信息時(shí)代對(duì)科技檔案信息化管理的思考

摘 要：當(dāng)前我國(guó)處于信息化高速發(fā)展的時(shí)代，科技檔案信息化管理與現(xiàn)階段信息化時(shí)代檔案管理要求之間存在相應(yīng)的差距。本文通過(guò)對(duì)信息時(shí)代對(duì)科技檔案信息化管理的思考，探析信息時(shí)代開展科技檔案信息化管理中存在的主要問(wèn)題，并對(duì)信息化管理的做法進(jìn)行分析，以此來(lái)提高科技檔案信息化管理的實(shí)際水平，促進(jìn)科技檔案信息化管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；科技檔案；信息化管理

當(dāng)前科技管理水平的提升需要通過(guò)科技檔案管理來(lái)加強(qiáng)，隨著現(xiàn)階段我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案管理中得到有效應(yīng)用，使得檔案管理的基本要求也發(fā)生了相應(yīng)的變化。通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)加強(qiáng)科技檔案管理，能夠有效提高檔案管理水平，是現(xiàn)階段科技檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文以下首先對(duì)現(xiàn)階段科技檔案管理的基本現(xiàn)狀展開分析，再對(duì)檔案信息化管理的主要措施展開探析，有針對(duì)性地提升當(dāng)前科技檔案信息化管理水平。

1 現(xiàn)階段科技檔案管理的基本現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展較快，科技檔案管理能夠真實(shí)記錄一個(gè)單位內(nèi)部科技發(fā)展的主要?dú)v程，儲(chǔ)備了較多的重要數(shù)據(jù)信息，在分析科技發(fā)展以及未來(lái)科技綜合方面的建設(shè)具有重要作用?？萍紮n案管理的綜合效率以及管理水平能夠真實(shí)展現(xiàn)出組織管理效率，是新時(shí)期不同行業(yè)進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新所在。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)邁入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，科技檔案信息管理的重要性不斷顯現(xiàn)，在檔案管理以及相關(guān)制度完善等方面得到了有效加強(qiáng)。但是根據(jù)當(dāng)前相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析可以看出，目前大多組織科技檔案信息化管理水平較低，還是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，有大多數(shù)檔案因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)管理方式的限制，自身的社會(huì)價(jià)值得不到有效展示，不方便相關(guān)部門對(duì)其進(jìn)行有效管理，長(zhǎng)期發(fā)展下去，各類科技檔案資源得不到有效應(yīng)用，從而導(dǎo)致資源大量浪費(fèi)，逐步發(fā)展下去便很難適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)檔案信息化管理的基本要求。

從當(dāng)前信息化時(shí)代科技檔案信息化管理實(shí)情中可以看出當(dāng)前管理工作中存在以下的主要問(wèn)題。首先科技檔案管理模式較為落后，已經(jīng)不能全面適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的基本要求，此外信息化時(shí)代下大多單位檔案管理都加強(qiáng)了資金的投入，完善了硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的配備。加上當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域?qū)τ谥R(shí)科技的要求較高，科技檔案的分類以及歸檔等實(shí)際工作任務(wù)較重，還是采取過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的基本需要。其次當(dāng)前科技檔案管理方法較為落后，科技檔案管理的主要內(nèi)容是對(duì)大多單位科研工作的內(nèi)容進(jìn)行管理，科研工作自身具有較強(qiáng)的周期性以及長(zhǎng)期性等基本特征，與科學(xué)研究、項(xiàng)目試驗(yàn)等環(huán)節(jié)相互聯(lián)系，所聯(lián)系的內(nèi)容學(xué)科較多。在這樣實(shí)際情況下如果不通過(guò)科學(xué)化的案例，會(huì)使得檔案管理工作出現(xiàn)混亂無(wú)序的局面，影響管理工作的有序開展。

最后，科技檔案管理的專業(yè)化能力較低，目前科技檔案的完整性主要表現(xiàn)在真實(shí)記錄了相關(guān)科學(xué)研究活動(dòng)的全過(guò)程，加上當(dāng)前信息化手段在檔案管理工作中的全面應(yīng)用，使得傳統(tǒng)檔案的記錄方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，開始通過(guò)錄像、圖像、設(shè)計(jì)圖等全新的方式進(jìn)行記錄。此類新形勢(shì)的出現(xiàn)為管理活動(dòng)帶來(lái)了巨大壓力，使得管理工作的專業(yè)化能力有效提升，但是現(xiàn)階段大多單位的科技檔案管理能力還存在較大不足。通過(guò)對(duì)以上基本現(xiàn)狀要素進(jìn)行綜合分析，科技檔案管理工作中實(shí)際管理能力較差，檔案管理工作實(shí)際投入不足，人力資源較為短缺等問(wèn)題[1]。

2 信息時(shí)代對(duì)科技檔案信息化管理的措施探析

信息時(shí)代背景下加強(qiáng)科技檔案信息化管理的主要目的是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)以及海量的數(shù)據(jù)信息等，在符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定的前提下，通過(guò)各類信息技術(shù)來(lái)全面提升科技檔案的管理能力，使得科技檔案資源能夠有效整合、開發(fā)和利用，現(xiàn)階段要想更好地提升科技檔案信息化管理能力，可以從以下的內(nèi)容進(jìn)行[2]。

首先，可以借助信息化的手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的檢索、立卷以及標(biāo)引等工作。信息時(shí)代實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的自動(dòng)檢索和編目使信息化管理的基本要求，其中科技檔案的自動(dòng)編目使將科技信息通過(guò)收集進(jìn)行整合錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。不同檢索工具能夠生產(chǎn)不同的目錄和索引，通過(guò)信息技術(shù)能夠提高編目的速度，使得管理工作的質(zhì)量有效提升。自動(dòng)化檢索是通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分類編號(hào)，創(chuàng)建相關(guān)搜索的關(guān)鍵詞等，使得相關(guān)人員能夠在最快的速度下獲取所需的資料，實(shí)際檢索的準(zhǔn)確性更高，能夠使得使用人員的各方面需要有效滿足。當(dāng)前借助計(jì)算機(jī)能夠進(jìn)行自動(dòng)立卷，是計(jì)算機(jī)對(duì)檔案目錄中的相關(guān)文件數(shù)據(jù)等聯(lián)系在一起綜合組成案卷，對(duì)案卷中的不同文件進(jìn)行排列編號(hào)，從而使得立卷的速度和質(zhì)量全面提升，增強(qiáng)了檔案管理的整體效率。當(dāng)前對(duì)科技檔案進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的信息進(jìn)行劃分，對(duì)檔案不同的內(nèi)容進(jìn)行分析，提出具體的分類號(hào)，通過(guò)自動(dòng)標(biāo)引能夠適度檔案管理工作效率顯著提升，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)也至關(guān)重要[3]。

其次，通過(guò)信息時(shí)代的相關(guān)技術(shù)手段能夠?qū)n案管理工作中借閱、編制以及實(shí)際保管等工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制?？萍紮n案的實(shí)際借閱以及統(tǒng)計(jì)工作任務(wù)量較重，不便于相關(guān)工作人員展開管理工作。通過(guò)信息化的方式能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)借閱管理，對(duì)檔案實(shí)際使用情況進(jìn)行全面記錄、歸檔等，根據(jù)記錄的情況來(lái)加強(qiáng)自動(dòng)化管理。通過(guò)信息技術(shù)，使得當(dāng)前科技檔案的借閱管理工作更加完善，不僅全面提升了相關(guān)從業(yè)人員的工作效率，更便于檔案的借閱管理，其中工作的重點(diǎn)主要在以下的環(huán)節(jié)中。通過(guò)信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)科技檔案的管理以及編輯分析，對(duì)所管理檔案的原文內(nèi)容進(jìn)行分類和檢索，能夠更好地促進(jìn)文字編輯等工作的有效開展，加強(qiáng)對(duì)檔案資料編制和研究工作的開展。在對(duì)不同的科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，加強(qiáng)檔案管理的實(shí)際控制也至關(guān)重要，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)n案進(jìn)行自動(dòng)化管理，使得管理數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容更加完善。此外當(dāng)前信息技術(shù)能夠建立有效監(jiān)控管理系統(tǒng)，當(dāng)檔案管理環(huán)境中發(fā)生了相應(yīng)故障之后能夠進(jìn)行及時(shí)反饋，便于自動(dòng)化檢測(cè)與管理系統(tǒng)的有效構(gòu)建[4]。

最后，相關(guān)單位需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息檔案管理人才的培育，信息時(shí)代不斷提升科技檔案管理的效率則需要不斷強(qiáng)化信息人才教育?；A(chǔ)人才是提高管理工作的前提也是實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值提升的主要力量，也能夠促進(jìn)信息時(shí)代科技檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的主要推動(dòng)力量。所以目前需要加強(qiáng)人才的培育，使得各項(xiàng)管理活動(dòng)有序開展，這不僅能夠科技檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，還能起到一定的社會(huì)效益[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)階段我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展較快，目前科技檔案管理工作中將不斷融入信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用，所以相關(guān)檔案管理部門需要積極采取各項(xiàng)有效措施，加大相關(guān)資金的投入，完善配套的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，使得信息檔案能夠有效保存，并且使各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料在后續(xù)的工作中能夠得到全面的開發(fā)和利用，使得科技檔案管理的現(xiàn)代化水平有效提升，對(duì)于各行業(yè)的整體發(fā)展具有重要意義，此外也能進(jìn)一步提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

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[5]付琳琳.電子信息時(shí)代如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2015（27）：155-155.

作者簡(jiǎn)介

鐘鋮（1978-），漢族，男，山東臨沂人，本科，助理館員，研究方向：醫(yī)院綜合檔案管理。endprint