淺談企業(yè)人事檔案信息化管理

劉愛云

摘 要：檔案是社會發(fā)展過程中所形成的重要資料，不同單位組織所形成的檔案內(nèi)容不相同，對單位的發(fā)展有重要的意義。建筑企業(yè)檔案主要包括建筑領(lǐng)域的相關(guān)技術(shù)檔案、知識檔案，也包括企業(yè)其他行政工作以及人事工作檔案，本文對建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性以及信息時代人事檔案管理的策略進(jìn)行分析與探討，旨在提高建筑企業(yè)人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人事檔案；建筑企業(yè)；管理策略

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從在從事各種工作與活動中所形成的具有保存價值的歷史記錄，對單位的發(fā)展、單位的建設(shè)、科研研究、文化傳承等都有重要作用。在建筑企業(yè)發(fā)展過程中檔案的重要性體現(xiàn)得越來越明顯，人事檔案是企業(yè)內(nèi)部的人員信息資料，是企業(yè)進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù)，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中一般采用紙質(zhì)手段對檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致很多資料不能被充分利用，有的檔案資料出現(xiàn)丟失、損壞等。隨著建筑企業(yè)不斷發(fā)展，建筑企業(yè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，人員數(shù)量越來越多，人員結(jié)構(gòu)也越來越復(fù)雜，因此加強(qiáng)人事檔案創(chuàng)新管理具有十分重要的作用。信息化時代必須要積極加強(qiáng)對人事檔案管理模式的創(chuàng)新，借助信息技術(shù)手段、檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)人員進(jìn)行規(guī)范化管理，充分利用企業(yè)人力資源，提高建筑企業(yè)核心競爭力。

1 建筑企業(yè)人事檔案的作用

建筑企業(yè)人力資源管理是建筑企業(yè)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，建筑企業(yè)人員眾多，員工結(jié)構(gòu)組成比較復(fù)雜，技術(shù)人員、安全管理人員、項目經(jīng)理等，對不同崗位的人員需要不同的職業(yè)需求，在企業(yè)發(fā)展過程中，人員的變動也比較頻繁，尤其是一些技術(shù)人員的入職與離職，人事檔案也需要及時更新，以便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者能夠及時掌握企業(yè)人力資源情況，為企業(yè)招聘新的員工提供重要的數(shù)據(jù)支持。人事檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的重要資料，為人力資源管理工作提供充足的依據(jù)和信息，提高建筑企業(yè)人力資源管理水平。

2 建筑企業(yè)人事檔案信息化管理策略

（一）健全檔案管理制度

在建筑企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展過程中，制度是保障。信息化管理與傳統(tǒng)的人工管理模式不同，信息化管理采用計算機(jī)信息技術(shù)對各種檔案信息進(jìn)行處理，是對傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新，對此，要加強(qiáng)管理制度的完善。首先，應(yīng)該要按照信息化要求，對建筑企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，對建筑企業(yè)發(fā)展過程中的各種人事檔案進(jìn)行分類管理，提高管理水平。例如對人事建筑企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理的時候，可以通過軟件抓取功能，將工作人員的各種基本信息抓取出來，整合成統(tǒng)一的表格，便于人事建筑企業(yè)人事檔案的管理、查詢等。其次，要實現(xiàn)統(tǒng)一管理，要積極調(diào)動建筑企業(yè)的各個部門，為人事檔案管理服務(wù)。在建筑企業(yè)內(nèi)部，部分繁多，工作任務(wù)較重，內(nèi)部的各個部門之間應(yīng)該要加強(qiáng)聯(lián)系，對各項工作進(jìn)行落實，在人事檔案管理過程中還應(yīng)該要對數(shù)字化人事檔案的管理規(guī)范的制定，對數(shù)字化人事檔案的形式、內(nèi)容、存儲方式等進(jìn)行規(guī)定，從而使得建筑企業(yè)人事檔案管理部門能夠按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對各種人事檔案進(jìn)行采集、處理、存儲。第三，建立數(shù)據(jù)庫。在人事檔案信息化管理過程中，由于人事檔案信息越來越多，因此必須要建立完整的數(shù)據(jù)庫，對人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一保存，進(jìn)行集中化管理，并且要對企業(yè)內(nèi)部的成員權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，從而確保不同權(quán)限的成員可以具有對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問的權(quán)限。

（二）加強(qiáng)人事檔案安全管理

建筑企業(yè)人事檔案是建筑企業(yè)發(fā)展過程中的各種人事信息、資源的匯總，在信息化管理過程中，由于采用計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理，各種信息通過互聯(lián)網(wǎng)傳播，因此面對的安全隱患也比較嚴(yán)重。比如建筑企業(yè)人事檔案信息被泄露，對于建筑企業(yè)的發(fā)展會產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。在信息時代，信息泄露成為企業(yè)發(fā)展過程中一個不可避免的重要威脅，對此，在人事檔案信息化管理過程中還應(yīng)該要加強(qiáng)安全管理，對各種安全漏洞進(jìn)行防范。為了實現(xiàn)安全管理，應(yīng)該要加強(qiáng)對各種計算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，都可以在建筑企業(yè)人事檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)用，對的各種建筑企業(yè)人事檔案信息進(jìn)行妥善保管。另外，對于不同等級的建筑企業(yè)人事檔案要實施不同的管理，比如一些機(jī)密建筑企業(yè)人事檔案，要進(jìn)行絕密保存，一些非機(jī)密建筑企業(yè)人事檔案，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開查閱。

（三）組建高素質(zhì)管理隊伍

建筑企業(yè)人事檔案管理水平與檔案管理人員的能力有很大關(guān)系，人事檔案管理人員要借助各種通信技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)對建筑企業(yè)的各種人事檔案資料進(jìn)行管理和利用，為建筑企業(yè)的發(fā)展提供更多幫助。就當(dāng)前實際情況而言，建筑企業(yè)的人事檔案管理人員的綜合能力水平不高，尤其是信息化意識不足，對各種信息技術(shù)的掌握能力不夠，因此對建筑企業(yè)人事檔案管理的信息化發(fā)展產(chǎn)生阻礙。在建筑企業(yè)人事檔案管理過程中，為了實現(xiàn)信息化管理，則必須要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，首先應(yīng)該要組建一支專業(yè)的檔案管理隊伍，招聘更多專業(yè)人員充實管理隊伍，還可以多與高校合作，招聘一些綜合能力素養(yǎng)高的大學(xué)生充實檔案管理隊伍，確保檔案管理人員能夠發(fā)散思維，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。其次，在日常工作中要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，尤其是一些工作年限較長的檔案工作人員，其管理理念受到傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)模式的影響，對信息技術(shù)的掌握不多，因此對人事檔案信息化管理有一定阻礙。對此，要定期對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括對技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，集中在各種信息化技術(shù)以及信息技術(shù)的教育以及人事檔案管理人員的責(zé)任感、使命感以及職業(yè)道德教育方面，提高建筑企業(yè)人事檔案管理水平。

3 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的人事檔案大多采用紙質(zhì)化、人工化管理模式，人事檔案容易丟失和損壞，在信息化時代，建筑企業(yè)人事檔案管理也要逐漸從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，加?qiáng)對數(shù)字化人事檔案的利用。針對當(dāng)前建筑企業(yè)人事檔案信息化管理現(xiàn)狀，必須要積極加強(qiáng)對各種信息化技術(shù)的教育，引導(dǎo)建筑企業(yè)檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想，借助各種信息技術(shù)、多媒體技術(shù)進(jìn)行人事檔案規(guī)范化管理。

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