內(nèi)部控制在醫(yī)療設(shè)備管理中的應(yīng)用探討

王小平

摘 要：文章以《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》為依據(jù)，分析設(shè)備管理各環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險(xiǎn)并采取相應(yīng)的措施，降低設(shè)備生命周期的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)，借助信息化的整合手段形成高效的內(nèi)部控制體系，提高醫(yī)院的設(shè)備精細(xì)化管理水平。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 醫(yī)療設(shè)備管理 醫(yī)院

中圖分類號(hào)：F123.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2017）01-245-02

內(nèi)部控制是相對(duì)于外部監(jiān)管而言，強(qiáng)調(diào)單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制訂制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和自我管控，主要由內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和監(jiān)督等要素構(gòu)成{1}。醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院總資產(chǎn)中占有較高比重，加強(qiáng)設(shè)備管理，提高資金的使用效率是醫(yī)院運(yùn)營管理中最重要的工作之一，更是增強(qiáng)醫(yī)院為患者的服務(wù)能力和醫(yī)院核心競爭力的重要途徑。但由于歷史原因和設(shè)備管理制度的不完善，導(dǎo)致醫(yī)院設(shè)備管理賬實(shí)不符現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，“家底”不清楚，存在國有資產(chǎn)流失的風(fēng)險(xiǎn)。為了更好地管理醫(yī)院的設(shè)備資產(chǎn)，筆者所在的湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬十堰太和醫(yī)院，利用內(nèi)部控制的基本理論分析設(shè)備管理的內(nèi)部環(huán)境和各業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)的主要風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)采取內(nèi)部控制措施。

一、醫(yī)院資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的主要風(fēng)險(xiǎn)及分析

1.醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)缺乏內(nèi)部控制意識(shí)。設(shè)備管理的組織機(jī)構(gòu)及內(nèi)部崗位設(shè)置未實(shí)現(xiàn)不相容崗位分離，不能實(shí)現(xiàn)崗位間的相互牽制監(jiān)督。各環(huán)節(jié)內(nèi)部授權(quán)審批層次和流程模糊，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不一致，容易發(fā)生腐敗風(fēng)險(xiǎn)。

2.醫(yī)療設(shè)備管理各環(huán)節(jié)上存在的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。（1）預(yù)算管理形同虛設(shè)，存在設(shè)備采購無預(yù)算或超預(yù)算執(zhí)行的現(xiàn)象，無法起到管控作用{2}。（2）采購設(shè)備缺乏可行性分析，在缺乏市場調(diào)查和可行性研究的基礎(chǔ)上，盲目購置盲目追求先進(jìn)性導(dǎo)致功能閑置，資金不能發(fā)揮高效率。（3）設(shè)備在財(cái)務(wù)管理中明細(xì)賬和財(cái)務(wù)總賬相脫節(jié)，財(cái)務(wù)信息相對(duì)滯后，存在賬物不符現(xiàn)象。（4）設(shè)備使用環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督，未定期進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，維護(hù)保養(yǎng)不足導(dǎo)致設(shè)備使用效益不高。（5）對(duì)設(shè)備報(bào)廢處置管理認(rèn)識(shí)不足，資產(chǎn)處置過程簡單隨意，缺乏對(duì)醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢從申請、鑒定、報(bào)批、審批、處置及再利用等各環(huán)節(jié)過程的精細(xì)化管理，導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。（6）信息與溝通手段不匹配導(dǎo)致的內(nèi)部控制效果低下。設(shè)備購置預(yù)算、采購申請、合同審批及報(bào)廢申請等業(yè)務(wù)都在醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)外進(jìn)行，主要以紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行審批，審批周期長、流轉(zhuǎn)效率低，對(duì)于歷史數(shù)據(jù)的查找和分析比較困難，在技術(shù)手段上難以為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的提供高效的技術(shù)支撐。

二、在醫(yī)院層面建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境

根據(jù)《事業(yè)單位國有資產(chǎn)資產(chǎn)管理辦法》的要求，以《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)療設(shè)備自身的特點(diǎn)，將設(shè)備配置、設(shè)備使用、設(shè)備盤點(diǎn)、設(shè)備處置4個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，要求在該環(huán)節(jié)的崗位設(shè)置上要實(shí)現(xiàn)分享和制約機(jī)制，如下圖所示：

1.在醫(yī)院層面上定期評(píng)估相關(guān)部門和崗位的分工，堅(jiān)持不相容職責(zé)分離原則，建立制約和監(jiān)督機(jī)制；醫(yī)院設(shè)立裝備管理委員會(huì)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)醫(yī)院資產(chǎn)的管理工作。裝備管理委員會(huì)中不僅包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，還包括醫(yī)院設(shè)備管理部門、招標(biāo)部門、內(nèi)審部門、財(cái)務(wù)部門及臨床專家?guī)?。不僅突出了專業(yè)分工的差異性，也提高了決策的科學(xué)性和透明度。在委員會(huì)的指導(dǎo)下各管理部門明確管理職能，履行自己的職責(zé)。（1）裝備管理委員會(huì)負(fù)責(zé)擬定資產(chǎn)管理制度，審定資產(chǎn)采購預(yù)算，組織領(lǐng)導(dǎo)清產(chǎn)核資，審核大宗資產(chǎn)報(bào)廢等。（2）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的價(jià)值管理，籌集采購資金、監(jiān)督控制資金使用情況，審核資產(chǎn)采購、處置手續(xù)和程序，負(fù)責(zé)大型設(shè)備的資產(chǎn)效益評(píng)估，參與資產(chǎn)清理工作。向上級(jí)管理部門呈送的報(bào)批手續(xù)等。（3）招標(biāo)部門負(fù)責(zé)設(shè)備招標(biāo)談判，確保每一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的購置規(guī)范、合理、公正。（4）設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備的購置驗(yàn)收、調(diào)劑、日常維護(hù)保養(yǎng)、設(shè)備報(bào)廢鑒定、大型設(shè)備購置的可行性分析工作。（5）內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)設(shè)備管理的各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。（6）建立健全設(shè)備管理崗位獎(jiǎng)懲制度。對(duì)各科室的設(shè)備管理，使用和保養(yǎng)人員進(jìn)行考核和監(jiān)督，按責(zé)任制獎(jiǎng)罰。

2.在業(yè)務(wù)層面上強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備內(nèi)部控制管理工作的措施。（1）設(shè)備的申請和審批環(huán)節(jié)。使用科室在前一年末根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要提供設(shè)備需求計(jì)劃，詳細(xì)闡述該醫(yī)療設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益、技術(shù)水平、人員配套等基本情況，經(jīng)采購部門審核決定是否立項(xiàng)，按單價(jià)是否超過5萬元來確認(rèn)不同權(quán)限的審批流程，最終并形成設(shè)備采購預(yù)算，經(jīng)醫(yī)院裝備管理委員會(huì)審批后成為次年的購置計(jì)劃。尤其是專家?guī)鞂?duì)大額設(shè)備的選型本著先進(jìn)性與適用性相結(jié)合進(jìn)行全過程論證，達(dá)到規(guī)模適度，科學(xué)決策的目的；在職能上將采購職能和招標(biāo)職能歸屬為不同的部門，由招標(biāo)部門進(jìn)行設(shè)備招投標(biāo)和供應(yīng)商談判，將采購成本、經(jīng)濟(jì)效益、人員培訓(xùn)和保養(yǎng)維修等內(nèi)容綜合考慮，并體現(xiàn)在招標(biāo)文件中；由采購部門簽定合同和設(shè)備采購驗(yàn)收。部門之間互相牽制監(jiān)督杜絕了采購環(huán)節(jié)的商業(yè)賄賂的風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)在設(shè)備辦理入庫出庫環(huán)節(jié)時(shí)同時(shí)對(duì)科室的采購預(yù)算進(jìn)行扣減，保證預(yù)算的嚴(yán)肅性。（2）設(shè)備驗(yàn)收環(huán)節(jié)。驗(yàn)收小組人員的組成必須達(dá)到相互牽制相互監(jiān)督的機(jī)制。{3}驗(yàn)收人員主要由設(shè)備管理部門的醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員、使用部門的操作人員、廠家工程師和商務(wù)人員共同組成。在醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收過程中，雙方就以招標(biāo)文件、設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、合同配置要求、隨貨的各種單據(jù)為內(nèi)容，對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收工作。參與驗(yàn)收的人員在驗(yàn)收工作完成后在驗(yàn)收報(bào)告上簽字，以落實(shí)驗(yàn)收責(zé)任；以驗(yàn)收報(bào)告作為下一步辦理設(shè)備入庫掛賬付款的必要條件。確保設(shè)備驗(yàn)收的同時(shí)新增設(shè)備明細(xì)賬，保證明細(xì)賬和實(shí)物相符。（3）設(shè)備日常管理和維護(hù)保養(yǎng)環(huán)節(jié)。醫(yī)院建立設(shè)備的維修保養(yǎng)制度，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，提高設(shè)備資產(chǎn)的使用效率。設(shè)備的日常管理要點(diǎn)在于落實(shí)責(zé)任，堅(jiān)持“誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，規(guī)范使用行為，落實(shí)使用責(zé)任。設(shè)備管理部門建立設(shè)備的管理維修檔案，記錄PM維護(hù)，并據(jù)此制定日常維修和大修計(jì)劃，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。使用科室負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維修保養(yǎng)定期檢查，及時(shí)消除使用風(fēng)險(xiǎn)。（4）定期進(jìn)行設(shè)備清查環(huán)節(jié)。醫(yī)院必須定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，必須一年徹底清查一次，年末由單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員、設(shè)備管理部門和相關(guān)人員組成清查小組，對(duì)設(shè)備資產(chǎn)進(jìn)行逐一清點(diǎn)。清查盤點(diǎn)的內(nèi)容包括設(shè)備的實(shí)有數(shù)與賬面結(jié)存數(shù)是否相等；設(shè)備的保管、使用、維修等情況是否正常；是否有設(shè)備閑置、毀壞資產(chǎn)現(xiàn)象；是否有外借設(shè)備。清查人員根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果填寫盤點(diǎn)表，并與明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，對(duì)賬實(shí)不符的情況編制《盤盈盤虧表》并完成清查報(bào)告，報(bào)清查小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。按照管理權(quán)限上報(bào)設(shè)備管理部門及院領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，設(shè)備的清點(diǎn)結(jié)果上報(bào)同級(jí)財(cái)政部門。（5）規(guī)范設(shè)備處置環(huán)節(jié)。申請報(bào)廢醫(yī)療設(shè)備的使用科室，填制“醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢申請單”。申請內(nèi)容包括：申請科室、設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、購置日期、數(shù)量、單價(jià)、總金額、儀器編碼、設(shè)備條形碼、申請報(bào)廢理由等。處置審批采用逐級(jí)授權(quán)方式，經(jīng)醫(yī)學(xué)工程處鑒定確需報(bào)廢的設(shè)備，單價(jià)或批次報(bào)廢設(shè)備總金額未超過50萬元，經(jīng)院長辦公會(huì)議研究通過，由財(cái)務(wù)處上報(bào)主管部門（衛(wèi)生局）審批，并審批同意方可進(jìn)行處置；對(duì)于報(bào)廢設(shè)備單價(jià)或批次報(bào)廢設(shè)備總金額超過50萬元以上（含5O萬元），由醫(yī)院資產(chǎn)管理委員會(huì)上會(huì)研究討論通過后，由財(cái)務(wù)部門上報(bào)衛(wèi)生局審核，審核通過后再上報(bào)財(cái)政局審核，經(jīng)審批同意方可進(jìn)行處置。審批同意報(bào)廢的醫(yī)療設(shè)備，設(shè)備管理科由專人回收并建立臺(tái)賬，并在報(bào)廢申請單上簽字確認(rèn)明確保管責(zé)任，由上級(jí)產(chǎn)權(quán)交易部門進(jìn)行實(shí)物處置，處置收入得收入一律按“收支兩條線”進(jìn)行管理，不得擅自使用，由醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門上繳財(cái)政專戶。

3.利用信息化手段上建立高效的內(nèi)控體系。充分整合醫(yī)院的OA辦公系統(tǒng)和HRP管理系統(tǒng)，借助OA強(qiáng)大的工作流引擎和靈活的流程定制功能進(jìn)行線上審批及單據(jù)流轉(zhuǎn)。例如設(shè)備的預(yù)算，申請合同審批及報(bào)廢申請都可以在OA系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)，提高辦事效率，加強(qiáng)流程監(jiān)管，便于追溯。通過HRP設(shè)備模塊可以管理設(shè)備的入庫驗(yàn)收、出庫建卡、折舊及財(cái)務(wù)憑證的生成，并通過接口實(shí)現(xiàn)與總賬應(yīng)付模塊的集成?；诖蛴〉脑O(shè)備條形碼標(biāo)簽，利用手動(dòng)PDA設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控盤點(diǎn)進(jìn)度，提高盤點(diǎn)效率。在設(shè)備維修模塊中進(jìn)行維修相關(guān)工單和PM維護(hù)的管理，對(duì)維護(hù)節(jié)點(diǎn)的追蹤與維護(hù)成本的分析。各系統(tǒng)通過接口無縫集成實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)交互，自采購申請、合同審批、建卡、折舊、維修費(fèi)用與相應(yīng)設(shè)備匹配，發(fā)票結(jié)算付款都在系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)。信息化整合達(dá)到固化崗位職責(zé)、權(quán)限的目的，配置不同的審批節(jié)點(diǎn)和審批權(quán)限，有效減少業(yè)務(wù)處理過程人為因素的影響，提高內(nèi)部控制的效果。

4.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用。內(nèi)部審計(jì)積極轉(zhuǎn)變工作思路，把工作重點(diǎn)放在事前預(yù)防，事中監(jiān)督和控制上。利用信息化技術(shù)可實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備管理全過程進(jìn)行監(jiān)督，當(dāng)問題和風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)苗頭時(shí)就及時(shí)介入，實(shí)施審計(jì)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并采取必要的措施。同時(shí)借助外部審計(jì)機(jī)構(gòu)，提高內(nèi)部審計(jì)的工作的獨(dú)立性，不僅有利于平衡內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)與其他部門的關(guān)系，也可以有效檢驗(yàn)內(nèi)部審計(jì)工作的質(zhì)量，促使內(nèi)審部門提高業(yè)務(wù)能力。

三、小結(jié)

醫(yī)療設(shè)備的內(nèi)部控制只是醫(yī)院內(nèi)部控制的一個(gè)方面，但涉及資金量大，對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營管理影響較大，應(yīng)引起醫(yī)院的足夠重視。實(shí)踐證明，在管理的過程中不斷優(yōu)化崗位分工和整體流程，將預(yù)算管理、授權(quán)審批控制實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，可以促進(jìn)醫(yī)院精細(xì)化管理水平，形成高效的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)保障體系，協(xié)同控制醫(yī)院經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。

注釋：

{1}方周文.行政事務(wù)單位內(nèi)部控制規(guī)范實(shí)施指南.北京：立信會(huì)計(jì)出版社，2013

{2}耿桂鳳.完善醫(yī)院合同管理，提高財(cái)務(wù)管理精細(xì)化水平.中國醫(yī)院管理，36（6）：70-71

{3}田喬.醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收的流程及存在的問題.醫(yī)療裝備，2016，29（7）：110-111

（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬十堰太和醫(yī)院后勤部 湖北十堰 442000）

（責(zé)編：若佳）