檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略

程秀艷

摘 要：近年來，我國社會經(jīng)濟發(fā)展速度不斷加快，信息、計算機技術(shù)應用的范圍也在不斷擴大，而這也為我國檔案建設工作提出了創(chuàng)新的必然要求。檔案數(shù)字化是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，也是信息時代提出的必然要求，能進一步推動我國檔案管理工作的發(fā)展。本文從檔案數(shù)字化建設的意義入手，對現(xiàn)階段我國檔案數(shù)字化建設實踐中存在的問題進行分析，并提出相關(guān)針對性建議使其得到更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設；實踐與發(fā)展

在我們?nèi)粘Ｉ钪?，檔案是記錄我們?nèi)松兄匾a(chǎn)生活時間最基本的一種信息資源，也是組成國家信息資源的重要成分。上世紀90年代，由于計算機的應用不斷廣泛，促使世界各國實行了數(shù)字化的檔案管理。數(shù)字化檔案管理的實行不但是信息時代提出的必然要求，也是其發(fā)展的必然趨勢。大量實踐表明，我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展中仍有不足存在，這也要求我們必須制定針對性解決措施使其穩(wěn)定發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設的意義

（一）有效保護檔案原件

傳統(tǒng)檔案管理中對于檔案的管理、分類和檢索等工作都是依靠工作人員手工完成的，對于檔案資料查閱過程中破損、丟失等問題無法有效避免。而檔案數(shù)字化是在計算機中存儲檔案信息，通過計算機等網(wǎng)絡工具進行查閱，能對檔案信息提供有效保護，避免破損、丟失發(fā)生。

（二）提高檔案工作人員的工作效率

傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)作為信息記錄的主要材質(zhì)，大量的檔案信息所需的存儲空間、數(shù)量和質(zhì)量就變得十分龐大。而檔案工作人員在整理、分類、保管檔案的工作量也變得很繁瑣、復雜。檔案數(shù)字化中，檔案管理人員能夠借助現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案，從而減少管理所需的時間，使得工作質(zhì)量和效率得到提升。

（三）提高檔案的使用效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，一份檔案信息同時只能由一人查看，查閱時間和空間也有所限制。而檔案數(shù)字化管理中，可實現(xiàn)多人同時查閱一份檔案[1]，也不會在時間、空間上存在限制，需求者能隨時查閱自己所需檔案內(nèi)容。這樣一來，檔案的利用空間和使用效率便得到了一定程度的提升。

2 檔案數(shù)字化建設實踐中存在的問題

（一）管理不夠規(guī)范

現(xiàn)階段，任職檔案管理的人員年齡通常偏大，對于計算機無法靈活使用，再加上受傳統(tǒng)觀念的影響，導致他們無法很好的了解、接受新信息與新事物，在工作過程中他們無法遵循信息時代的發(fā)展要求加大對檔案數(shù)字化管理的重視力度。而部分單位盡管擁有懂得操作計算機的人員，但是卻缺乏數(shù)字化專業(yè)知識，導致檔案數(shù)字化建設得不到很好的實踐。

（二）應用尚不廣泛

現(xiàn)階段，人們對于檔案仍習慣使用紙質(zhì)類，而我國大部分地區(qū)所采用的檔案管理方式是以目錄、框架式為主，不但占用了大量的空間，同時還使成本的要求提高，并且在保存檔案時也有不利因素存在。另一方面，盡管有部分單位在記錄檔案時是通過計算機完成的，但是卻并未完全將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，而是以打印的方式進行保存，這對于信息的采集來說十分不利。再者，由于對信息化的要求不斷上升，大部分單位也有“數(shù)字檔案館”盲目建設的現(xiàn)象出現(xiàn)，在后期缺乏足夠的資金投入導致“數(shù)字檔案館”未能取得預期效果，即便好一點的單位也僅能對部分目錄查看而不能整體查閱檔案信息。

（三）建設經(jīng)費不足

近年來，盡管政府財政部每年都對檔案數(shù)字化專項經(jīng)費進行了預算，但是由于受政府財力有限的影響，對資金的投入力度仍有部分差距存在[2]，再加上檔案部門實際情況中“軟”“硬”件無法很好滿足信息化建設需要的影響，使得檔案部門在引進專業(yè)人才和技術(shù)方面受到了很大的約束。

（四）技術(shù)設備不完善

我國檔案數(shù)字化建設相對來說起步較晚，再加上國家并未給予檔案數(shù)字化建設足夠的經(jīng)費投入，使得檔案部門并未擁有完善的技術(shù)和設備。不達標的技術(shù)通常會導致檔案信息出現(xiàn)丟失、被盜或是病毒侵入等問題。而過于落后的設備會對檔案管理的工作效率造成嚴重影響，設備不夠齊全使得檔案無法有效進行數(shù)字化建設。而檔案數(shù)字化建設這一工程較為系統(tǒng)化，對于信息的收集、整理、錄入、審核等過程必不可缺。

3 檔案數(shù)字化建設實踐中發(fā)展策略

（一）規(guī)范化管理模式，加強人員的培訓

目前，大部分企業(yè)事業(yè)單位對于檔案管理工作仍不夠完善，甚至有部分地區(qū)檔案管理工作相對落后，缺乏規(guī)范性。造成這類問題的首要原因是未能建立健全檔案管理模式、機制。對此，必須將檔案數(shù)字化管理模式、機制建立并完善，這也是檔案數(shù)字化工作得以順利開展的基礎保障。當企業(yè)擁有了完善的檔案管理模式和機制，其工作流程也會更加規(guī)范；其次，檔案管理工作人員專業(yè)度不足。招聘者在招聘管理人員時應以專業(yè)性人才為主，而對于工作多年的老員工應為他們提供專業(yè)性培訓活動的機會，將他們的知識、技能增強。另外，也應為專業(yè)性人才提供實踐操作培訓機會，這類人盡管有著扎實的理論知識，但是缺乏實踐，無法很好的將理論與實踐相結(jié)合。故而，給予不同員工針對性的培訓方式十分重要。

（二）有選擇的進行檔案數(shù)字化建設

目前，越來越多的人對于檔案數(shù)字化建設都已給予了足夠的重視，故而在未來檔案管理工作必然會得到快速發(fā)展，而針對這養(yǎng)的發(fā)展趨勢，我們就必須充分重視著作權(quán)，這不但是檔案數(shù)字化建設的基礎，同時也是社會集體所關(guān)注的要點[3]。在檔案數(shù)字化建設過程中對于相應的著作法和檔案法必須嚴格遵守。我國有關(guān)法律中明確指出，檔案數(shù)字化這一內(nèi)容是對紙質(zhì)檔案進行復制的行為，故而在這項工作執(zhí)行過程中，應將一定的報酬支付于原作者，否是便是對他人著作權(quán)的侵犯行為。另外，在傳播檔案信息的過程中，也要對原作者著作權(quán)是否遭受侵害進行充分考慮，以免承擔相關(guān)法律責任。

（三）完善保障機制，加大資金投入

檔案事業(yè)若想得到發(fā)展就必須進行信息化建設，而數(shù)字化工作又是檔案數(shù)字化建設得以實現(xiàn)的重要基礎。而檔案數(shù)字化快速發(fā)展的實現(xiàn)又與資金投入關(guān)系密切，若想加強檔案數(shù)字化軟件、硬件設施的建設，就必須加大資金投入力度，在政府財政預算中添加長效的檔案數(shù)字化經(jīng)費機制，每年定期足量劃撥，確保專款專用。

（四）解決技術(shù)性問題

檔案數(shù)字化建設中技術(shù)的支持十分重要，這就要對技術(shù)與適用的聯(lián)系進行充分考慮。檔案數(shù)字化建設需求技術(shù)支持，而技術(shù)需要大量資金支持，然而當檔案部門資金與技術(shù)都不足時，就必須借助技術(shù)外包從而獲取相應的支持，通常都是修改直接購買來的已開發(fā)的軟件，隨后偶以自身發(fā)展要求為根據(jù)開放這些軟件。而另一種外包技術(shù)形式指的是將檔案數(shù)字化建設的所有工作外包給某個企業(yè)，而這種方法所需支付給企業(yè)的費用十分龐大。故而，檔案管理部門在進行數(shù)字化建設時所采取外包形式的內(nèi)容都僅僅是一部分，同時在進行外包建設前還要制定完整的規(guī)劃，便于對外包工作進行有效管理。另外，檔案管理部門還可以與各個部門積極建立合作關(guān)系，并在加強自身數(shù)字化技術(shù)建設能力的情況下共同完成建設工作。

4 結(jié)語

在檔案管理部門中，檔案數(shù)字化建設這一工程龐大且繁瑣，對于我國傳統(tǒng)檔案管理方式而言充滿了挑戰(zhàn)性。而在信息技術(shù)時代背景下，積極創(chuàng)新檔案管理方式、加強檔案數(shù)字化建設不但能對社會資源優(yōu)化配置的實現(xiàn)和檔案管理工作效率的提升產(chǎn)生一定的幫助，同時還能有效地將信息傳輸所需的成本降低。與此同時，我們還應對檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題給予足夠的重視，并積極、及時的進行總結(jié)分析、制定策略，確保檔案數(shù)字化建設順利進行。

參考文獻

[1]白海珍.探析我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略[J].新校園（上旬），2017，（01）：175.

[2]武巖.淺議我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略[J/OL].品牌，2014，（10）：18.

[3]劉丹.我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略初探[J].黑龍江科技信息，2016，（13）：174.endprint