水利工程勘察設(shè)計(jì)電子檔案的管理和利用

李紅艷

摘要：水利勘測(cè)設(shè)計(jì)中的電子檔案是在水利勘測(cè)設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的文字、圖形、圖像和表格等記錄，并且能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理、被存在磁盤、光盤、U盤等介質(zhì)上，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)字代碼序列及其相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟硬件說(shuō)明。現(xiàn)今，所在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)工作的效率愈來(lái)愈高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的需要?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了信息化的發(fā)展，為了促進(jìn)水利工程行業(yè)得到良好的發(fā)展，意識(shí)到電子檔案對(duì)水利工程行業(yè)的重要性，需要將信息化融入水利工程行業(yè)中來(lái)，確保電子檔案管理的合法性和合理性，強(qiáng)化管理的職能，使電子檔案得到良好的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：水利工程；勘察設(shè)計(jì)；電子檔案；管理

一、水利勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的主要內(nèi)容和特點(diǎn)分析

（一）主要特點(diǎn)

水利勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案有很多的特點(diǎn)，主要包括以下幾點(diǎn)：第一，電子檔案的組成部分比較多，而且電子檔案的系統(tǒng)性和完整性也比較強(qiáng)，其中的文本表格和圖形都是檔案的重要組成部分。第二，電子檔案具有階段性的特點(diǎn)，因?yàn)?，水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)包括很多個(gè)階段，主要有勘測(cè)和規(guī)劃階段，同時(shí)還包括初步設(shè)計(jì)階段，還有施工研究階段，最后一個(gè)階段是竣工階段，這幾個(gè)階段都可以在電子檔案中體現(xiàn)出來(lái)，因此，電子水利工程勘測(cè)電子檔案具有階段性的特點(diǎn)。第三，指的是專業(yè)性特點(diǎn)，因?yàn)樗こ炭睖y(cè)設(shè)計(jì)本身的專業(yè)性就比較強(qiáng)，所以要想完成整個(gè)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)必須要有相關(guān)技術(shù)人員的支持與配合，促進(jìn)水利工程勘測(cè)的順利進(jìn)展，這樣決定了其文件和電子檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)。第四，水利工程勘察電子檔案還具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)主要是為水利施工提供相應(yīng)的服務(wù)，所以，在實(shí)際的施工過(guò)程中會(huì)遇到變更的情況，面對(duì)這種情況，需要對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的設(shè)計(jì)，從而保證設(shè)計(jì)的準(zhǔn)確性和適時(shí)性。

（二）勘測(cè)設(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)特征

水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)作為施工之間的設(shè)計(jì)，因此在具體的施工過(guò)程中由于種種原因，常常會(huì)出現(xiàn)一些設(shè)計(jì)的變更。如：對(duì)文件和圖紙進(jìn)行修改或者補(bǔ)充，甚至還會(huì)出現(xiàn)一些不適應(yīng)勘測(cè)設(shè)計(jì)的圖紙而丟失不用。電子檔案能夠使得勘測(cè)設(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)性更加的快速與精確。

二、水利工程勘察設(shè)計(jì)電子檔案面臨的問題

（一）管理模式不規(guī)范

由于電子檔案在水利工程行業(yè)應(yīng)用的時(shí)間相對(duì)較短，沒有形成統(tǒng)一的檔案管理模式，電子檔案管理的內(nèi)容不符合水利工程檔案管理的要求。盡管水利工程行業(yè)已經(jīng)意識(shí)到了電子檔案管理對(duì)水利工程行業(yè)發(fā)展的重要性，并且在設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部運(yùn)用了該系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，但是對(duì)各項(xiàng)功能了解得不全面，電子檔案的優(yōu)越性沒能充分地展現(xiàn)出來(lái)，相關(guān)的檔案管理模式不規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)檔案破損、失效和泄密問題。

（二）檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較落后

電子檔案的管理區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，它的出現(xiàn)和應(yīng)用將對(duì)管理的概念、管理的形式和管理的方法提出新的挑戰(zhàn)。過(guò)去的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)如今的電子檔案管理，普遍的認(rèn)為電子文件很難轉(zhuǎn)化為電子檔案，原因主要是因?yàn)樗劳杏趬勖婚L(zhǎng)、易被修改和復(fù)制的載體。對(duì)電子檔案的保存持有懷疑心理，在水利工程勘測(cè)過(guò)程中并沒有因?yàn)殡娮訖n案的出現(xiàn)而獲得改觀，紙質(zhì)檔案與電子檔案仍需要同時(shí)保存，不僅沒有減輕工作量，相反還會(huì)增加工作的負(fù)擔(dān)。這些都使得水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的檔案管理人員對(duì)電子檔案并沒有想象上的熱衷。且對(duì)于大部分管理人員來(lái)說(shuō)，都普遍的缺乏相應(yīng)計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的知識(shí)，并且同行業(yè)中也未形成相應(yīng)的模式，這些都阻礙了水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的電子檔案管理的發(fā)展。

三、水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理和利用

（一）電子檔案的收集管理

電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，更容易丟失或者是修改，所以需要對(duì)水利工程勘測(cè)電子檔案進(jìn)行必要的管理和控制，確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，同時(shí)進(jìn)一步提高電子檔案的完整性。水利工程勘測(cè)電子檔案主要是對(duì)勘察設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并對(duì)水利工程設(shè)計(jì)中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)合理的管理和控制，最后對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，但是需要注意的是，應(yīng)該保證信息數(shù)據(jù)的可靠性和完整性。

（二）電子檔案鑒定管理

加強(qiáng)對(duì)工程勘察設(shè)計(jì)電子檔案的鑒定，能夠確保電子檔案的真實(shí)性，防篡改，提升電子檔案的價(jià)值。電子檔案的鑒定與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案鑒定內(nèi)容具有一致性，需要確保對(duì)內(nèi)容和形式進(jìn)行深入地分析，明確里面存在的主要內(nèi)容。應(yīng)該利用職能鑒定法對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，能夠確保鑒定的合理性和合法性，展現(xiàn)出電子檔案的應(yīng)用價(jià)值。

（三）水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的利用

電子檔案的產(chǎn)生給檔案的利用帶來(lái)了前所未有的新特點(diǎn)，電子檔案的利用不僅給技術(shù)人員提供了最大的便利。電子檔案能夠使得工程勘測(cè)設(shè)計(jì)能夠在最短的時(shí)間內(nèi)迅速的檢測(cè)到所需要的信息，不僅提高了檔案的利用速度和調(diào)查準(zhǔn)確率，并且在電子文件時(shí)代，對(duì)外服務(wù)方式有了很大的變化。電子檔案改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，它能夠使得檔案在許多終端上得到顯示，不僅打破了檔案份數(shù)的限制，而且還打破了時(shí)間、地點(diǎn)的限制。電子檔案可以提高其利用率，此外還可以鏈接。通過(guò)一個(gè)網(wǎng)站可以進(jìn)入到其他網(wǎng)站，并且利用者也可以在任何地方通過(guò)計(jì)算機(jī)查到電子檔案。

四、結(jié)束語(yǔ)

伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快，水利工程行業(yè)電子檔案管理水平也在不斷地提高，檔案管理人員需要提高自身的專業(yè)技能，明確電子檔案的管理方法，嚴(yán)格按照電子檔案的管理原則開展各項(xiàng)檔案管理工作，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建合理的檔案管理制度，確保檔案管理方法的合理性和合法性，為水利工程勘察設(shè)計(jì)的檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)，為水利工程的發(fā)展提供信息保障。

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