對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

倪志新

摘 要：在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大好前景下，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理是十分必要的，這不但可以提高檔案的數(shù)字化發(fā)展水平，還能提升檔案的管理效率，對社會的發(fā)展有著重要的幫助。尤其是城建檔案的管理，需要進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)，因?yàn)槌墙n案與城市的現(xiàn)代化發(fā)展有著最為緊密的關(guān)聯(lián)性，提高這方面的管理程度，其實(shí)也就意味著促進(jìn)了城市的現(xiàn)代化建設(shè)，所以從現(xiàn)實(shí)的角度來看是十分有益的。本文重點(diǎn)對數(shù)字化為前提下，城建檔案的管理問題進(jìn)行了闡述，對其中存在的問題加以進(jìn)一步的分析，希望可以在今后的建設(shè)過程中更好的促進(jìn)我國城市化的建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；問題；思考

在我國現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，城建檔案作為城市建設(shè)的重要組成部分，有著重要的指導(dǎo)意義，城建檔案主要是針對城市發(fā)展建設(shè)過程中的建筑情況進(jìn)行充分的了解，并且歸納總結(jié)成相應(yīng)的資料用于今后的建設(shè)，所以可以說是對今后的城市發(fā)展進(jìn)程起到了支撐以及促進(jìn)的作用。在我國城市現(xiàn)代化水平不斷提升的過程中，城建檔案的信息量也呈現(xiàn)逐漸增多的趨勢，所以采用原有的檔案管理方式顯然不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展速度，這就必須要運(yùn)用數(shù)字化的管理手段做到與時俱進(jìn)，更好的促進(jìn)城建檔案管理質(zhì)量的進(jìn)步，加快管理效率，這樣才能為社會提供服務(wù)。所以本文重點(diǎn)針對城建檔案的數(shù)字化管理問題進(jìn)行研究，希望對今后的工作有所幫助。

1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

在對城建檔案進(jìn)行管理的過程中，普遍采用了數(shù)字化的管理方式，但是在此之前，我國基本上采用的都是人工的方式進(jìn)行管理，相比較兩種管理方式就會很明顯莪對看出，采用數(shù)字化的管理方式更有助于檔案的建設(shè)，無論是在整理還是在進(jìn)一步查閱的過程中都顯示出了明顯的優(yōu)越性。并且隨著社會的進(jìn)步，人工查找的方式顯然已經(jīng)不能滿足管理的要求了。必須要對檔案管理的方式進(jìn)行改革，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。所以數(shù)字化管理建設(shè)是目前檔案事業(yè)的必然之舉。并且在過去的檔案保管中主要是紙質(zhì)檔案，這種檔案如果經(jīng)常調(diào)閱就會損壞，并且也不能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果，在這種情況下就需要運(yùn)用數(shù)字化的存儲空間，保證城建檔案無論是在廣度上還是在深度上都不會受到局限，讓信息資料可以得到更加便捷的交換，因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)大大節(jié)省了時間，促進(jìn)工作效率的提高，促進(jìn)了社會的發(fā)展建設(shè)，讓城建檔案的價值在這一過程中得到了充分的發(fā)揮。但是在數(shù)字化建設(shè)的過程中，城建檔案是存在一定問題的，這些問題在不同程度上制約了我國檔案事業(yè)的發(fā)展，筆者對此進(jìn)行了總結(jié)。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

從我國現(xiàn)階段的發(fā)展建設(shè)來看，伴隨著我國科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為工作中必不可少的工具之一，沒有計(jì)算機(jī)的幫助，就無法高效的進(jìn)行工作，就城建檔案的管理而言，如果缺少了計(jì)算機(jī)的支持，那么對今后的長期存取也會造成一定的影響，所以城建檔案的數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)是要建立在物質(zhì)載體的基礎(chǔ)上的，物質(zhì)載體的性能越好，那么就能得到更長時間的存儲，相反，如果物質(zhì)載體不能保證長時間的存儲，這樣也就會對相關(guān)資料的保存帶來一定的影響。由此可見，物質(zhì)載體對于信息的存儲具有決定性的作用，要想保證長時間的應(yīng)用，就要充分考慮物質(zhì)載體的穩(wěn)定性，并且保證其使用壽命，這樣才能更加長遠(yuǎn)的使用計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備開展數(shù)字化管理的相關(guān)工作。

實(shí)際上，城建檔案是具有一定特殊性的，這就要求城建檔案必須要具備適當(dāng)?shù)姆蓛r值，從傳統(tǒng)的管理角度來看，進(jìn)行檔案管理的信息存儲載體的性質(zhì)是非信息化的，紙張是一種不容易隨便改變的載體，只要能夠?qū)⑵浔４嫱旰镁途邆湟欢ǖ膬r值，在法律上也擁有相應(yīng)的效力，但是數(shù)字化的檔案就有所不同了，因?yàn)閿?shù)字化檔案并不能保證是原始檔案，即便是原始檔案也是需要一段較長的時間進(jìn)行驗(yàn)證的，這就要求對數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)評定，讓其更加具有統(tǒng)一性的特點(diǎn)，在我國現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，這方面是比較缺乏的，也是今后的工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲的穩(wěn)定性以及保存時間上都比較理想，并且也具有可靠性的特點(diǎn)，在數(shù)字化檔案中則需要更加安全的環(huán)境才能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定性的要求，如果技術(shù)設(shè)備或者存儲載體出現(xiàn)問題數(shù)字檔案就無法使用。

3 對做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

3.1 前期的全面規(guī)劃

對于城建檔案數(shù)字化建設(shè)來說，前期的規(guī)劃是一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，需要將大量的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，工作量非常巨大。在進(jìn)行數(shù)字化工作時，應(yīng)對本檔案館的館藏有一定的了解，通過對館藏的徹底調(diào)查，根據(jù)檔案的類型對檔案進(jìn)行數(shù)字化規(guī)劃。在規(guī)劃的過程中，工作人員應(yīng)認(rèn)真謹(jǐn)慎按照一定的程序突出工作的重點(diǎn)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定做好規(guī)劃，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

數(shù)字文檔的資源共享，需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行文檔信息的數(shù)字化，所以建設(shè)檔城建檔案管理的數(shù)字化，需要制定一個完整的規(guī)范制度體系。主要包括信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和數(shù)字化檔案管理規(guī)范。信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是指對信息采集和整理，檔案信息的安全保障，數(shù)字檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)以及網(wǎng)站建立和管理等的指導(dǎo)說明。數(shù)字化檔案管理的規(guī)范主要是由接收標(biāo)準(zhǔn)和管理細(xì)則這兩方面構(gòu)成。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)為城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的操作提供合理有效的依據(jù)。

3.3 加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)

城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建出一個檔案信息系統(tǒng)，不僅需要一定的設(shè)備，還要有相應(yīng)的軟件，建立一個獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)平臺，配合檔案的管理和共享。在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性，使用者或者管理者在訪問網(wǎng)站時要進(jìn)行安全認(rèn)證和身份認(rèn)證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生，保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。

3.4 完善資源庫的建設(shè)

城建檔案需要進(jìn)行基本信息資源庫的建設(shè)，這里包括目錄數(shù)據(jù)，目錄中心，全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)。為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性，可以將工作的重點(diǎn)放在特色資源庫的建設(shè)上，將各個專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫，使數(shù)據(jù)庫變得更加條理清晰，一目了然，提高數(shù)字檔案的實(shí)用性，有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.5 提高檔案的使用效益

城建檔案作為相關(guān)城市資料的提供者，除了憑證需要，還有應(yīng)起到其應(yīng)有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值，城建檔案數(shù)字化應(yīng)滿足建設(shè)部門以及社會對于相關(guān)檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案的最佳使用效益。

4 結(jié)束語

城建檔案數(shù)字化建設(shè)對于城市建設(shè)來說有著不可忽視的作用，檔案工作人員應(yīng)予以高度的重視。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中，重視檔案信息的安全問題以及其系統(tǒng)的穩(wěn)定性，完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，提高數(shù)字檔案的使用效益，捉進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，為社會提供更好的信息服務(wù)。

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