中國平煤神馬集團招標采購監(jiān)管信息化建設探討

賀杰

摘要：當前集團企業(yè)招標采購管理工作面臨著極大的壓力和嚴峻的挑戰(zhàn)，為此，通過對中國平煤神馬集團招標采購監(jiān)管中的問題以及加強監(jiān)管信息化建設的重要性進行分析，提出了該企業(yè)招標監(jiān)管信息系統(tǒng)的設計框架與具體措施，以提升招標采購管理的綜合效益，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：集團企業(yè)；招標采購；監(jiān)管信息化

中圖分類號：F25

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.15.023

中國平煤神馬集團作為國內(nèi)大型煤炭、尼龍化工、新能源生產(chǎn)基地，集團旗下子公司、分公司眾多，經(jīng)營業(yè)務繁雜，眾多子、分公司間網(wǎng)絡關(guān)系復雜，物資采購管理工作涉及面廣、采購內(nèi)容繁多、采購類型多樣、采購環(huán)節(jié)多且要求高，采購管理工作面臨極大的壓力和嚴峻的挑戰(zhàn)。同時，在招投標工作管理領域，國家出臺了一系列政策法規(guī)，如《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法實施條例》、《河南省省管企業(yè)招標采購監(jiān)督管理辦法》、《中華人民共和國電子簽名法》等，為招投標工作的規(guī)范化管理提供了法律依據(jù)，也為行業(yè)、企業(yè)開展基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化管理提供了法律保障。因此，企業(yè)通過提升采購管理工作的信息化水平以及采購工作的規(guī)范化水平已經(jīng)成為當前企業(yè)發(fā)展面臨的緊迫任務。

1招標采購監(jiān)管中面臨的主要問題

1.1招標采購監(jiān)管工作有待進一步加強

《中國平煤神馬集團招標管理辦法》（中平〔2016〕197）文件下發(fā)后，集團招標采購的監(jiān)管范圍從設備、工程、服務等領域急劇擴大到材料、運輸?shù)阮I域，招標采購擴大到非招標采購等不同采購方式，監(jiān)管的領域和范圍更加廣闊，招標采購監(jiān)管難度進一步加大。而目前的招標采購流程一定程度上存在不規(guī)范現(xiàn)象，由于監(jiān)管工作信息化程度低，難以對繁多的采購項目做到有效的事前規(guī)范、事中監(jiān)管與事后評估，迫切需要更新管理理念，加強監(jiān)管意識，建設一套完善和高效的信息化監(jiān)管系統(tǒng)，提升招標采購監(jiān)管水平。

1.2招標采購的運行效率有待提升

招標采購從計劃編制、技術(shù)審核、招標采購到合同簽訂，涉及到計劃部門、財務部門、技術(shù)部門、采購部門、主管部門和招標公司等多個部門，一套程序下來最起碼要兩、三個月，采購周期較長，投入的人力、物力巨大。

1.3內(nèi)部交易成本需進一步降低

現(xiàn)有采購系統(tǒng)中，交易信息透明度低，內(nèi)部采購產(chǎn)品、價格信息共享程度低，一定程度上造成內(nèi)部采購價格普遍較高；同時，內(nèi)部供應聯(lián)絡信息獲取不便，一定程度上影響內(nèi)部采購效率、增加了內(nèi)部采購成本。有必要通過提升信息化管理水平提升內(nèi)部采購信息的共享度和透明度，提升內(nèi)部采購效益、降低成本。

1.4招標采購的不確定風險較高

一是外部的不確定風險。一方面，現(xiàn)有招標采購系統(tǒng)中，由于對供應商資質(zhì)、信用、與公司交易關(guān)系質(zhì)量等信息管理不足，一定程度上影響到招標采購對供應商選擇的主動性和對優(yōu)質(zhì)供應商的判斷，當經(jīng)濟處在下行周期，公司資金無法跟上時，招標采購工作更是被動，甚至發(fā)生流標現(xiàn)象。另一方面，由于招標采購管理信息化程度低，難以對招標采購價格等歷史數(shù)據(jù)進行有效的匯總分析，難以總結(jié)分析招標采購趨勢狀態(tài)，過往的招標采購經(jīng)驗難以得到有效利用，不利于規(guī)避外部風險。二是內(nèi)部的不確定風險。由于信息共享度低、信息不透明，內(nèi)容招標采購工作及監(jiān)管工作一定程度上都存在風險環(huán)節(jié)，由于相關(guān)交易信息缺乏導致產(chǎn)業(yè)內(nèi)部銜接不暢也一定程度上帶來經(jīng)營風險。

2招標采購監(jiān)管信息化建設的必要性

采購管理是企業(yè)規(guī)范業(yè)務流程、優(yōu)化供應鏈、控制成本、提升效益的重要組成部分，也是為進一步提升該企業(yè)采購管理水平及成效，依據(jù)上述企業(yè)招標采購中面臨主要問題，本文提出建立以風險防范和效益提升為目標的招標采購監(jiān)管信息系統(tǒng)的重要意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1防范風險，有效提升采購工作的監(jiān)管水平

以專業(yè)的采購管理信息化系統(tǒng)實現(xiàn)采購管理流程的規(guī)范化、透明化，可以很方便地跟蹤監(jiān)控采購過程，隨時查詢采購結(jié)果，并實現(xiàn)過程及結(jié)果信息的共享，從而有效提升對采購工作的監(jiān)管力度，避免出現(xiàn)招投標工作存在的不規(guī)范甚至違規(guī)違紀現(xiàn)象，加強集團監(jiān)管的能力。

2.2優(yōu)化流程，提升采購工作及其管理效率

通過采用專業(yè)的采購管理信息化系統(tǒng)，采購各環(huán)節(jié)規(guī)范運作，加強對采購流程關(guān)鍵節(jié)點的控制，明確各環(huán)節(jié)責任人、限定各環(huán)節(jié)運作時間，完善采購工作及其管理工作的及時性、運作流程銜接的流暢性，從而有效提升采購工作及其管理工作效率。同時，由于信息化管理水平的提升，大大提升采購工作的運行狀態(tài)及采購結(jié)果查詢、應用的便利性，從而使采購管理工作能夠更有針對性、更加有效地在統(tǒng)攬全局的基礎上做好監(jiān)督管理和優(yōu)化提升。

2.3加強協(xié)同，有效提升內(nèi)部效益

其一，專業(yè)的采購信息管理系統(tǒng)集成了集團內(nèi)各企業(yè)的產(chǎn)品種類及價格信息，并客觀記錄和保存了內(nèi)部采購的歷史資料，有助于集團內(nèi)部產(chǎn)業(yè)鏈中各環(huán)節(jié)間生產(chǎn)與需求之間平衡協(xié)同，也有助于供求雙方優(yōu)化采購和供應策略，提升產(chǎn)業(yè)間的協(xié)同效應。其二，系統(tǒng)內(nèi)集成了集團內(nèi)部各企業(yè)經(jīng)營管理及網(wǎng)絡聯(lián)系的相關(guān)信息，使內(nèi)部的網(wǎng)絡聯(lián)系更為便捷，為產(chǎn)業(yè)協(xié)同提供構(gòu)建良好的管理環(huán)境，提升協(xié)同的及時性和有效性。

2.4信息共享，有效降低交易成本

其一，系統(tǒng)內(nèi)集成了外部采購及內(nèi)部采購的完備信息，通過信息共享，使內(nèi)外部采購的產(chǎn)品、價格等信息透明化，加大內(nèi)部采購成本降低壓力傳導力度，使內(nèi)部供應價格逐漸降低。其二，系統(tǒng)內(nèi)記錄和儲存了歷次采購物品及價格，使新的采購項目決策有了準確、可靠的信息參考和采購交易條款參照，避免盲目開拓新的供應商帶來新的交易成本，提升交易成功的可能性和時效性，簡化交易流程。其三，系統(tǒng)集成了外部供應商的資質(zhì)、信用、產(chǎn)品及價格信息，并存儲了歷次達成交易的供應商的相關(guān)信息，對有效篩選合格供應商、判斷優(yōu)質(zhì)供應商提供了信息基礎，做到有效控制供應風險，降低交易成本。

3招標采購監(jiān)管信息化建設的框架體系

本文依據(jù)中國平煤神馬集團招標采購管理工作現(xiàn)狀及其中存在的主要問題，引入管理信息系統(tǒng)（MIS）對招標采購業(yè)務流程進行規(guī)范和優(yōu)化，提出一套科學、合理的招標采購監(jiān)管信息系統(tǒng)，從而有效控制采購風險、提升企業(yè)運營效益。如圖1所示，該系統(tǒng)主要包括以下功能模塊。

3.1計劃管理子模塊

該子模塊主要對集團內(nèi)各子公司、分公司等單位限額以上的招標采購需求進行集中管理。根據(jù)集團年度招標采購戰(zhàn)略規(guī)劃并依照集團招標采購管理制度，分業(yè)務板塊、分類別對各單位提出的招標采購需求計劃進行申報、審批、確認和調(diào)整，以及后續(xù)工作提醒，實現(xiàn)集團內(nèi)采購計劃的統(tǒng)一集中管理，通過統(tǒng)籌規(guī)劃，優(yōu)化資源配置，提升組織運行效率。

3.2招標管理子模塊

該子模塊主要提供招標信息查詢、招標文件發(fā)布、中標結(jié)果發(fā)布、招標進度提醒、招標公司與業(yè)主即時溝通，并提供相關(guān)法律法規(guī)、有關(guān)知識問答等服務，提升招標工作質(zhì)量和效率。

3.3評標管理子模塊

該模塊主要提供評標過程監(jiān)控（如視頻回放）、評標前后信息匯總等功能，加強評標過程管理的規(guī)范化，完善投標環(huán)節(jié)的透明度以及評標過程信息的安全性，提升監(jiān)管成效。

3.4合約管理子模塊

主要提供技術(shù)協(xié)議簽訂、商務合同簽訂、履約結(jié)果等相關(guān)工作狀態(tài)信息的上傳、查詢及統(tǒng)計功能，以及根據(jù)設定時限督促、提醒業(yè)主按進度簽約，便于過程跟蹤及結(jié)果管理。

3.5效果評價管理子模塊

主要提供采購方對采購產(chǎn)品、供應商服務質(zhì)量等評價功能，從而為新的采購項目的執(zhí)行提供有價值的決策參考信息，提升風險防范成效。

3.6大數(shù)據(jù)分析與預警子模塊

將系統(tǒng)中記錄的采購項目關(guān)鍵信息進行匯總、統(tǒng)計，并以圖表、動畫等形式予以生動化展示，便于各級主管部門及領導（省委巡視組、紀委、審計廳）的調(diào)閱、檢查，也為采購工作優(yōu)化提供準確、可靠的信息基礎。

3.7供應商管理子模塊

該子模塊主要分業(yè)務板塊、分類別集成外部供應商的資質(zhì)認證、信用、產(chǎn)品及價格信息，并記錄歷次達成交易的供應商相關(guān)信息，建立供應商黑名單數(shù)據(jù)庫、采購方對供應商產(chǎn)品及服務評價數(shù)據(jù)庫等，提供信息的錄入、查詢、對比分析等功能，幫助企業(yè)有效篩選合格供應商，準確判斷優(yōu)質(zhì)供應商，從而有效控制供應風險，降低交易成本。

3.8內(nèi)部產(chǎn)品庫管理子模塊

該子模塊主要提供集團內(nèi)部各下屬單位可供應物品的品類、價格、聯(lián)系方式，以及生產(chǎn)能力、產(chǎn)品庫存等信息的錄入、查詢、統(tǒng)計分析等功能，有效提升集團內(nèi)部產(chǎn)業(yè)協(xié)同管理

4招標采購監(jiān)管信息化實施的保障措施

4.1加強組織領導

成立項目實施領導小組和項目工作組，由集團企業(yè)改革管理部直接管理和負責執(zhí)行，依托地方高校成立項目研發(fā)團隊。集團公司相關(guān)領導提供協(xié)調(diào)和支持，業(yè)務工作人員提供準確的業(yè)務描述，項目組成員負責從企業(yè)管理的角度對業(yè)務流程進行規(guī)范和優(yōu)化并提供系統(tǒng)化的實施方案。參與各方各司其責、緊密配合，確保項目保質(zhì)保量完成。

4.2加強項目研發(fā)過程管理

項目組與企業(yè)相關(guān)部門、技術(shù)人員進行深入溝通，明確企業(yè)需求，做好項目研發(fā)方案、推進計劃和應變預案。研發(fā)過程中，加強項目進度監(jiān)控，加強溝通協(xié)調(diào)，確保各階段任務按期順利進行。同時，加強對有關(guān)人員的培訓指導，確保整個項目順利實施。

4.3為項目研發(fā)提供資源保障

確保項目研發(fā)所需資金按時到位，統(tǒng)籌調(diào)配項目研發(fā)所需其他人力及物資，為推進項目順利實施提供有力的資源支持。

總之，通過建立以風險防范和效益提升為目標的招投標采購監(jiān)管信息系統(tǒng)，有利于提升招標采購管理的效率，有利于提升采購的透明度，有利于企業(yè)采購成本的降低，進一步整合企業(yè)內(nèi)外部資源，把握市場機遇，提升企業(yè)綜合效益以及實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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