淺析檔案安全防護(hù)和應(yīng)急管理

李偉

摘 要：檔案作為社會(huì)主要的信息來源，對(duì)檔案進(jìn)行安全管理工作的實(shí)施在整個(gè)檔案管理有著重要的意義。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案做好管理工作，才能夠給檔案儲(chǔ)存工作帶來益處。目前，由于我國檔案還沒有與信息現(xiàn)代化完全的接軌，大部分檔案的管理模式還是通過以往儲(chǔ)存的形式存在。因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案做好恰當(dāng)?shù)臋z查工作，并且倘若發(fā)現(xiàn)問題能夠得到及時(shí)的解決。本篇文章主要對(duì)庫房中所儲(chǔ)存的檔案作為研究對(duì)象，對(duì)影響檔案發(fā)生安全等相關(guān)問題做出合理的探討，并且提出相關(guān)的處理方式，提供給需要人員，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案安全防護(hù)；應(yīng)急管理；相措施

檔案對(duì)于國家來說起著重要的作用，作為重要的資源，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的安全防護(hù)以及相應(yīng)的應(yīng)急措施做好恰當(dāng)?shù)奶幚?。在生活中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的保護(hù)方面做好工作，并且能夠定期檢查檔案的安全情況，特別針對(duì)在庫房里面的檔案要引起重視，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)明確安全管理制度以及出現(xiàn)情況如何解決的有關(guān)方案，從而在很大程度上來保障庫房具有一定的安全性以及環(huán)境的良好，這樣才能從整體上提高檔案安全管理工作的實(shí)施，為推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)做出貢獻(xiàn)，筆者根據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)總結(jié)相關(guān)建議，提供給相關(guān)人員借鑒，以下是筆者結(jié)合實(shí)際情況總結(jié)出來的幾點(diǎn)解決措施，僅供參考。

1 人員進(jìn)出庫制度

相關(guān)人員在對(duì)檔案安全進(jìn)行管理過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)人員進(jìn)出庫的情況做好嚴(yán)格的控制。由于檔案庫房在整個(gè)檔案管理中起到了重要的作用，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合部門實(shí)際情況，從而制定出一定恰當(dāng)?shù)姆桨竵砻鞔_進(jìn)出庫的規(guī)章制度；管理人員不能對(duì)不是本部門的人員隨意進(jìn)出庫房；假如工作期間出現(xiàn)臨時(shí)的情況，有人員進(jìn)出一定最好登記工作；相關(guān)人員不能夠在工作期間做與工作相悖的事，比如：吃飯、玩手機(jī)等。相關(guān)人員在下班之前應(yīng)當(dāng)事先對(duì)庫房里的水電、門窗等進(jìn)行檢查，確定萬無一失方可離開。管理人員一定要按照進(jìn)出庫進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，從而在最大程度上保障檔案的安全。

2 庫房溫濕度控制

檔案庫房中對(duì)溫度與濕度的變化標(biāo)準(zhǔn)比較高，由于溫度和濕度的變化會(huì)對(duì)檔案的整體品質(zhì)產(chǎn)生影響，減少其使用時(shí)間。因此，管理人員可以適當(dāng)?shù)脑趲旆坷锩娣胖孟鄳?yīng)的設(shè)備，并且定期的對(duì)庫房里面的溫度與濕度進(jìn)行檢查，檢查是否達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。通常情況下，檔案庫房保持在大概16度為宜，濕度應(yīng)當(dāng)不超過60%，不小于45%最為合適。倘若溫度或者是濕度發(fā)生異常的現(xiàn)象，那么管理人員就應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間采取相應(yīng)的處理方式，從而恢復(fù)到正常的狀態(tài)。相關(guān)部門可以采取適當(dāng)?shù)脑O(shè)備防止在大型庫房中，能夠提高檔案溫、濕度具有一定的平衡性，從而延長檔案使用的時(shí)間。

3 庫房“八防”措施

在進(jìn)行檔案庫房安全防護(hù)管理工作時(shí)，應(yīng)首要從八個(gè)方面注意，這八個(gè)方面被稱為庫房“八防”措施，具體防護(hù)手段如下：

3.1 防火措施

檔案庫房防火是重中之重，因?yàn)闄n案大部分為紙質(zhì)，具有易燃性，火災(zāi)隱患大。因此，檔案庫房一定要注重火災(zāi)防護(hù)工作。經(jīng)常檢修庫房內(nèi)的電路，防止因電路老化等問題造成的火災(zāi)的發(fā)生；安裝火災(zāi)報(bào)警器和設(shè)立相關(guān)的火災(zāi)預(yù)警制度；在庫房內(nèi)配備足夠的消防器材和滅火設(shè)備；檔案庫房內(nèi)實(shí)行禁煙制度等。

3.2 防水措施

檔案庫房應(yīng)該建立在干燥的環(huán)境下，盡量設(shè)置在辦公區(qū)的高層，遠(yuǎn)離低地勢(shì)；庫房內(nèi)不設(shè)供水管道；檔案管理工作人員盡量不要在庫房內(nèi)喝水，以防損壞檔案。

3.3 防潮措施

檔案庫房管理工作人員應(yīng)該嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現(xiàn)象的出現(xiàn)，保障檔案庫房的通風(fēng)性良好，經(jīng)常對(duì)庫房進(jìn)行防潮處理，確保檔案庫房的干燥通風(fēng)。

3.4 防蟲措施

在檔案庫房防蟲上應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：首先在檔案庫房的選址時(shí)，最好遠(yuǎn)離潮濕陰暗的環(huán)境，遠(yuǎn)離易產(chǎn)生蟲害的廚房、貨倉等地；其次，在進(jìn)行檔案入庫前，要對(duì)庫房進(jìn)行防蟲害預(yù)處理，在角落內(nèi)放置驅(qū)蟲藥物，做好預(yù)防措施；最后，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害現(xiàn)象，要及時(shí)處理，對(duì)受害的檔案也要進(jìn)行處理，盡最大可能的減少損失。

3.5 防光措施

光的直接照射對(duì)檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)變脆，壽命降低。檔案庫房應(yīng)盡量建設(shè)在沒有窗戶的房屋內(nèi)，減少光照。如若，庫房內(nèi)設(shè)有小窗戶或通風(fēng)窗戶，也應(yīng)該安裝遮光板或者防紫外線直射窗簾，盡最大可能的減少光照。檔案工作人員在工作時(shí)也應(yīng)該減少使用大光源，盡量減少光輻射。

3.6 防塵措施

灰塵會(huì)對(duì)檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對(duì)檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應(yīng)該經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行清理，保持其清潔度；盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施；減少人員的出入，避免帶來更多的灰塵。

3.7 防盜措施

檔案庫房應(yīng)該安裝防盜報(bào)警系統(tǒng)，設(shè)立安全預(yù)警機(jī)制；檔案管理工作人員進(jìn)出庫房要及時(shí)鎖好門窗并確保門窗的牢固性，發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時(shí)上報(bào)，及時(shí)解決。

4 定期檢查、清點(diǎn)檔案

檔案人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)該遵循相關(guān)工作制度和規(guī)范定期對(duì)庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)工作。在進(jìn)行檢查、清點(diǎn)工作時(shí)要注意以下幾個(gè)方面：檔案是否存在缺失、潮濕等現(xiàn)象；庫房內(nèi)是否存在安全隱患；檔案數(shù)量是否正確無誤，調(diào)出及借用的檔案是否手續(xù)齊全，是否有尚未歸還的檔案。

5 檔案應(yīng)急管理

檔案中的應(yīng)急管理起著重要的作用。應(yīng)急管理可以理解為是在發(fā)生災(zāi)害的情況下，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間對(duì)信息資源做出搶救工作，能夠在一定程度上避免災(zāi)害所造成的損害。相關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理過程中，管理部門要依據(jù)部門的實(shí)際情況制定合理的解決措施，并且對(duì)人員做好培訓(xùn)工作，從而提高相關(guān)人員處理緊急情況的能力。相關(guān)部門在對(duì)檔案進(jìn)行應(yīng)急管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)先將重要的資源做好備份工作，確保檔案具有一定的安全性，倘若在發(fā)生災(zāi)害的情況下，那么就應(yīng)當(dāng)先搶救重要的資源；相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)人員做好分配工作，依據(jù)出現(xiàn)的情況采取不同的營救方式，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)當(dāng)成立搶救小組，并且很好的參與指導(dǎo)工作中，與其他不同的部門之前進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行搶救工作；相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間對(duì)將要威脅到的檔案進(jìn)行搶救，避免出現(xiàn)侵蝕的情況等。

結(jié)束語

通過以上內(nèi)容的整體論述，可以看出檔案在我國起著重要的作用，檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著一定的意義。因此，管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)安全防護(hù)引起一定的重視。在生產(chǎn)與生活的發(fā)展中，相關(guān)人員還應(yīng)該對(duì)防護(hù)措施做出詳細(xì)的探討，在實(shí)際情況下積累經(jīng)驗(yàn)，從而找到恰當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，進(jìn)而對(duì)安全防護(hù)工作做出貢獻(xiàn)，推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)的繁榮富強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)

[1]彭紅.檔案管理與信息化建設(shè)[J].河南科技，2011（13）.

[2]黃曉艷.淺談保障檔案安全的管理措施[J].中國科技信息，2010（09）.