檔案信息化管理工作探討

李蘭蘭

【摘要】隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會發(fā)展中顯得日益重要，信息技術(shù)的更新和發(fā)展給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一般來說，社會信息化程度越高，檔案管理任務(wù)量將變得越重。在這種新形勢的驅(qū)動下，必須深化基層事業(yè)單位檔案管理工作改革，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，為新時期基層檔案管理工作找到長足發(fā)展的新路徑。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化管理；問題；措施

檔案信息化管理主要是指對單位人員履歷、工作表現(xiàn)等個人信息的詳細(xì)記錄，其不論是對于職員的工作調(diào)度、晉升都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，針對事業(yè)單位來講，隨著檔案管理工作的不斷加強(qiáng)，在選拔、任用人才方面將有著重要意義，在此基礎(chǔ)上，單位也能夠?qū)θ瞬抛龀龈茖W(xué)的配置。因此，對于檔案管理工作的創(chuàng)新，各單位應(yīng)給予足夠的重視。

一、檔案信息化管理的特點

（一）檔案存儲環(huán)境優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，采取紙質(zhì)資源和人工錄入，紙張容易遭到損壞，增加了信息資源采集、存儲和管理的難度。而通過信息化建設(shè)，則可以將電子、網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建起來，采取電子錄入的方式，可以更好地管理信息內(nèi)容，檔案信息管理的方式、途徑也得到了改變，能夠在電子磁盤中存儲檔案，檔案不需要占據(jù)較大的空間，信息管理、儲存難度降低。信息化管理模式下，對存儲環(huán)境沒有較高的要求，可以更好地開展信息儲存工作。

（二）檔案使用查詢優(yōu)勢。檔案信息是事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，在檔案使用和查詢方面，需要重點考慮信息資源的管理和運(yùn)用，更加便捷地共享信息。傳統(tǒng)的檔案使用和查詢模式下，容易有諸多問題出現(xiàn)，如紙張老化、繁瑣的手續(xù)等。為了促使檔案資源利用率得到顯著提高，檔案使用流程得到優(yōu)化，需要積極開展信息化檔案管理。

二、單位檔案管理中存在的不足分析

（一）檔案管理觀念落后。在檔案管理工作中，很多人都將檔案的抄錄保管，作為一項事務(wù)性工作進(jìn)行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財富作用，忽視了檔案管理對社會的間接經(jīng)濟(jì)效益。部分檔案管理部門管理理念僅僅是不丟失文件、不泄露資料，做好檔案保管工作就是完成對檔案的保管，特別是基層事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視等等，這些檔案管理中存在的觀念弊端都是影響檔案管理工作發(fā)展的原因。

（二）管理人員離職后檔案管理工作效果不佳。在現(xiàn)代社會環(huán)境下，沒有人能夠在固定崗位干一輩子，因此必定會出現(xiàn)離職及退休現(xiàn)象，在單位檔案管理中如果一旦出現(xiàn)管理人員離職，而且沒有將具體的檔案管理工作交接好，那么就容易出現(xiàn)“死檔”等問題，對于單位來講是一種損失。1.對現(xiàn)有檔案的運(yùn)用不夠有效。通常檔案資料比較多，但是這些檔案常年被擺在那里，很少得到有效的利用，因此也就導(dǎo)致檔案資料的有效性不高。甚至還有些檔案知識的應(yīng)用也只是表面化，無法充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價值，這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。2.檔案管理工作不夠規(guī)范。檔案管理工作本身比較復(fù)雜，檔案管理工作在某些事業(yè)單位中沒有具體的規(guī)范，因此在實際管理工作中通常都是管理人員想要怎么管理就怎么管理，這也就導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不佳。甚至檔案紙張也出現(xiàn)雜亂問題，在進(jìn)行檔案資料應(yīng)用的時候，尋找非常麻煩，影響檔案管理質(zhì)量，也影響工作效率。

（三）檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱。一些單位檔案管理工作理念較為陳舊，思維方式較為傳統(tǒng)，管理改革行動遲滯，管理模式和運(yùn)行機(jī)制缺少創(chuàng)新舉措，無法緊跟日益進(jìn)步的經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展需求，對《檔案法》《檔案管理辦法》等國家相關(guān)的政策制度和各級各類法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、理解、運(yùn)用能力不足，貫徹執(zhí)行力度不夠。

（四）信息化不全面。隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)基本取代了以往的紙質(zhì)檔案，但是在對電子檔案進(jìn)行管理的過程中，尚存在一些問題沒有得到解決。例如，紙質(zhì)檔案在裝訂及整理的過程中分類不清，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性。因此，在檔案實現(xiàn)信息化后，很多檔案被遺棄，沒有得到利用，數(shù)據(jù)重復(fù)、冗繁的現(xiàn)象層出不窮。同時，由于信息化不全面，很多財務(wù)信息也出現(xiàn)不準(zhǔn)確及遺漏的情況，一些單位為了追求經(jīng)濟(jì)效益，擅自更改財務(wù)數(shù)據(jù)，在處理外債的過程中漏稅偷稅，給財務(wù)檔案管理工作帶來嚴(yán)重影響。

三、檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提高檔案管理意識。單位檔案管理改革，首要任務(wù)就是改變現(xiàn)有檔案管理觀念，端正檔案管理人員對檔案管理的工作態(tài)度。首先需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)自身轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的監(jiān)督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識，將檔案管理工作當(dāng)作一項社會事業(yè)認(rèn)真落實。然后對檔案管理工作人員進(jìn)行必要的思想教育，讓其從思想意識上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，增進(jìn)檔案管理意識，全身心地投入到檔案管理這項社會事業(yè)當(dāng)中。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。提高單位管理人員的素質(zhì)，明確管理人員的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理機(jī)制。增加各種類型的培訓(xùn)，科學(xué)合理地制定培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人員從理論到實踐都有一個很大的提升，并且不僅僅學(xué)到理論，還能把學(xué)到的理論靈活地應(yīng)用到實際工作當(dāng)中去。通過工作中長期的實踐，促進(jìn)工作快速順利地完成。不同崗位對人員的要求是不同的，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務(wù)。對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德、專業(yè)知識、（下轉(zhuǎn)第41頁）（上接第39頁）計算機(jī)技能三方面管理培訓(xùn)，當(dāng)前我國單位辦公的大環(huán)境是辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握計算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，靈活運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)。多角度、多層次地提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。

（三）強(qiáng)化管理意識。想要提高財務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員一定要強(qiáng)化管理意識，充分認(rèn)識到檔案管理的意義和重要性，認(rèn)清財務(wù)檔案對單位的發(fā)展所起到的巨大作用，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深刻認(rèn)識到財務(wù)檔案對單位健康運(yùn)行和經(jīng)濟(jì)活動所發(fā)揮的積極意義，提高單位所有人員的財務(wù)檔案意識，進(jìn)而為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。同時，財務(wù)人員也要加強(qiáng)自身的管理意識，在對財務(wù)檔案進(jìn)行有效管理的同時，還要主動成為其監(jiān)督者，樹立主人翁意識，全心全意投入到檔案管理中，細(xì)致、嚴(yán)格地鑒定并審核檔案，充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)能力和監(jiān)督能力。

（四）結(jié)合單位發(fā)展需求，對檔案管理信息化總體規(guī)劃科學(xué)制定。為了能夠協(xié)調(diào)發(fā)展檔案信息化，單位需要對檔案信息化系統(tǒng)的靈活性、可擴(kuò)展性充分重視，結(jié)合單位實際情況，對檔案管理信息化總體規(guī)劃科學(xué)制定。要將事業(yè)單位人才信息需求充分納入考慮范圍，結(jié)合經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，將網(wǎng)絡(luò)管理模式完善構(gòu)建起來，且構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)管理模式在靈活性與可擴(kuò)展性方面也需要與事業(yè)單位實際發(fā)展需求所適應(yīng)。

（五）建立起實用性較強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站。單位在建設(shè)信息化檔案管理的過程中，可以在網(wǎng)上建立起一個實用性較強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站，將其作為實現(xiàn)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要手段，從而就能真正地實現(xiàn)信息化檔案管理。在建立的過程中，其主要是以網(wǎng)站的形式提供給相關(guān)人員檔案信息服務(wù)，這樣檔案管理人員不僅能在網(wǎng)上查詢到相關(guān)的檔案信息，還能在網(wǎng)上實現(xiàn)檔案歸檔、檔案管理等工作，除此之外，還可以實現(xiàn)檔案信息資源共享。為了更好地實現(xiàn)檔案資源共享，單位可以選擇一些值得開發(fā)并且具備升級能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這樣就能更好地實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。除此之外，如果條件允許，還可以與具有一定實力的軟件公司進(jìn)行合作，開發(fā)出相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，這樣就能有效地實現(xiàn)檔案信息的更新和換代，對檔案的管理也會更加方便。

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