新形勢下高中學(xué)籍檔案管理探討

張彪

【摘要】學(xué)籍檔案是高中學(xué)校信息資源的重要組成部分，學(xué)籍檔案管理工作水平的高低，是高中學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的體現(xiàn)。高中學(xué)校加強(qiáng)學(xué)籍管理工作，對學(xué)生今后的發(fā)展有巨大的促進(jìn)作用。本文將簡述新形勢下高中學(xué)籍檔案管理的意義，并提出了相應(yīng)的策略。

【關(guān)鍵詞】新形勢；高中學(xué)籍檔案；管理

隨著教育改革的深入推進(jìn)，很多高中學(xué)校也擴(kuò)大了招生規(guī)模，增加了學(xué)籍檔案管理的工作量，為檔案管理人員提出了更高要求。新形勢下檔案管理人員要盡快轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新工作的方法，提升學(xué)籍檔案管理工作成效。只有這樣，才能做好學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔和利用工作，并發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、新形勢下高中學(xué)籍檔案管理的意義

高中學(xué)籍檔案通常有學(xué)生報名注冊登記表、體檢表、個人學(xué)習(xí)情況等內(nèi)容，詳細(xì)記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績，可以反映出學(xué)生德、智、體、美、勞發(fā)展情況。學(xué)籍檔案是學(xué)生檔案的原始憑證，其重要性不言而喻，可以為教育部門與學(xué)校查詢、檢查、審核畢業(yè)資格等提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。對此，高中學(xué)校要重視學(xué)籍檔案管理工作，及時做好相關(guān)資料信息的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整性與真實性，為今后的利用提供便利。

二、新形勢下高中學(xué)籍檔案管理的策略

（一）提高認(rèn)識，增加投入。高中學(xué)校應(yīng)做好《檔案法》宣傳工作，讓學(xué)籍檔案管理工作有章可循。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高重視，實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的方法，督促檔案管理人員將相關(guān)法規(guī)制度落到實處，保證學(xué)籍檔案的完整和安全。此外，學(xué)校還要增加資金投入，將學(xué)籍檔案管理所需設(shè)備配置齊全，結(jié)合自身實際情況，建立專門的檔案室，并落實防火、防蟲、防盜和防潮等措施，盡快購置空調(diào)、去濕器、滅火器等設(shè)備。同時，學(xué)校還要配置打印機(jī)、計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，為學(xué)籍檔案的信息化管理創(chuàng)造條件。

（二）健全檔案管理制度。高中學(xué)籍檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，非常繁瑣復(fù)雜，檔案管理人員除了要管理學(xué)籍檔案以外，還要做好資料的收集與保管，工作難度極大。對此，學(xué)校需要建立健全的學(xué)籍檔案管理制度，并從自身實際情況出發(fā)，將學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范明確下來，讓學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等工作能夠統(tǒng)一開展。通過對學(xué)籍檔案的全面整理，確保其完整性與真實性。檔案管理人員在收集學(xué)籍檔案的過程中，還應(yīng)該根據(jù)規(guī)定的分類要求，認(rèn)真做好整理工作，避免學(xué)籍檔案出現(xiàn)遺漏。學(xué)籍檔案在歸檔以后，檔案管理人員應(yīng)定期做好檢查工作，將存在的安全隱患查找出來，及時采取有效的解決措施。同時要根據(jù)學(xué)籍檔案的變動情況，做好相應(yīng)的調(diào)整，讓學(xué)籍檔案更具實用性。

（三）充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。從以往高中學(xué)籍檔案管理工作來看，主要采取統(tǒng)一管理紙質(zhì)檔案信息的方式，其局限性很大，紙質(zhì)檔案很難得到妥善保管，且在檔案室保存過程中，容易受到蟲蛀、受潮等威脅，從而出現(xiàn)損壞。這種方法不僅會浪費大量的人力和資金，工作效率也不高。對此，為提升高中學(xué)籍檔案管理成效，檔案管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理方法，加大對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，避免傳統(tǒng)管理方式造成的局限，簡化學(xué)籍檔案管理流程，讓信息資源得到充分利用。當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域，在高中學(xué)籍檔案管理工作中，也應(yīng)該發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。學(xué)校也應(yīng)該注重引進(jìn)新的技術(shù)與設(shè)備，安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，保證將學(xué)籍信息準(zhǔn)確、完整錄入到計算機(jī)中。同時學(xué)校也應(yīng)采用自動化辦公系統(tǒng)，對學(xué)籍檔案進(jìn)行管理時，提供自動檢索的功能，讓檔案利用者能夠快速、準(zhǔn)確查找到所需信息，提升學(xué)籍檔案信息的利用率。在高中學(xué)籍檔案信息化管理工作中，還應(yīng)與學(xué)?；A(chǔ)工作實現(xiàn)對接，為全校教學(xué)、教研工作提供準(zhǔn)確的信息資料。此外，學(xué)校還要使用正規(guī)的信息管理平臺，不斷完善學(xué)籍檔案信息，并實現(xiàn)學(xué)籍檔案資源的共享，提升高中學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)?，F(xiàn)階段高中學(xué)籍檔案管理工作量巨大，涉及事項多，任務(wù)較重，需要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等各環(huán)節(jié)工作，這給檔案管理人員帶來了巨大的考驗。對此，高中學(xué)校應(yīng)實行有效的獎勵制度，將檔案管理人員的工作熱情激發(fā)出來，讓學(xué)籍檔案管理工作能夠順利開展。要切實增強(qiáng)檔案管理人員的思想認(rèn)識，能夠依法開展學(xué)籍檔案管理工作，實現(xiàn)對檔案資料的動態(tài)管理，提升工作效率。不僅如此，學(xué)校還要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們了解相關(guān)檔案法律法規(guī)，并掌握檔案專業(yè)知識、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而更好地勝任學(xué)籍檔案管理工作，從而有效提升他們的素質(zhì)與能力。要將管理職責(zé)明確下來，合理規(guī)定范圍，做好學(xué)籍檔案的收集、整理與利用等工作。學(xué)校應(yīng)提起對學(xué)籍檔案管理工作的重視，并定期做好檢查工作，將存在的問題查找出來，責(zé)令相關(guān)負(fù)責(zé)人整改。要在日常工作中主動總結(jié)經(jīng)驗，改進(jìn)方法，讓高中學(xué)籍檔案管理工作再上新臺階。

三、結(jié)語

總之，新形勢下高中學(xué)籍檔案有了很大變化，對檔案管理人員提出了更嚴(yán)格的要求。為做好高中學(xué)籍檔案管理工作，需要主動學(xué)習(xí)新知識、新技能，不斷提升自身的素質(zhì)與能力，積極創(chuàng)新管理方法。這樣才能提升高中學(xué)籍檔案管理工作效率，并最大限度發(fā)揮其應(yīng)有價值。

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