探討精細(xì)化管理在高校教學(xué)秘書工作中的運(yùn)用

薛藝藝

摘 要：本文基于精細(xì)化管理的管理思想模式，結(jié)合教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)，敘述精細(xì)化管理在教學(xué)管理中的內(nèi)涵及運(yùn)用的必要性，同時(shí)分層次探討了精細(xì)化管理在教學(xué)秘書工作中的運(yùn)用，以期更好地提高教學(xué)秘書的工作效率和工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；高校教學(xué)秘書；運(yùn)用

一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理注重明確的責(zé)任分工和對(duì)細(xì)節(jié)的把握，這種理念最早應(yīng)用于企業(yè)管理領(lǐng)域，延伸到教育領(lǐng)域，成為教育教學(xué)管理的重要方式和重要理念。在教育教學(xué)管理中，精細(xì)化管理的“精”指的是教學(xué)管理人員應(yīng)有明確的管理目標(biāo)，崗位職責(zé)具體化、明確化；工作分解精細(xì)，重點(diǎn)突出；工作態(tài)度精益求精?！凹?xì)”指的教學(xué)教務(wù)事項(xiàng)繁多，要做到工作覆蓋每一個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)，工作做細(xì)，流程做細(xì)，管理做細(xì)，管理工作嚴(yán)格按照制度和流程要求實(shí)施?！盎敝傅氖菍⒕图?xì)的要求通過制度、考核等體現(xiàn)出來，強(qiáng)調(diào)制度化、程序化、數(shù)據(jù)化和信息化。

二、精細(xì)化管理在高校教學(xué)秘書工作中應(yīng)用的必要性

高校教學(xué)秘書工作一般包括教學(xué)管理工作和教務(wù)管理工作，常規(guī)性工作很多，大體分為畢業(yè)設(shè)計(jì)管理、教學(xué)任務(wù)下達(dá)、教材征訂、課時(shí)費(fèi)計(jì)算、科研管理、學(xué)籍管理、考試安排、教學(xué)質(zhì)量檢查及其他各項(xiàng)工作。事項(xiàng)多且重要，怎么才能分清工作輕重，既提高工作效率，又保證工作質(zhì)量，在教學(xué)教務(wù)管理中實(shí)施精細(xì)化管理是一個(gè)比較好的途徑。精細(xì)化管理要求工作分工明確、責(zé)權(quán)分明、流程細(xì)致化、科學(xué)化、規(guī)定制度化，這些都要求管理工作更加細(xì)致、更加完善。這個(gè)措施的實(shí)施是對(duì)管理工作的一個(gè)升華，會(huì)使得工作細(xì)分，流程清晰，制度規(guī)范。

三、探討精細(xì)化管理在高校教學(xué)秘書工作中的運(yùn)用

（一）教學(xué)教務(wù)管理目標(biāo)精確化

教學(xué)教務(wù)事項(xiàng)繁多，教學(xué)秘書首先應(yīng)對(duì)教學(xué)教務(wù)的常規(guī)工作有細(xì)致的劃分，其次分清事項(xiàng)的輕重緩急，再次對(duì)所有劃分好的工作進(jìn)行精準(zhǔn)定位，明確工作內(nèi)容，明確工作所要達(dá)到的目標(biāo)。

（二）教學(xué)教務(wù)管理制度健全化

教學(xué)教務(wù)管理涉及到日常教學(xué)秩序的穩(wěn)定和教學(xué)任務(wù)的順利完成，常規(guī)性工作較多，教學(xué)秘書應(yīng)該主動(dòng)工作，制定各類相關(guān)制度，使得各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都有章可循，有據(jù)可依。如制定《教師上課制度》《教師聽課制度》《考試管理規(guī)定》《論文指導(dǎo)教師考核制度》等等。在工作中經(jīng)常遇到要求教師提交相關(guān)材料等，應(yīng)根據(jù)學(xué)校相關(guān)要求，針對(duì)不同的工作特點(diǎn)，制定工作材料規(guī)范，明確材料要求，保證教師所提交相關(guān)材料的規(guī)范性，減少不必要的二次返工，確保材料的高質(zhì)量，減少教學(xué)秘書的工作量。

（三）教學(xué)教務(wù)管理流程清晰化

教學(xué)秘書在工作中，應(yīng)將各個(gè)工作環(huán)節(jié)的流程控制作為精細(xì)化管理的切入點(diǎn)，通過工作環(huán)節(jié)流程，細(xì)化工作程序和標(biāo)準(zhǔn)，做到每一個(gè)工作、每件事情都有完整的環(huán)節(jié)，在每項(xiàng)工作中制訂出具體處理流程，流程科學(xué)合理，符合學(xué)校要求，責(zé)任固定。在工作中，可以專門針對(duì)教師和學(xué)生常見的問題，制訂手冊(cè)，列出事項(xiàng)的處理流程，更好地服務(wù)教師和學(xué)生。

（四）教學(xué)教務(wù)管理過程痕跡化

教學(xué)秘書的工作事項(xiàng)繁雜，有些時(shí)候僅僅是一些通知，但是某些通知如果相關(guān)老師或?qū)W生沒有接收到，可能會(huì)造成嚴(yán)重的后果。因此，教學(xué)秘書在工作中，應(yīng)該實(shí)行工作情況登記制，分門別類記述自己的工作情況，如時(shí)間、辦事內(nèi)容、處理的后續(xù)結(jié)果等，一方面在年終總結(jié)中，有數(shù)據(jù)有憑證，做到有痕跡化，另一方面也可以清晰知道自己的待辦事項(xiàng)，不至于在忙碌中忘記相關(guān)事宜。

（五）教學(xué)教務(wù)管理手段信息化

教學(xué)秘書在工作中扮演的是“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色，在工作做細(xì)、做精的同時(shí)，也應(yīng)該充分利用辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)軟件等更好地發(fā)揮橋梁作用。一建立日常工作數(shù)據(jù)庫，應(yīng)將平時(shí)常規(guī)工作中的相關(guān)信息，分門別類進(jìn)行整理，并通過分析數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)日常教學(xué)教務(wù)管理中數(shù)據(jù)所反映的問題，更好地利用數(shù)據(jù)進(jìn)行思考，進(jìn)一步提升工作高度和深度；二充分運(yùn)用各類軟件，提高工作效率。教學(xué)教務(wù)工作要和教師、學(xué)生以及教務(wù)各個(gè)部門打交道，信息的暢通性、正確性對(duì)于工作質(zhì)量和效率有著重要影響，要充分利用QQ、微信、郵箱、各類教務(wù)信息系統(tǒng)，做好工作信息的傳達(dá)、資料的整理，同時(shí)也應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)精品課程、微課等網(wǎng)絡(luò)課堂建設(shè)，建立課件數(shù)據(jù)庫，幫助教師積累課程資料，充實(shí)完善課程內(nèi)容，促進(jìn)師生之間的教學(xué)互動(dòng)等。

（六）教學(xué)教務(wù)管理考核實(shí)際化

在教務(wù)教學(xué)制度健全、目標(biāo)精準(zhǔn)、流程清晰的基礎(chǔ)上，還應(yīng)制定完善的考核制度，這樣才會(huì)形成職責(zé)明確、規(guī)范清楚、考核完善一套完整的體系。每個(gè)學(xué)校年終都會(huì)對(duì)員工進(jìn)行一定的考核，而教師除了完成相關(guān)的教學(xué)和科研工作量，還應(yīng)對(duì)教師的日常進(jìn)行考核，提交相關(guān)材料的速度和材料的質(zhì)量，以及是否有重大的教學(xué)事故等?？己酥贫鹊脑O(shè)立，可以更好地保證教學(xué)教務(wù)工作中，教學(xué)秘書、教師、學(xué)生等有效的配合，能提高教學(xué)教務(wù)工作的時(shí)間效率和材料質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳建國.高職院校教學(xué)秘書精細(xì)化管理思考[J].成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014.9.