試述檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)及提高

邢曉玲

【摘要】檔案管理人員應(yīng)該與時俱進(jìn)，全面提高職業(yè)道德素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)自身能力，更好地適應(yīng)新興的檔案管理模式，才能夠更好地服務(wù)于受眾。本文對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)展開了探討，提出了幾點(diǎn)提高檔案管理人員素質(zhì)的建議，希望能對檔案管理者有所啟發(fā)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；職業(yè)素養(yǎng)；職業(yè)技能；職業(yè)道德

隨著國家不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會中的重要作用和受重視程度日益凸顯，也對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員，作為檔案管理工作中的能動要素和主導(dǎo)要素，發(fā)揮著決定性作用。因此，檔案管理人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)，如何提高檔案管理水平，是檔案管理者在如何為實(shí)現(xiàn)中國夢而努力必須認(rèn)真思考的問題。2016年3月23日，習(xí)近平同志視察國防大學(xué)并接見國防大學(xué)第六次黨代表大會全體代表和師以上領(lǐng)導(dǎo)干部時，他再次強(qiáng)調(diào)，要解放思想、實(shí)事求是、與時俱進(jìn)，積極推進(jìn)院校改革創(chuàng)新，不斷提高辦學(xué)育人水平，為實(shí)現(xiàn)中國夢強(qiáng)軍夢提供有力的人才和智力支持。同樣，檔案管理人員要想在實(shí)現(xiàn)中國夢的偉大實(shí)踐中有所建樹，必須在提高檔案管理人員素質(zhì)方面下功夫。

一、目前檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)令人擔(dān)憂

隨著時代的發(fā)展，信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，這同時也促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展與前進(jìn)，檔案管理人員隊伍在不斷壯大，檔案管理人員素質(zhì)也在不斷增強(qiáng)。但是，我們也發(fā)現(xiàn)，新時期檔案工作面臨諸多的新問題，從大的方面來看，如滯后的檔案管理和信息資源的開發(fā)利用工作的模式和方式方法，與日益增長的全球信息需求、多樣化與及時性之間的矛盾，亟待健全和完善的相關(guān)法律法規(guī)與國際接軌要求之間的矛盾。從小的方面來看，基層國家綜合檔案館和機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室，因領(lǐng)導(dǎo)不重視而普遍存在的問題；基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施差、檔案資源建設(shè)匱乏、檔案為社會服務(wù)缺乏有效機(jī)制、檔案管理人員隊伍建設(shè)缺乏激勵機(jī)制。這些看得見的問題，都是目前乃至于相當(dāng)長的時間，影響基層國家檔案館和機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作健康發(fā)展的主要因素。但是，筆者認(rèn)為，關(guān)鍵的問題，還是檔案管理人員隊伍的素質(zhì)問題。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

首先，是思想認(rèn)識問題。長期以來，相對來說，基層的檔案管理部門和檔案工作，一直都是最容易被忽視的地方，檔案管理人員隊伍建設(shè)和檔案工作，是非常容易淡出人們視線的。如，從領(lǐng)導(dǎo)層方面講，重視不夠，很少有從檔案部門內(nèi)部直接提拔其負(fù)責(zé)人的，而且提拔或調(diào)入檔案部門當(dāng)局（館）長的人，不是年齡偏大，就是暫時到檔案部門過渡等；再就是如果沒有國家財政支持，很難向地方政府申請到建設(shè)檔案館庫、添置檔案保護(hù)必須的設(shè)施設(shè)備所需的經(jīng)費(fèi)。

其次，部分檔案工作人員對自身要求不嚴(yán)，對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，對職業(yè)的政治敏感性不強(qiáng)。特別是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作人員，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)對基層檔案工作不重視，自己又是兼職的，沒有必要把精力都投入到檔案工作上，缺乏對檔案工作盡心盡責(zé)的態(tài)度。

再次，檔案專業(yè)人才缺乏，隊伍不穩(wěn)定。推動事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵動力因素是人才。對基層檔案管理部門和基層檔案管理工作，檔案干部隊伍建設(shè)和單位檔案工作人員配制的重視程度不同，都對檔案工作的好壞起決定性作用。在人才的配備上無法達(dá)到專業(yè)配制，從事檔案管理的人員中具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人甚少。就機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位而言，缺乏檔案專業(yè)人才，隊伍不穩(wěn)定的問題更加突出。他們身兼數(shù)職，流動性大，直接影響基層檔案工作規(guī)范化、法治化、信息化的建設(shè)，影響到檔案事業(yè)的全面健康發(fā)展的穩(wěn)定性。

二、檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)要求

不論是在何種單位，檔案管理工作的有序開展都是組織正常運(yùn)行的一大保障。檔案管理對于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的正常運(yùn)營、工作的順利開展、其內(nèi)部管理秩序的穩(wěn)定都有著不可替代的作用。檔案管理者到底需要怎樣的職業(yè)素質(zhì)要求仍值得討論，以下為筆者的看法。

（一）檔案管理人員的道德素質(zhì)要求。檔案管理者管理的對象是文件信息，服務(wù)的則是檔案的形成者和使用者。檔案的服務(wù)屬性和基礎(chǔ)性使得檔案管理者必須擁有良好的政治素養(yǎng)和服務(wù)精神。這主要表現(xiàn)在檔案管理者在工作過程中所體現(xiàn)的吃苦耐勞、敬業(yè)愛崗、銳意改革、努力創(chuàng)新的工作精神。檔案管理人員只有擁有了較高的職業(yè)道德素質(zhì)，才能促進(jìn)檔案管理工作高效地展開。只有檔案管理者安于環(huán)境，有以苦為樂的奉獻(xiàn)精神，才能高效地處理工作。此外，檔案文件的機(jī)密性也對檔案管理者的道德素質(zhì)提出了更高的要求，不能受利益的誘惑，更不能蓄意破壞。

（二）檔案管理人員的技能素質(zhì)。隨著檔案管理從以前的純文件管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的信息化管理，檔案工作者除了必備的檔案管理知識外，也應(yīng)當(dāng)掌握更多的信息化管理方式。計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展要求檔案管理人員能夠熟練地操控計算機(jī)，進(jìn)行信息管理。更多的信息獲取渠道要求管理者能夠深刻分析信息，使用信息化數(shù)據(jù)庫，做到信息收集、分析、分類、歸檔、管理和移交，科學(xué)、高效地管理檔案。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案信息的日益專業(yè)化使得檔案管理工作的難度更大。文件信息可讀性下降，專業(yè)性增強(qiáng)使得檔案管理人員對被管理專業(yè)應(yīng)該有更加深刻的認(rèn)識和見解。這要求管理人員在工作之余也要學(xué)習(xí)更多的專業(yè)技能，博覽群書，對各門知識都有所涉獵。檔案管理人員只有更加深入地了解管理內(nèi)容，才能夠更好地對檔案進(jìn)行分類和整理，否則檔案的管理質(zhì)量就得不到保障。

三、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)策略

（一）提高政治道德素養(yǎng)。檔案管理工作的服務(wù)性和基礎(chǔ)性要求檔案管理者的職責(zé)不僅僅是對檔案進(jìn)行收集和分類，更重要的是對所收集檔案進(jìn)行管理保存，對有價值的檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)利用。檔案中所記錄的信息都是重要的，有借鑒價值的，或有轉(zhuǎn)折意義的。保證檔案的完整、安全就成了檔案管理人員工作的首要職責(zé)。盡職盡責(zé)的檔案管理人員應(yīng)能夠很好地保護(hù)檔案，維護(hù)各方的利益。

在眾多受管理的檔案中，不乏有黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部和公司重要的機(jī)密、企業(yè)信息和眾多的個人資料，有些甚至于關(guān)系到國家的安全。對于檔案所涉及的人群和組織，任何檔案資料的泄露和破壞都會造成損失。小到考題泄題，大到國家資料的泄密，這些都是檔案管理人員缺乏必要的政治素養(yǎng)所造成的，無一不會造成巨大損失。如今的檔案管理人員更應(yīng)該嚴(yán)格要求自己，深刻自省，樹立正確的人生觀、價值觀、道德觀，在利益面前不低頭，在自己的崗位上體現(xiàn)價值。

（二）加強(qiáng)職業(yè)技能。檔案管理與時代一起進(jìn)步，檔案管理已經(jīng)由純文件管理轉(zhuǎn)向電子化管理方式。文件的收集、存儲、歸檔、保存、移交等等一系列工作都將有計算機(jī)的參與。使用計算機(jī)進(jìn)行文檔的檢索，查找和移交也能夠很好地提高檔案管理效率。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時代的潮流，學(xué)習(xí)使用計算機(jī)技術(shù)收集和管理檔案。學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)檢索，認(rèn)知網(wǎng)絡(luò)管理體系，了解信息化檔案數(shù)據(jù)庫都是新時代檔案管理者應(yīng)當(dāng)掌握的新技能。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下資料的保存和防損壞更是檔案管理人員值得研究的新課題。

（三）優(yōu)化服務(wù)模式。檔案管理者為檔案使用者提供服務(wù)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案管理的進(jìn)步要求檔案管理者能夠優(yōu)化服務(wù)模式?？焖佟⒕珳?zhǔn)地找到檔案使用者所需求的檔案正是檔案管理人員工作的核心內(nèi)容，因此，檔案管理優(yōu)化的首要目標(biāo)就是加強(qiáng)檔案管理人員自身的檔案管理能力，加強(qiáng)自身與外界的溝通。只有這樣，才能夠更好地完善服務(wù)模式，為被服務(wù)對象提供更滿意的成果。

（四）豐富知識結(jié)構(gòu)。檔案管理的基礎(chǔ)工作分為檔案的收集、整理、分檔、鑒定、保管和提供利用。一名優(yōu)秀的檔案管理人員，其工作一定不是簡簡單單的分類保存，而是具有更強(qiáng)的專業(yè)性和技巧性。檔案管理專業(yè)知識是檔案管理人員知識體系的核心，檔案管理人員應(yīng)通過閱讀專業(yè)書籍等方式來豐富自己的知識儲備，如《文書工作與檔案管理》《檔案管理概率論》《檔案學(xué)概論》等書籍都是非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的優(yōu)秀檔案管理人應(yīng)當(dāng)閱讀的。將檔案管理理論運(yùn)用于實(shí)際的檔案管理工作，更需要檔案管理人員對專業(yè)知識運(yùn)用的能力，要求檔案管理人員站在一個新高度看待檔案管理。

隨著國際化的發(fā)展，各行業(yè)所參與的國際交流日益頻繁，國際化貿(mào)易、跨國交流等等活動所留下的國際化文獻(xiàn)出現(xiàn)的頻率也越來越高。檔案管理者想要更好地管理此類檔案，必須掌握良好的外語能力，以語言為工具，對檔案信息分類和管理。因此，檔案管理者也需要具備相當(dāng)?shù)耐庹Z水平。

（五）積極開拓創(chuàng)新。隨著國家的發(fā)展，社會架構(gòu)的復(fù)雜化，檔案人員每天處理的文件正在以指數(shù)形式增長。大量增長的文件使得老舊的檔案管理模式正在一點(diǎn)一點(diǎn)地脫離社會對檔案管理的需求，開拓新的檔案管理模式迫在眉睫。如何能夠?qū)⒂嬎銠C(jī)技術(shù)、電子通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)等等加以利用與檔案管理有機(jī)地結(jié)合起來，正是新一代檔案管理人員所需要開拓創(chuàng)新的方向。

四、結(jié)語

總之，黨的十八大以來 ，習(xí)總書記把“中國夢”定義為“實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興”，具體表現(xiàn)是國家富強(qiáng)、民族振興、人民幸福，實(shí)現(xiàn)途徑是走中國特色的社會主義道路、堅持中國特色社會主義理論體系、弘揚(yáng)民族精神、凝聚中國力量，實(shí)施手段是政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會、生態(tài)文明五位一體建設(shè)。

我們有足夠的理由相信，檔案管理工作者和檔案事業(yè)，在實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興——“中國夢”的進(jìn)程中是不可或缺的部分，檔案管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用。提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和技能都是永恒不變的課題，是推動檔案管理進(jìn)步的根本動力。信息化的發(fā)展對檔案管理人員既是一次機(jī)遇，也是一場挑戰(zhàn)，如何在逆流中仍能穩(wěn)步前進(jìn)，就看檔案管理人員自身的技能。只有抓住機(jī)遇，直面挑戰(zhàn)，站在新的高度看待整個行業(yè)，才能夠做新時代合格的檔案管理者。

【參考文獻(xiàn)】

[1]喬麗榮.信息化時代檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2016（01）.

[2]張紅霞.談檔案管理措施[J].旅游縱覽（下半月），2015（12）.

[3]王志紅.加強(qiáng)高速公路檔案管理的措施分析[J].經(jīng)營管理者，2015（2）.

[4]張倩倩.淺談公路行業(yè)中新聞檔案管理存在的問題與對策[J].東方企業(yè)文化，2015（23）.