適應(yīng)審核評估的本科教學(xué)檔案分級分類管理探討

王宇英

摘要：本科教學(xué)工作審核評估是“五位一體”評估制度中的一種模式，是促進(jìn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展的重要手段。本文介紹了以審核評估的審核要素為依據(jù)，結(jié)合教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)，對教學(xué)檔案進(jìn)行分類的思想，并對其中三個(gè)大類的詳細(xì)分類進(jìn)行了闡述。在檔案分類采集的基礎(chǔ)上，采取校院二級管理模式，輔以電子檔案庫的建設(shè)，能提高檔案管理效率和再利用價(jià)值，也能服務(wù)于學(xué)校審核評估。

關(guān)鍵詞：審核評估；審核要素；狀態(tài)數(shù)據(jù)；檔案分類；

【中圖分類號】G642.4

引言

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、影像等原始記錄，通過有效利用教學(xué)檔案，能更好的為學(xué)校管理和教學(xué)服務(wù)，教學(xué)檔案也是學(xué)校參加教學(xué)或?qū)I(yè)評估等的重要憑證。但隨著高等教育的發(fā)展、高校的擴(kuò)招，學(xué)科專業(yè)數(shù)增加，教師、學(xué)生人數(shù)成倍增長，教學(xué)過程產(chǎn)生的各種資料呈幾何數(shù)量級增長，如何有效管理這些數(shù)量龐大、種類繁多、存儲(chǔ)形式多樣的教學(xué)檔案，并充分開發(fā)利用這些檔案的價(jià)值，成為擺在檔案管理工作者面前的難題。本文結(jié)合本科教學(xué)工作審核評估和全國高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集，對教學(xué)檔案分級分類管理及再利用進(jìn)行了探討。

1 本科教學(xué)檔案分類依據(jù)

本科教學(xué)工作審核評估是“五位一體”評估制度中的一種模式，是促進(jìn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，服務(wù)學(xué)校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要手段。審核評估有“定位與目標(biāo)、師資隊(duì)伍、教學(xué)資源、培養(yǎng)過程、學(xué)生發(fā)展、質(zhì)量保障”6個(gè)審核項(xiàng)目+1個(gè)自選特色項(xiàng)目，6個(gè)審核項(xiàng)目又劃分為24個(gè)審核要素。

教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫是教育部利用信息技術(shù)建立的本科教學(xué)工作及其質(zhì)量常態(tài)數(shù)據(jù)庫，通過年度常態(tài)采集，可為學(xué)校、教育行政主管部門決策提供數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)也能服務(wù)于審核評估，狀態(tài)數(shù)據(jù)庫形成的分析報(bào)告能向?qū)徍嗽u估專家組呈現(xiàn)學(xué)校的客觀現(xiàn)狀，有助于專家確定考察重點(diǎn)，也為審核評估報(bào)告的撰寫提供數(shù)據(jù)支撐。教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)分為7類：學(xué)?；拘畔ⅰW(xué)?；緱l件、教師信息、學(xué)科專業(yè)、人才培養(yǎng)、學(xué)生信息、教學(xué)管理與質(zhì)量監(jiān)控。

除教學(xué)活動(dòng)外，教學(xué)評估主要是依據(jù)評估體系查閱相關(guān)教學(xué)檔案，完整的教學(xué)檔案是學(xué)校通過評估的前提條件，因此本文的教學(xué)檔案分類主要依據(jù)是本科教學(xué)工作審核評估，同時(shí)兼顧年度教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)采集的需求。

2 本科教學(xué)檔案分類

借鑒審核評估的6個(gè)審核項(xiàng)目將教學(xué)檔案分為六大類：管理文件、師資隊(duì)伍、教學(xué)資源、培養(yǎng)過程、學(xué)生發(fā)展、質(zhì)量保障，每個(gè)大類下依據(jù)教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)設(shè)若干分類，一方面能方便審核評估時(shí)專家調(diào)閱檔案，另一方面確保狀態(tài)數(shù)據(jù)無缺漏。本文選取管理文件、師資隊(duì)伍、教學(xué)資源三個(gè)大類闡述分級分類及管理方法。

2.1 管理文件

管理文件類主要收集國家、省級以及學(xué)校為保障正常的教學(xué)秩序而制定的一系列文件及規(guī)章制度。管理文件類下設(shè)二級類目6個(gè)：國家及省級有關(guān)文件；綜合管理；教學(xué)建設(shè)與教學(xué)改革；教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控；實(shí)踐教學(xué)；教務(wù)及考務(wù)。每個(gè)二級類目下根據(jù)學(xué)校情況設(shè)三級目錄。

2.2 師資隊(duì)伍

師資隊(duì)伍類檔案包括學(xué)校的師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃及實(shí)施情況、學(xué)校高層次人才、學(xué)校高層次研究團(tuán)隊(duì)、教師基本信息、教師發(fā)展與服務(wù)、教師成果、教師教學(xué)記錄七個(gè)二級子類目，每個(gè)二級子類目包括的內(nèi)容見圖2。

2.3 教學(xué)資源

教學(xué)資源的審核要素包括教學(xué)經(jīng)費(fèi)、教學(xué)設(shè)施、專業(yè)設(shè)置、課程資源及社會(huì)資源5項(xiàng)，相應(yīng)檔案也可按照5類設(shè)置子類目，每個(gè)子類目的具體類目見圖3.

3 電子檔案庫建設(shè)建議

在檔案分類的基礎(chǔ)上，可將檔案分為校、院二級管理，由校級檔案部門制定管理制度，規(guī)定每類檔案收集的具體內(nèi)容、保存方式，全校性的檔案由校級檔案部門管理，而學(xué)院產(chǎn)生的各類文件、教學(xué)過程資料等則由二級單位根據(jù)管理規(guī)定自主管理。為提高檔案完整性、準(zhǔn)確性以及再利用價(jià)值，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)電子檔案庫，為師生提供更好的服務(wù)是新形勢下檔案管理必然的途徑。電子檔案庫建設(shè)并不是簡單的將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔保存，電子文檔并不能完全替代原始手寫的檔案和紙質(zhì)打印文檔。電子檔案庫的建設(shè)有2方面：一方面是為紙質(zhì)檔案建立檔案目錄，供師生查詢；另一方面借助計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)為使用者提供電子檔案的保存、查詢、下載、統(tǒng)計(jì)等提供支持。

結(jié)論

以審核評估要素及教學(xué)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)為依據(jù)對教學(xué)檔案進(jìn)行分類，對規(guī)范高校教學(xué)檔案管理有重要意義，電子檔案庫的建設(shè)能提高檔案準(zhǔn)備性，提高檔案利用率。

參考文獻(xiàn)

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