制度，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化的要求，對(duì)于檔案信息的真實(shí)性、檔案管理工作的規(guī)范性以及檔案保存方式等進(jìn)行統(tǒng)一的要求，防止檔案在管理和使用中出現(xiàn)問(wèn)題，影響檔案的利用效率。企業(yè)也要根據(jù)實(shí)際的人事檔案管理工作進(jìn)行制度完善，要保障人事檔案管理工作有章可循，在工作中確保其規(guī)范性和制度化，保證企業(yè)的人事檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.5 營(yíng)造人事檔案管理信息化建設(shè)的精神氛圍

營(yíng)造良好的精神氛圍，讓每一位人事檔案管理工作者都認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的意義，并建立以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心的指導(dǎo)思想，才能促進(jìn)實(shí)際工作的落實(shí)。其一，引導(dǎo)人事檔案管理者建立積極的學(xué)習(xí)態(tài)度。在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)，樂(lè)于創(chuàng)新，能夠在工作環(huán)境與條件發(fā)生改變的情況下積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，并在實(shí)際工作中加以利用。其二，強(qiáng)化檔案管理者的檔案意識(shí)。在過(guò)去的檔案管理工作中，很多管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到個(gè)人工作的重要性，以“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的理念參與工作。關(guān)注人事檔案管理工作的系統(tǒng)性與全面性，建立以人為本的工作理念，學(xué)會(huì)從大局出發(fā)，在管理工作中做到統(tǒng)籌兼顧，組織安排好工作中的各個(gè)事項(xiàng)，才能讓人事檔案管理者的熱情得以調(diào)動(dòng)。其三，管理者要建立實(shí)際化的工作理念。人事檔案管理工作的系統(tǒng)性強(qiáng)，工作量大，從實(shí)際情況出發(fā)，鼓勵(lì)檔案管理者循序漸進(jìn)地做好每一項(xiàng)工作，有工作中研究信息化系統(tǒng)的應(yīng)用方法，提高應(yīng)用水平，才能讓信息技術(shù)為人事檔案管理的信息化建設(shè)而服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的信息化不僅在一定程度上提高了資源利用效率，節(jié)省了諸多的人力物力，而且有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營(yíng)決策的創(chuàng)新。在最新的歷史形勢(shì)下，只有探索更多的利于企業(yè)檔案信息化得以更大程度上進(jìn)步的良好建設(shè)方式，才能為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供更多的活力。

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