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    檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用分析

    2017-09-29 08:28:02沈紅
    青年時(shí)代 2017年24期
    關(guān)鍵詞:基礎(chǔ)工作檔案管理

    沈紅

    摘 要:社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的過程中,檔案管理基礎(chǔ)工作逐步受到重視,在現(xiàn)代化檔案管理中發(fā)揮重要作用。傳統(tǒng)的手記錄入法已經(jīng)逐漸演變成電腦錄入,從而有效提高了檔案管理效率。文章主要分析了檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性,闡述了檔案基礎(chǔ)工作中所存在的問題,并且總結(jié)了檔案基礎(chǔ)管理在現(xiàn)代化檔案管理中的作用,以供參考。

    關(guān)鍵詞:檔案管理;基礎(chǔ)工作;現(xiàn)代檔案管理

    社會(huì)科技發(fā)展,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及,使現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)得到逐步完善,從而使其能夠?yàn)槿藗兲峁└嗟膸椭鶾1]。在管理的過程要學(xué)會(huì)不斷創(chuàng)新,并且要使現(xiàn)代化檔案管理逐漸走向現(xiàn)代化、系統(tǒng)化和合理化的發(fā)展道路。在現(xiàn)代化檔案管理中,檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理的核心內(nèi)容,所以在管理過程中需要摒棄傳統(tǒng)檔案管理的方式,并且利用全新的技術(shù)手段來促進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展。

    一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

    所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據(jù)檔案管理規(guī)范,將檔案信息的內(nèi)容、用途和來源進(jìn)行分類整理,一般情況下來說,裝訂檔案主要采用三點(diǎn)一線法[2]。檔案信息進(jìn)行登記時(shí),要將常規(guī)性的冊(cè)、單、表等使用在檔案整理、利用、進(jìn)出和保存等方面的記錄工作中,從而形成完整的原始檔案,并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中,檔案健全管理是非常重要的工作項(xiàng)目,保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率,并且能夠節(jié)約大量的人力,使檔案信息的檢索更加快速。檔案內(nèi)容主要是指企業(yè)和單位活動(dòng)的過程中所產(chǎn)生的重要記錄,其具有時(shí)效性、重要性和獨(dú)特性等特點(diǎn)。有效開發(fā)檔案管理工作項(xiàng)目能夠?yàn)槭褂谜咛峁└玫姆?wù),并且也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作,同時(shí)現(xiàn)代化檔案管理水平也得到提升。將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中,能夠有效強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作管理,從而使檔案基礎(chǔ)管理更加完善、全面。也能夠減少因?yàn)闄n案檢索中的問題,從而提升檔案檢索的能力。

    二、檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題

    目前,我國(guó)的綜合性檔案館數(shù)量眾多,其中的館藏內(nèi)容也較為繁雜,由于檔案信息保存的跨度時(shí)間較長(zhǎng),所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態(tài),主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性,同時(shí)不同時(shí)期的檔案管理方式和整理質(zhì)量均不統(tǒng)一[3],所以在檔案管理基礎(chǔ)工作中仍然存在不足和問題,具體體現(xiàn)在以下幾方面:

    (一)檔案信息保存的時(shí)間較長(zhǎng),所以部分檔案檔號(hào)不規(guī)范,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無目錄的狀況,或者存在同一目錄號(hào)多個(gè)檔案信息的現(xiàn)象。

    (二)檔案的全標(biāo)題書寫不規(guī)范,部分標(biāo)題無法反映內(nèi)部檔案的具體內(nèi)容,甚至部分檔案存在無標(biāo)題的狀況。

    (三)在檔案信息中存在檔案標(biāo)題沒有涵蓋的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容,從而產(chǎn)生信息檢索困難的問題。

    (四)檔案信息存在頁(yè)碼標(biāo)記混亂的問題。

    (五)部分檔案卷宗存在保存問題,時(shí)間上存在混亂,信息的種類和保存等級(jí)上也存在嚴(yán)重問題。

    (六)檔案卷宗在歸檔后進(jìn)行保存,但是由于沒有規(guī)范性,所以造成檔案保存沒有規(guī)律性,從而為日后的管理帶來麻煩。

    檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng),檔案數(shù)據(jù)量越來越大,則問題就越多,也越嚴(yán)重,所以針對(duì)這一現(xiàn)象,加緊完善檔案館的管理系統(tǒng),并且將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等全部納入到檔案管理中,從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理,有效提高檔案管理效率,同時(shí)能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問題。

    三、檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代管理中發(fā)揮的作用

    現(xiàn)代化檔案管理中,要促進(jìn)其完整性,為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利,需要將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中,促進(jìn)檔案管理工作在執(zhí)行期間更為系統(tǒng)、更合理。并且,實(shí)現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理工作,也能推動(dòng)檔案管理工作的有效進(jìn)步,從而為其發(fā)展提供有力決策。

    (一)提高了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

    社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新,現(xiàn)代化檔案管理逐步轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速,所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求,則無法讓檔案管理工作得到發(fā)展[4],所以應(yīng)該有意識(shí)的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識(shí),使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性,并且也要注重培養(yǎng)自身的基本能力,從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管,并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時(shí)應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度,使工作人員能夠銘記自身的工作責(zé)任,同時(shí)能夠保障檔案管理工作的順利進(jìn)行,利用獎(jiǎng)罰制度,能夠激發(fā)員工的工作積極性,有效完善檔案管理工作。

    (二)檔案管理基礎(chǔ)工作能夠取出雜劣信息

    在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候,經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數(shù)據(jù)信息檢索困難,所以需要進(jìn)行徹底的檔案信息資料重新整理,從而將混入到卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容全部整理出來,有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁(yè)碼等現(xiàn)象。如果在重新整理的過程中出現(xiàn)目錄、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)碼、類別號(hào)、標(biāo)題、件號(hào)等信息不完整狀況,則需要立即進(jìn)行備注,并且進(jìn)行重新整理和填寫,通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率,還能夠改善檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性,讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態(tài),從而有效實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理。

    (三)檔案管理基礎(chǔ)工作能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展

    現(xiàn)代化檔案管理工作要順利進(jìn)行,必須要強(qiáng)化管理工作人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng),而管理工作人員如果要想強(qiáng)化自身的管理能力,則需要對(duì)案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內(nèi)容進(jìn)行全面完善,從而有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在檔案管理工作中如果出現(xiàn)檔案信息不正確、檔案內(nèi)容不齊全等問題,即使應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也無法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度,并且結(jié)合自身的實(shí)際情況來規(guī)劃規(guī)章制度的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),并且管理工作人員的日常行為規(guī)范,并且嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié),從而保障檔案管理基礎(chǔ)工作的順利完成,另外在檔案信息歸檔以后,還需要嚴(yán)格管理檔案信息的保存工作,保證檔案信息能夠及時(shí)的歸檔入庫(kù),使數(shù)據(jù)信息能夠得到完整的保存,對(duì)以后的檔案信息檢索和應(yīng)用都有積極作用。endprint

    (四)檔案管理基礎(chǔ)工作能夠使信息檢索工作順利應(yīng)用

    在進(jìn)行檔案信息管理的過程中,檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作,只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作,并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致,才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平,保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作,能夠?yàn)槭褂谜咛峁┩晟频臋z索功能,并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會(huì)科技的不斷進(jìn)步,網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中,從而使檔案管理工作更具有公開性,只有不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作,才能夠使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌,并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索的過程中,只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號(hào)等信息準(zhǔn)確無誤后,才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外,應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組,對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理等工作,編制規(guī)范化的目錄,然后裝訂成冊(cè)進(jìn)行保存,從而節(jié)約了檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時(shí)間。

    (五)提升檔案利用率

    做好檔案管理工作,能夠自然而然的提升檔案利用率。檔案管理部門每年都會(huì)收集大量的檔案信息,管理工作人員依據(jù)檔案信息的重要性進(jìn)行分類,將重要的檔案信息優(yōu)先管理,然后在整理其他檔案,通過有效的整理不但提高了檔案的管理速度,還提升了檔案信息的使用效率。利用全新電子技術(shù)完善檔案信息檢索方法,讓使用者輸入關(guān)鍵詞即可尋找到相關(guān)檔案信息,大幅度提高了檔案的利用率,從而有效推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。

    四、結(jié)束語(yǔ)

    現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作中還存在諸多問題,隨著社會(huì)科技的不斷發(fā)展和普及,使檔案管理工作逐步朝向現(xiàn)代化發(fā)展道路前進(jìn),通過創(chuàng)建現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理模式,制定規(guī)范化的管理制度,培養(yǎng)管理工作人員的專業(yè)技能,提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng),認(rèn)真執(zhí)行檔案管理基本工作,才能夠保障檔案信息的完整性,從而有效利用檔案信息,促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

    參考文獻(xiàn):

    [1]徐剛領(lǐng).檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理,2015(25):16-17.

    [2]仇連智.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì),2015(36):2192.

    [3]于彬彬,王櫻蓓.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理,2015(3):189-189.

    [4]胡春紅.淺談現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用[J].小作家選刊,2016(22):241.

    [5]孫曉波.試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].決策與信息(下旬刊),2016(4):211.

    [6]劉欣艷.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用[J].中國(guó)科技投資,2016(13):128-128.endprint

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