探析人事檔案管理信息化建設(shè)

劉馨遠(yuǎn)

【摘要】人事檔案管理是各級(jí)單位檔案管理中的重要內(nèi)容，現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理存在許多問(wèn)題，尤其是信息化水平較低。本文通過(guò)對(duì)人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)分析，提出了幾項(xiàng)意見(jiàn)建議。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化；問(wèn)題及對(duì)策

人事檔案管理工作的關(guān)鍵是建立科學(xué)合理健全的人事檔案管理制度，大體可以分為人事材料歸檔制度、查驗(yàn)核實(shí)制度、檔案資料傳遞制度、保密制度和統(tǒng)計(jì)制度五部分。這其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都對(duì)人事檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。其中，最為重要的查驗(yàn)核實(shí)制度不僅僅是指對(duì)于人事檔案資料真實(shí)性、完整性的核查。人事檔案信息化管理能夠提高管理效率和檔案使用，具有重要的研究意義。

一、 現(xiàn)階段人事檔案管理分析

（一）人事檔案管理存在的問(wèn)題。從事人事檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅應(yīng)具備較高的檔案管理技能，同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高?，F(xiàn)實(shí)中從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)主業(yè)出身，雖然在長(zhǎng)期的檔案管理過(guò)程中積累了一定的檔案管理能力，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)多數(shù)僅限于簡(jiǎn)單的應(yīng)用，缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的人事檔案過(guò)程中，不能快速準(zhǔn)確地完成信息的檢索和錄入。

信息化建設(shè)過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)是難以規(guī)避的存在，這也是進(jìn)行檔案管理所必需承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。在信息化人事檔案的建設(shè)中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴(yán)重的后果?，F(xiàn)階段對(duì)于人事檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，存在的安全隱患較多。

體制機(jī)制問(wèn)題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，人事檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了人事檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動(dòng)力。在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》已經(jīng)頒布并實(shí)施了一段時(shí)間，但是落實(shí)不足，也沒(méi)有相關(guān)的檔案管理細(xì)則以供參考。因此很多單位內(nèi)部并沒(méi)有形成一套完整的成體系的制度，在沒(méi)有具體實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，人事檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)期停步不前，多數(shù)單位的人事檔案信息化建設(shè)停留在口號(hào)中并沒(méi)有落實(shí)在具體的實(shí)踐上。

（二）人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足新時(shí)期發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案管理和保存難度大，而且更新不及時(shí)，人事調(diào)整，人員成果不能及時(shí)反映到紙質(zhì)檔案上，導(dǎo)致人事檔案陳舊，信息準(zhǔn)確性不高，而且難以對(duì)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行全面監(jiān)控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實(shí)現(xiàn)人事的信息化管理，不僅可以及時(shí)更新人事檔案，提高人事檔案的準(zhǔn)確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢(xún)、檢索效率低，而且反復(fù)查閱還會(huì)造成對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立相應(yīng)的人事檔案信息庫(kù)及檢索目錄，可以大大提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省人力、物力。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案對(duì)于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對(duì)與分析，因此，紙質(zhì)檔案的作用在人力資源的管理中經(jīng)常被忽略。但是經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)的檔案管理能實(shí)現(xiàn)快速的信息篩選和分類(lèi)對(duì)比，完成多個(gè)角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調(diào)整和人力資源配制提供依據(jù)。與此同時(shí)，在建立信息化的人事檔案的過(guò)程中，通過(guò)人事部門(mén)和其他部門(mén)的協(xié)調(diào)工作可以有效地提高整體工作效率，對(duì)于提高資源的整合能力具有突出作用。

二、人事檔案信息化建設(shè)措施分析

（一）增強(qiáng)安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限。其次，無(wú)關(guān)移動(dòng)存儲(chǔ)器不能與信息存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進(jìn)行定期升級(jí)。最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲(chǔ)管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體來(lái)看應(yīng)制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度和懲罰手段，明確具體負(fù)責(zé)人的責(zé)任和義務(wù)，落實(shí)安全責(zé)任制。

（二）重視系統(tǒng)的定期維護(hù)。人事檔案的信息化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，在此過(guò)程中需要對(duì)其進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，信息錄入完整詳細(xì)，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎(chǔ)。其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識(shí)，委派專(zhuān)職人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息更新和系統(tǒng)維護(hù)，人員變動(dòng)和成長(zhǎng)都是一個(gè)不斷變化的過(guò)程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。

（三）重視人事檔案的利用。人事檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個(gè)部分：人事信息收集和統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析。在信息收集和統(tǒng)計(jì)過(guò)程中應(yīng)對(duì)工作人員按照工作性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，并按照姓氏和編號(hào)分類(lèi)，然后依據(jù)人事部門(mén)和組織部門(mén)在人員入職、培養(yǎng)和工作中的具體表現(xiàn)建立個(gè)人電子檔案，主要包括學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力和獎(jiǎng)懲情況等。便于在后期的工作人員職稱(chēng)評(píng)定和升遷中進(jìn)行比對(duì)、同時(shí)在離退休人員辦理手續(xù)的過(guò)程中也能提供全面詳盡的信息。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案的信息化進(jìn)程不是一蹴而就的，需要各級(jí)單位負(fù)責(zé)人提高認(rèn)識(shí)，同時(shí)在管理的體制機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新，增強(qiáng)安全性、重視系統(tǒng)維護(hù)、充分開(kāi)發(fā)利用等是今后人事檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)領(lǐng)域。

【參考文獻(xiàn)】

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