淺析人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的作用

梁書華

摘 要：人事檔案記載著員工的個人經(jīng)歷、社會關系、學歷、業(yè)務能力、工作狀況，是員工參與社會活動的記錄和個人自然情況的反映，是人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔、使用人才時的重要依據(jù)。特別是隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，人力資源已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源。而人事檔案管理就是促進人力資源優(yōu)化配置的重要依據(jù)，在現(xiàn)代化企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展中起著關鍵作用。

關鍵詞：人事檔案 人力資源管理 作用

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）09-255-02

一、人事檔案在人力資源管理中所發(fā)揮的作用

人事檔案管理工作的優(yōu)劣對企業(yè)人力資源的配置和企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響，特別是隨著時代的進步和社會的發(fā)展，人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著愈來愈重要的作用。

1.能夠促進企業(yè)恰當合理使用人才。人事檔案管理工作的優(yōu)劣能夠直接影響人事檔案作用的發(fā)揮。人事管理部門在選拔人才、任用人才、開發(fā)人力資源時，總以人事檔案信息作為參考依據(jù)，通過人事檔案記載的基本信息，掌握人才的專業(yè)特長、基本技能。人事檔案的科學有效管理，能夠使企業(yè)在選人、用人前充分了解人才，讓人才得到恰當?shù)娜斡谩Ｈ耸聶n案材料齊全、內(nèi)容充實、整理科學，可以使企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，避免人才被埋沒；同時還能夠使員工在崗位上揚長避短，有效發(fā)揮自己的作用，提高企業(yè)自身的凝聚力和核心競爭力。如果人事檔案管理工作不到位，內(nèi)容缺失，有效信息記載不夠，人事檔案就失去了該有的價值。

2.有利于人力資源的優(yōu)化配置。企業(yè)要想挖掘員工的潛能，發(fā)揮其在崗位上的最大作用，做到知人善用、人盡其才，就必須運用人事檔案中的有效信息，掌握和了解員工真實、全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品質(zhì)、業(yè)務技能、綜合素質(zhì)等，從而合理配置人力資源，促進企業(yè)發(fā)展。特別是在企業(yè)選人、用人時，管理者可以參考人事檔案記錄，根據(jù)員工的專業(yè)技能和工作經(jīng)歷，為管理對象找到適當?shù)膷徫?，從而充分發(fā)揮人才的專長和優(yōu)勢。

3.有利于明確企業(yè)的人力資源需求狀況?？茖W正確的人事檔案管理工作，可以使企業(yè)管理者有效地了解和掌握企業(yè)內(nèi)部的人力資源配置情況，更加明確人力資源的需求傾向，為企業(yè)選人、用人提供有價值的參考依據(jù)。企業(yè)人事部門可以有效利用人事檔案，對員工的綜合素質(zhì)、業(yè)務能力、思想品德等進行綜合分析，做出正確決策，進而實現(xiàn)企業(yè)人事決策的科學化、正確化、規(guī)范化，既可以防止出現(xiàn)人力資源過剩，還能夠減少不必要的人才流失。

二、人事檔案管理需要避免和防止的問題

人事檔案雖然在企業(yè)管理過程中顯現(xiàn)著至關重要的價值，但在企業(yè)人力資源優(yōu)化配置過程中，人事檔案管理工作也出現(xiàn)了一些不該出現(xiàn)的問題，嚴重影響到人事檔案工作的嚴肅性和權(quán)威性，對企業(yè)在選人、用人、育人、留人等方面造成不可挽回的損失。

1.人事檔案材料失真會影響到企業(yè)有效合理配置人力資源。檔案資料的真實可靠性是檔案管理工作的最基本特征，如果檔案資料出現(xiàn)失真問題，人事檔案就變得一文不值。同時，失真現(xiàn)象會嚴重削弱檔案管理工作應有的嚴肅性、權(quán)威性。過去，由于技術(shù)條件的限制或人為因素，人事檔案中會出現(xiàn)個別人年齡、學歷、工齡等造假或隨意涂改檔案信息的現(xiàn)象。這些情況造成檔案資料失去了可靠性，企業(yè)人才需求情況失真，導致人力資源管理部門無法對員工做出準確評價，不能做出正確的選人用人規(guī)劃，難以有效地合理配置人力資源。

2.人事檔案內(nèi)容遺失或缺失會影響到企業(yè)人力資源規(guī)劃。檔案管理分為收集環(huán)節(jié)、相關數(shù)據(jù)的整理、儲存、使用等，具備相對的穩(wěn)定性，客觀上必須做到歸檔資料零失誤。如果檔案資料出現(xiàn)遺失或缺失，人事檔案在人力資源管理中就會失去應有的價值。在現(xiàn)實工作中，確實有個別企業(yè)對人事檔案管理重視不夠，尤其是在資料的歸檔、回檔方面沒有統(tǒng)一的標準，對檔案的監(jiān)督和檢查力度不夠。特別是由于一些檔案管理部門沒有專業(yè)的人才，難以科學有效地進行人事檔案的收集、歸檔和鑒別，造成檔案資料的遺失和缺失。這不僅會影響到企業(yè)對員工全面信息的了解，而且還會影響到企業(yè)人力資源的優(yōu)化配置。

3.人事檔案管理手段落后妨礙人力資源的開發(fā)利用。在信息化高度發(fā)達的現(xiàn)代社會，企業(yè)對人力資源管理越來越重視，對人事檔案的要求就越來越高，人事檔案是否科學化、規(guī)范化，能否及時地提供科學有效的人力資源信息，顯得至關重要。但由于個別企業(yè)人事檔案管理技術(shù)手段落后，一直沿用傳統(tǒng)的檔案保存方法，以紙張為介質(zhì)，占用的空間大，保管環(huán)境條件苛刻，導致檔案管理工作效率低，給人力資源管理部門工作帶來極大的不便，不僅工作效率低下，而且還浪費時間、人力、物力。人事檔案管理應該充分利用信息化手段，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，才能提升檔案管理的工作效率。如果不能做到與時俱進，人事檔案管理就不能適應現(xiàn)代信息化的要求，進而妨礙到企業(yè)人力資源的開發(fā)利用。

三、提高人事檔案管理工作的途徑

隨著企業(yè)對人才的需求和人才競爭的日益加劇，人事檔案管理亟待轉(zhuǎn)換服務方式，把檔案管理工作放到企業(yè)管理工作的重要位置。企業(yè)要想獲得更好更快的發(fā)展，就必須在人事檔案上做足工作，把人事檔案管理提升到一個新的更高的水平。

1.建立完善人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的工作水平。完善的管理制度對于提高人事檔案管理工作的作用不言而喻的，只有健全完善人事檔案管理工作制度，才能有效保證人事檔案的真實性、可靠性、完整性，人事檔案才具有參考價值。在人事檔案管理工作中，要建立一整套科學合理的規(guī)章制度，在人事檔案資料的收集、鑒別和保存上嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，確保檔案的真實可靠性，提升檔案管理工作的效率，真正把檔案的管理作用發(fā)揮好。此外，在構(gòu)建的管理體系中，要重視檔案信息的真實性以及保密性，確保檔案管理制度的雙向性、嚴肅性。制度是面對全部的人，不管是對員工還是對領導，都要產(chǎn)生約束，這樣才能夠展現(xiàn)公平，確保人事檔案的真實性、可靠性。endprint

人事檔案的至關重要性決定了檔案管理人員要具備一定的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)，具備較強的敬業(yè)精神和細致的工作態(tài)度。然而在實際工作中，很多檔案管理人員都是兼職，缺少檔案管理專業(yè)知識。因此，要加大培訓力度，定期安排他們參加專業(yè)技術(shù)培訓，學習檔案管理的規(guī)章制度、法律法規(guī)、水平標準，掌握專業(yè)管理知識和實際操作技巧，以適應新的、更高的檔案管理要求，讓其在操作中嚴格遵守檔案管理有關流程與方法規(guī)定，使人事檔案管理走向?qū)I(yè)化、標準化。

2.強化現(xiàn)代化信息管理手段，提高人事檔案的利用效率。過去，人事檔案管理手段相對陳舊，都是通過手工完成的，不僅檔案保管方法陳舊，而且利用效率低。目前，計算機信息技術(shù)不僅給人們的工作、學習和生活帶來了極大便利，而且對人事檔案管理也有著至關重要的作用。企業(yè)要擺脫傳統(tǒng)的舊模式，摒棄手工操作和紙張介質(zhì)存檔模式，把盡可能把相對多的資金和人力、物力投入到檔案管理工作中，引進先進的電子信息手段，給檔案紙介保管手段增添現(xiàn)代化的電子元素和網(wǎng)絡元素，建起人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化和文檔一體化。這樣，不僅能夠節(jié)省大量的管理成本，加速人事檔案構(gòu)建進程，有利于檔案信息的長期有效存儲，有效解決人力資源信息收集手段落后、更新速度慢、保密程度低和信息資源利用效率低等老問題，最重要的是能夠促進人事部門快捷地掌握和了解人力資源狀況，對人力資源進行科學配置。另外，人事檔案實現(xiàn)科學管理后，可以保證人事檔案信息的可信度，在人才流轉(zhuǎn)時，人力資源檔案信息可以通過網(wǎng)絡為新崗位、新單位合理使用人員提供參考依據(jù)。

3.強化人事檔案的時效性，維護人事檔案的準確和與安全。人事檔案是企業(yè)優(yōu)化配置人力資源的重要參考依據(jù)，而人事檔案內(nèi)容的真實性和準確性是發(fā)揮檔案效用的前提條件。在人事檔案管理、使用過程中，要認真核查人事檔案的員工基本信息，剔除虛假、無效信息，將員工的信息分類儲存，建立企業(yè)人力資源數(shù)據(jù)庫。特別是對企業(yè)重要崗位上的人才，如高級管理人才、專業(yè)技術(shù)人才，更應該詳實地記錄其個人信息。要充分利用信息化技術(shù)，更新記載方法和手段，以音像資料等多種形式記載個人信息，同時及時收集和更新個人信息變化資料，盡可能多地增添能夠反映個人業(yè)務技能、綜合素質(zhì)以及個人興趣愛好、性格特點、價值取向、思想品質(zhì)等個性化的資料內(nèi)容，盡可能多地擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高檔案管理的正確性與檢索效率，使人事檔案能夠更加詳實地反映一個人的成長經(jīng)歷和工作業(yè)績，為人事部門考察和考核后備人才提供重要的參考依據(jù)，從而有效發(fā)揮人事檔案的整體使用水平和應用的作用。

總而言之，我們要努力發(fā)揮人事檔案應有的重要作用，有效化解人事檔案管理工作中存在的不足，提升人事檔案的科學信息化管理水平，推動人才資源共享，提升企業(yè)的核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標的最大化。

參考文獻：

[1] 陳燕.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用探討.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013（10）

[2] 王歡.醫(yī)院人事檔案服務效能與人力資源管理研究.蕪湖職業(yè)技術(shù)學院學報，2012（12）

[3] 邵美玲.提升人事檔案管理水平的方法.經(jīng)營與管理，2013（2）

（作者單位：中國石化集團河南油田分公司 河南南陽 473132）

（責編：賈偉）endprint