淺談會(huì)計(jì)檔案管理的重要性及完善措施

周瑾

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是反映和記錄一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，會(huì)計(jì)檔案管理工作是會(huì)計(jì)工作種的重要組成部分，無論是對(duì)企業(yè)還是事業(yè)單位來說，會(huì)計(jì)檔案管理工作都是非常重要的。但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，很多時(shí)候容易被忽視，這成為了財(cái)務(wù)管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接對(duì)財(cái)務(wù)管理質(zhì)量與水平造成了直接或間接的影響。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；措施

一、前言

對(duì)于公司和企業(yè)來說，會(huì)計(jì)檔案記錄著公司一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的真實(shí)情況，是對(duì)公司業(yè)務(wù)進(jìn)行分析、計(jì)劃、監(jiān)督、決策以及核算成本和利潤(rùn)的一項(xiàng)重要依據(jù)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于會(huì)計(jì)檔案也越來越關(guān)注和重視，與此同時(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也在提高，人們已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，也在這方面取得了一定的進(jìn)步，但是就目前而言，還存在一定的問題，那么，應(yīng)該如何做好會(huì)計(jì)檔案管理，確保其完整有效的會(huì)計(jì)檔案在公司和企業(yè)中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是很多單位現(xiàn)在面臨的一個(gè)新的挑戰(zhàn)。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

會(huì)計(jì)檔案管理工作在整個(gè)會(huì)計(jì)檔案工作中具有重要意義，在一定條件下甚至有決定性的影響。在會(huì)計(jì)檔案管理中，雖然不能以此來判斷一個(gè)公司或企業(yè)質(zhì)量，但可以作為單位規(guī)范檔案管理、進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃與制定和促進(jìn)單位發(fā)展的重要手段，以此來作為單位重要的參考依據(jù)，可以直接影響單位發(fā)展。如若會(huì)計(jì)檔案管理工作做的不好，那么勢(shì)必會(huì)加快會(huì)計(jì)檔案的損壞、丟失等現(xiàn)象，會(huì)給會(huì)計(jì)人員的工作、經(jīng)濟(jì)管理以及經(jīng)濟(jì)研究帶來無法彌補(bǔ)的損失。

由于客觀條件的限制，在最初會(huì)計(jì)檔案形成是，大部分會(huì)計(jì)檔案的會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表是用復(fù)寫紙和圓珠筆來進(jìn)行的，而且憑證紙薄，這就需要嚴(yán)格的保管條件，溫度和濕度都要嚴(yán)格控制。隨后，隨著會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化，大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案材料應(yīng)運(yùn)而生，對(duì)于這樣的會(huì)計(jì)檔案的保管，除去對(duì)溫度和濕度的嚴(yán)格要求外，還需要注意防磁。此外，會(huì)計(jì)檔案管理可清楚的反映出一個(gè)單位短期、長(zhǎng)期經(jīng)濟(jì)的真實(shí)情況，不僅對(duì)單位某一時(shí)間段的經(jīng)濟(jì)狀況和財(cái)務(wù)活動(dòng)的掌握準(zhǔn)確無誤，還是單位進(jìn)行重要問題研究以及開展其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息來源重要的參考依據(jù)。

三、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不夠

很多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理并沒有給予足夠的重視，主觀的認(rèn)為會(huì)計(jì)工作就是核算資金，從而平衡資金的收支情況，沒有設(shè)立專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，一般情況下，即使有會(huì)計(jì)檔案管理人員也都是會(huì)計(jì)人員監(jiān)管，而會(huì)計(jì)人員上崗之前基本沒有對(duì)其進(jìn)行檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不僅不知道會(huì)計(jì)檔案的基本操作規(guī)程，也不了解歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)，如此一來，從哪里談得上科學(xué)管理。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識(shí)，會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理工作相脫節(jié)。

（二）缺乏會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度

不健全的管理制度是很多單位在會(huì)計(jì)檔案管理中所面臨的共同的問題，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間和范圍以及整理標(biāo)準(zhǔn)等問題沒有進(jìn)行合理明確的規(guī)定，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作效率低下，這給會(huì)計(jì)檔案管理工作得科學(xué)化、規(guī)范化造成了一定影響。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)備落后

在以往的會(huì)計(jì)檔案管理中，采取的是人工管理的方法，隨著現(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化和信息化的到來和發(fā)展，這種單純的、傳統(tǒng)的人工管理方法已經(jīng)無法跟上時(shí)代的步伐，如果不及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，不能滿足會(huì)計(jì)檔案管理的需要，那么勢(shì)必會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和水平。

四、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度

要想全面做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，首先就必須轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，在這一思想轉(zhuǎn)變中領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)起帶頭作用，提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，不斷加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面的投入，盡快把會(huì)計(jì)檔案管理納入到會(huì)計(jì)的日常工作事務(wù)中來，以確保其能夠盡快的跟上會(huì)計(jì)工作的步伐。

（二）建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度

要想提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，需要一套健全的管理制度，各單位應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定來做好檔案管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案能夠有序存放、妥善保管，防止損壞、泄密、丟失。結(jié)合單位自身的實(shí)際情況開建立一套科學(xué)、完整的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠規(guī)范有序的發(fā)展。

（三）利用現(xiàn)代化手段開優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理

引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，利用現(xiàn)代化手段，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的會(huì)計(jì)檔案向現(xiàn)代化發(fā)展，同時(shí)要保證數(shù)據(jù)的安全。建立會(huì)計(jì)軟件多用戶、分權(quán)管理的辦法，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防不法分子對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意篡改，以此來優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案的管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)任何一個(gè)單位的影響作用都是不可忽視的，它既是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，也是財(cái)務(wù)管理質(zhì)量和水平的體現(xiàn)，所以，我們要正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作，在實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化的道路上不斷前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2013（03）：209.

[2]王麗.當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及完善措施[J].東方企業(yè)文化，2014（02）：220.

[3]凌風(fēng).加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].上海檔案，2010（09）.