廣電城數(shù)字化物業(yè)管理系統(tǒng)

陳章龍

摘 要'

本文在分析江蘇省廣播電視總臺(tái)物業(yè)管理的運(yùn)作模式及要求的基礎(chǔ)上，總結(jié)出江蘇廣電城物業(yè)管理系統(tǒng)特點(diǎn)，最終，確定了江蘇廣電城物業(yè)管理系統(tǒng)的功能特點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】廣電城 物業(yè)管理 模式

為了優(yōu)化物業(yè)管理流程，實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理的智能化數(shù)字化，提高物管人員的工作效率和服務(wù)水平，江蘇廣電城智能化系統(tǒng)中包括了智能物業(yè)及設(shè)施管理系統(tǒng)（IPMS）。系統(tǒng)包含公共信息發(fā)布、房產(chǎn)管理、房屋與保養(yǎng)管理、物業(yè)收費(fèi)管理、公共設(shè)施及設(shè)備管理、車(chē)隊(duì)管理、食堂管理、總務(wù)管理等功能模塊，并通過(guò)IBMS綜合信息集成系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)廣電城BA、安防、一卡通等智能化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和應(yīng)用集成。

1 江蘇省廣播電視總臺(tái)物業(yè)管理的運(yùn)作模式及要求

1.1 江蘇省廣播電視總臺(tái)物業(yè)管理組織機(jī)構(gòu)形式

江蘇省廣播電視總臺(tái)設(shè)立有后勤保衛(wèi)中心、區(qū)域部門(mén)、分管部門(mén)三級(jí)的組織架構(gòu)，各級(jí)部門(mén)的管理內(nèi)容均不同。

1.2 江蘇省廣播電視總臺(tái)物業(yè)的管理職能

1.2.1 中心管理職能

中心管理職能，諸如決策、經(jīng)營(yíng)、人力資源、質(zhì)量管理、業(yè)務(wù)拓展等，由江蘇省廣播電視總臺(tái)后勤保衛(wèi)中心承擔(dān)。江蘇廣播電視總臺(tái)后勤保衛(wèi)中心對(duì)各分管部門(mén)的管理方式主要為：“策劃、管理、指導(dǎo)、監(jiān)督”，具體表現(xiàn)在：制定政策、編制業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)、人事管理、培訓(xùn)、制作財(cái)務(wù)報(bào)表、選擇分包方、審批重大維修事項(xiàng)、檢查業(yè)務(wù)開(kāi)展?fàn)顩r等方面。

1.2.2 業(yè)務(wù)處理職能

業(yè)務(wù)處理職能，主要由區(qū)域部門(mén)承擔(dān)，一般是在中心制定的管理模式、規(guī)章、預(yù)算下開(kāi)展工作，完成既定的管理目標(biāo)。部分業(yè)務(wù)處理職能由服務(wù)分包商承擔(dān)，服務(wù)分包商按照分包合同，執(zhí)行具體的業(yè)務(wù)工作，區(qū)域部門(mén)只進(jìn)行監(jiān)管。服務(wù)分包商包括清潔公司、綠化公司、設(shè)備保養(yǎng)公司、工程維修隊(duì)等。

1.2.3 江蘇廣電城物業(yè)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃目標(biāo)

根據(jù)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合江蘇廣電城的物業(yè)管理特點(diǎn)，通過(guò)軟件的實(shí)施，規(guī)范廣電城的物業(yè)管理，最大限度地滿足江蘇廣電城工作人員和后勤中心的利益。系統(tǒng)應(yīng)融合先進(jìn)的物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念，實(shí)現(xiàn)后勤中心各部門(mén)之間的網(wǎng)絡(luò)化辦公和高效協(xié)作。系統(tǒng)應(yīng)以高效、便捷的體系來(lái)理順江蘇廣電城頻道、部門(mén)、租戶、物業(yè)管理人員、物業(yè)服務(wù)人員之間的關(guān)系。對(duì)物業(yè)管理中的廣電城房產(chǎn)資料、空間、服務(wù)、公共設(shè)施、房屋維修保養(yǎng)管理、工程檔案、各項(xiàng)費(fèi)用及維修信息資料進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、傳遞、加工、存儲(chǔ)、計(jì)算等操作，反映物業(yè)管理的各種運(yùn)行狀況；對(duì)集成系統(tǒng)中的各子系統(tǒng)進(jìn)行高效的數(shù)據(jù)采集，為管理決策提供有效的數(shù)據(jù)支持；對(duì)頻道部門(mén)租戶提供總臺(tái)式的服務(wù)管理，最大滿足廣電城的服務(wù)需求。

1.2.4 江蘇廣電城物業(yè)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃框圖

針對(duì)上述目標(biāo)，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理理論，繪制了江蘇省廣播電視總臺(tái)后勤保衛(wèi)中心信息化建設(shè)總體規(guī)劃框圖，如圖1所示。

1.2.5 信息化建設(shè)為江蘇廣電城物業(yè)管理創(chuàng)造的價(jià)值

江蘇省廣播電視總臺(tái)后勤保衛(wèi)中心按照上述規(guī)劃進(jìn)行信息化建設(shè)，將獲得以下價(jià)值：

（1）規(guī)范管理流程；

（2）提高業(yè)務(wù)運(yùn)作效率；

（3）開(kāi)拓與客戶之間的雙向交流渠道；

（4）提升客戶滿意度、降低成本、增加營(yíng)收。

具體優(yōu)點(diǎn)如下所述：

（1）高效、規(guī)范地處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)；

（2）各種物業(yè)資料、檔案的電子化存儲(chǔ)方式；

（3）各類(lèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效記載；

（4）實(shí)現(xiàn)各種收費(fèi)數(shù)據(jù)的電算化，效率至少提高10倍；

（5）客戶服務(wù)、維修、設(shè)備維護(hù)等事務(wù)的自動(dòng)調(diào)度和提醒；

（6）與客戶高效、互動(dòng)式的溝通；

（7）主動(dòng)的客戶關(guān)懷；

（8）對(duì)人、財(cái)、物進(jìn)行控制和調(diào)度 ；

（9）各類(lèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的快速查詢(xún)、匯總、統(tǒng)計(jì)員工績(jī)效考核的支撐平臺(tái)；

（10）收支預(yù)算制定的工具；

（11）預(yù)算執(zhí)行情況的及時(shí)監(jiān)控；

（12）現(xiàn)金流預(yù)測(cè)；

（13）各類(lèi)物資采購(gòu)、庫(kù)存、使用情況的監(jiān)控；

（14）決策和監(jiān)控，標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作體系的建立和推廣；

（15）知識(shí)管理的支撐平臺(tái)；

（16）重大投訴事件的監(jiān)控和處理。

2 江蘇廣電城物業(yè)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想和系統(tǒng)特點(diǎn)

2.1 開(kāi)發(fā)目標(biāo)

（1）覆蓋江蘇廣播電視總臺(tái)后勤保衛(wèi)中心、區(qū)域部門(mén)、分管部門(mén)三個(gè)層次的管理職能和業(yè)務(wù)處理職能；

（2）采用成熟的開(kāi)發(fā)技術(shù)和系統(tǒng)平臺(tái)，能在廣域網(wǎng)絡(luò)上穩(wěn)定運(yùn)行；

（3）數(shù)據(jù)容量和管理權(quán)限上支持物業(yè)管理規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大；

（4）操作界面符合操作人員的使用習(xí)慣，界面美觀大方，操作簡(jiǎn)便實(shí)用；

（5）一體化應(yīng)用，將企業(yè)管理功能、業(yè)務(wù)處理功能、信息門(mén)戶功能整合到一套系統(tǒng)中，并且數(shù)據(jù)共享；

（6）與市場(chǎng)上主流的財(cái)務(wù)軟件、人力資源軟件、OA軟件、智能化系統(tǒng)接口，并進(jìn)行整合；

（7）與住戶多種溝通的方式，包括網(wǎng)站、手機(jī)短信、呼叫中心等。

2.2 設(shè)計(jì)思想

2.2.1 “四類(lèi)對(duì)象”

系統(tǒng)面向并滿足以下對(duì)象的需求：

（1）面向客戶。面向客戶，建立以客戶為導(dǎo)向的業(yè)務(wù)運(yùn)作流程，更及時(shí)、更高效的為客戶服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，提高客戶的滿意度、忠誠(chéng)度。

（2）面向中心管理決策層。為中心管理層的決策提供快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)，支持對(duì)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、工作指標(biāo)的逐層細(xì)化、深化分析。

（3）面向單位員工。提供強(qiáng)大的業(yè)務(wù)操作工具，任務(wù)安排自動(dòng)化，工作提醒，同時(shí)利用豐富的知識(shí)檔案信息，全面提升企業(yè)內(nèi)部工作效率。

（4）面向合作伙伴。合作伙伴關(guān)系管理，從合作伙伴評(píng)估/級(jí)別體系的管理、采購(gòu)管理到分包管理等各方面維護(hù)合作伙伴關(guān)系，提升服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)與合作伙伴的雙贏。

2.2.2 設(shè)計(jì)原則

可靠性、實(shí)用性、擴(kuò)展性、開(kāi)放性、智能化、數(shù)據(jù)化。

3 江蘇廣電城物業(yè)管理系統(tǒng)功能

如圖2所示。

參考文獻(xiàn)

[1]張?zhí)N.物業(yè)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)[J].軟件，2012（09）.

作者單位

江蘇省廣播電視總臺(tái)（集團(tuán)） 江蘇省南京市 210008