高旅納
摘要:在新形勢下,檔案查閱利用工作有著至關(guān)重要的作用,不僅有助于實現(xiàn)檔案信息本身的價值,同時可以將有研究價值的數(shù)據(jù)、資料合理保存下來,從而為社會進(jìn)步提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢。本文就在新形勢下如何做好檔案的查閱利用工作進(jìn)行探討,旨在進(jìn)一步提高檔案服務(wù)工作的效率,滿足日益發(fā)展的社會需求。
關(guān)鍵詞:新形勢;檔案;查閱利用工作
隨著時間的推移,檔案急劇增多,因而怎樣對海量的檔案信息進(jìn)行合理地整理、歸納,并有效地將各類檔案信息快速、準(zhǔn)確地傳遞到相關(guān)個人和各個部門手上,是檔案服務(wù)工作的主要職能。所以,在社會不斷進(jìn)步的新形勢下,實現(xiàn)檔案的充分利用,則顯得尤為重要。
一、樹立現(xiàn)代服務(wù)意識
(一)變被動服務(wù)為主動服務(wù)
當(dāng)今社會已經(jīng)全面進(jìn)入信息時代。而作為檔案管理人員應(yīng)該緊跟時代的步伐,脫掉傳統(tǒng)觀念的舊外衣,改變傳統(tǒng)的工作方式,由原來的被動服務(wù)改變?yōu)橹鲃訛闄n案查閱者服務(wù)。比如:提前詢問查閱者需要哪方面的資料,主動告知其查閱方法等。在縮短檔案利用者的尋找時間的同時,也更好地實現(xiàn)了檔案的價值,同時提高了檔案館的地位。
(二)服務(wù)意識的超前化
檔案管理人員要緊密關(guān)注時代的發(fā)展,對當(dāng)下的檔案需求進(jìn)行合理的預(yù)測。這要求檔案工作人員要及時關(guān)注社會動態(tài),掌握黨、國家和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)近期的工作重點(diǎn),以及重大決策,從而合理預(yù)測人們對該類檔案的需求情況,并提前做好相應(yīng)的整理、歸納工作,以便能夠及時、準(zhǔn)確地為使用者提供可靠、有效的檔案資料。
(三)服務(wù)意識的優(yōu)質(zhì)化
檔案工作能否持續(xù)下去,與檔案服務(wù)質(zhì)量息息相關(guān)。而服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣又取決于檔案工作者。因此,檔案工作人員應(yīng)該擯棄老舊的工作觀念,同時培養(yǎng)工作中的創(chuàng)新精神。此外,工作人員的責(zé)任感在檔案服務(wù)工作中也起著至關(guān)重要的作用。工作人員要在提高服務(wù)質(zhì)量的同時,規(guī)范自身的工作標(biāo)準(zhǔn),提升自身的綜合素質(zhì)水平,進(jìn)而多方位、多角度、全面、細(xì)致地提供檔案查閱服務(wù)。
二、檔案資源的豐富與整合
(一)加大收集力度,全面豐富信息
檔案的收集是檔案管理的基石。它不僅涉及面廣、周期長,而且還需要一套相對完善的征集、接收制度。以此將來自四面八方,以及各機(jī)關(guān)、個人手中的各種類型、各種載體的檔案信息,進(jìn)行有目的性、有針對性的收集,為后續(xù)的檔案利用打下一個堅實的基礎(chǔ)。
(二)提高檔案質(zhì)量,豐富檔案水平
檔案館是否能夠充分發(fā)揮其中心工作,其關(guān)鍵在于檔案質(zhì)量水平的高低。因此,我們要在加大收集力度,豐富館藏信息的基礎(chǔ)之上,對紛繁復(fù)雜的信息進(jìn)行優(yōu)選和優(yōu)化,同時淘汰掉無用的檔案信息,進(jìn)而提高館藏檔案材料的整體水平。
(三)整合資源,全面集中
隨著信息化的全面發(fā)展,檔案資源也在不斷豐富,隨之帶來了一些資源分散、利用率低的困難。針對這一問題,我們必須對各類檔案信息進(jìn)行集中,然后優(yōu)化整合。同時,改進(jìn)信息共享渠道,優(yōu)化信息同步體制,進(jìn)而全面提高檔案利用工作的整體水平。
三、優(yōu)化檔案利用方式
(一)深入人民群眾,宣傳檔案利用工作
現(xiàn)代化建設(shè)中,各種檔案的有效利用,需要增強(qiáng)檔案管理人員的重視,并提高民眾的認(rèn)識,才能更好的體現(xiàn)其價值。因此,我們可以利用多方面的宣傳手段,對檔案進(jìn)行全面而細(xì)致的宣傳和普及,一是,利用報刊、宣傳欄等紙質(zhì)宣傳媒體;二是,利用電視、網(wǎng)絡(luò)等新媒體,如微博、微信、論壇等;三是,利用座談會、茶話會等進(jìn)行討論,等等。通過這些方式,將檔案的內(nèi)容,檔案產(chǎn)生的作用,檔案能解決什么問題,檔案的查閱途徑等,都可以普及給廣大人民群眾,讓大家樹立起檔案管理意識,擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍,以達(dá)到最大限度發(fā)揮檔案信息利用價值的目的。
(二)融入現(xiàn)代科學(xué),優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量
隨著社會的不斷發(fā)展,人類知識水平的全面進(jìn)步,使得人們對各類文獻(xiàn)資料的需求越來越大,也就隨之產(chǎn)生了各類檔案。因此,在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天,我們需要依靠計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立以大數(shù)據(jù)為依托的數(shù)字檔案系統(tǒng),方便空中查閱。同時,利用數(shù)字化系統(tǒng),實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的實時收集和更新,進(jìn)而不斷豐富檔案數(shù)據(jù)庫。另外,及時淘汰無用、過時的檔案,以提高數(shù)據(jù)空間的有效利用率。這樣,不僅能節(jié)省人力,而且可以最大程度上提高檔案的利用程度,有效的提高檔案服務(wù)質(zhì)量,最終促進(jìn)檔案查閱利用工作進(jìn)一步優(yōu)化。
(三)完善檔案編輯工作,奠定優(yōu)質(zhì)服務(wù)基礎(chǔ)
社會變化日新月異,因此,檔案的利用工作也不能只停留在原始的利用層次上。而應(yīng)該是檔案原件的基礎(chǔ)上,根據(jù)信息更替情況,首先對檔案進(jìn)行進(jìn)一步的歸納、整理,其次是從中提煉出新的規(guī)律和結(jié)論,最后對檔案進(jìn)行高層次的編輯和撰寫,進(jìn)而不斷提高檔案的含金量,是服務(wù)質(zhì)量進(jìn)一步提高的重要基礎(chǔ)。例如:計算機(jī)管理系統(tǒng)的合理運(yùn)用、ERP信息管理系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用,可以智能搜索相關(guān)資料,并查閱相關(guān)信息,從而減少檔案編輯所需的時間,最終提高工作實效性。
四、結(jié)束語
總之,檔案查閱利用工作,是當(dāng)今社會快速、有效發(fā)展的基礎(chǔ)。因此,在新形勢下,檔案查閱利用工作想要更有效開展,就要有目的、有組織、有選擇地去優(yōu)化服務(wù),完善檔案檢索系統(tǒng)。同時,還要注重對檔案管理人員的培訓(xùn),提升他們的主動服務(wù)意識,強(qiáng)化其責(zé)任心,才能最終提高檔案信息的利用率,全面提升檔案的查閱利用工作水平,進(jìn)而為社會發(fā)展和進(jìn)步作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。