政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作要點(diǎn)分析

林芳

摘 要：政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案是政協(xié)委員思想的結(jié)晶和為人民服務(wù)的憑證，同時(shí)，也是政協(xié)機(jī)關(guān)日常工作的主要依據(jù)，在當(dāng)前社會不斷的發(fā)展的過程中，政協(xié)機(jī)關(guān)的職責(zé)不斷增多，因此，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作就顯得非常重要。隨著科學(xué)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作與之前相比產(chǎn)生了較大的變化，因此，這就需要結(jié)合時(shí)代的背景，把握政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的要點(diǎn)，確保政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作更加規(guī)范、程序。

關(guān)鍵詞：政協(xié)機(jī)關(guān)；檔案管理工作；特征與要點(diǎn)

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.29.043

1 政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義與內(nèi)容

1.1 政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義

政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案是政協(xié)部門在日常的工作中直接形成的且具有較高保存價(jià)值的一種記錄，這種記錄包含了書面、音像、實(shí)物等多種形式，其不僅是政協(xié)機(jī)關(guān)工作的一種體現(xiàn)和載體，更是未來工作的依據(jù)所，是政協(xié)機(jī)關(guān)內(nèi)重要的組成部分，對提高政協(xié)機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效率有著重要的意義。同時(shí)，在政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案中，還包含了政協(xié)部門在反映人民政協(xié)問題、參政議政和民主監(jiān)督等方面的重要貢獻(xiàn)，因此，無論是從發(fā)展的角度、社會的角度還是從歷史的角度來看，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作都有著非常重要的意義。

1.2 政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的內(nèi)容

根據(jù)載體的不同，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案可以分為技術(shù)檔案、會計(jì)檔案、文書檔案、電子檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案等多種內(nèi)容。

（1）文書檔案。文書檔案是政協(xié)機(jī)關(guān)檔案中最多的種類，文書檔案是由各種文件材料所形成的，分為了書面材料和電子材料，主要包括日常的會議內(nèi)容、會議材料、會議記錄、各個(gè)機(jī)構(gòu)工作的文檔、證明等；機(jī)關(guān)制定的工作條例、工作制度等；提案的內(nèi)容及答復(fù)情況、砸專題的調(diào)研、匯報(bào)、工作總結(jié)；機(jī)關(guān)的人事資料；匯報(bào)資料；文件資料等等多種內(nèi)容。

（2）聲像檔案。主要包括歷任及現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)在任職時(shí)的照片、會議錄音、錄像；上級領(lǐng)導(dǎo)視察的錄像、講話錄音；專題調(diào)研時(shí)的錄像；重大事件的照片、錄像等等以及其他具有保存價(jià)值的聲像檔案。

（3）基建檔案。各種工程準(zhǔn)備的階段文件、監(jiān)督文件、施工文件、兗州文件等。

（4）實(shí)物檔案。各種禮品、榮譽(yù)品等實(shí)物。

（5）電子檔案。文字檔案所生成的數(shù)字化全文，檔案管理軟件；照片檔案等等電子文件。

2 當(dāng)前政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的特點(diǎn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)更多更廣

隨著科技時(shí)代的來臨，信息的傳遞方式發(fā)生了根本的變化，同時(shí)，隨著政協(xié)機(jī)關(guān)工作職能的增加，使得政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案數(shù)據(jù)數(shù)量越來越多，并且內(nèi)容越來越廣。

在數(shù)量上，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案的數(shù)量快速增長，結(jié)合全國范圍的數(shù)據(jù)來看，2015年，根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國政協(xié)機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案數(shù)量已經(jīng)超過了5億卷，預(yù)測顯示，到2020年，全國政協(xié)機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案數(shù)量將會超過7億，如此龐大的數(shù)量就直接的增添了政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的難度。

在內(nèi)容上，上文中提到，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案主要包括了文書檔案、聲像檔案、基建檔案、實(shí)物檔案和電子檔案等，在傳統(tǒng)，文書檔案是最多的檔案種類，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量不斷增多，電子檔案憑借其特殊的功能，就使得政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案內(nèi)容不更加豐富，并且呈現(xiàn)出載體各異、特征多樣、結(jié)構(gòu)差異較大的檔案類別，這些檔案共同的組成了政協(xié)機(jī)關(guān)內(nèi)龐大的檔案群體。

2.2 檔案的保管技術(shù)更加嚴(yán)格

在政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理中，安全是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，因?yàn)檫@關(guān)系到了國家和人民群眾的切身利益，在當(dāng)前社會局勢變化飛快的背景下，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案保管技術(shù)更加嚴(yán)格。

在從保管條件上看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案較多的政協(xié)檔案的管理工作較為簡單，檔案室內(nèi)做到“八防”就可以保證檔案的安全，但是在信息時(shí)代下，信息技術(shù)帶來巨大資源的同時(shí)，也為政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作帶來了諸多的影響。例如，很多檔案保存的載體都有著特殊的保存方式限制，這就需要嚴(yán)格的保管技術(shù)來分門別類的保管不同的檔案，如：光盤檔案要防止磨損、音像檔案要防止磁場等等。

同時(shí)，還需要保證信息的安全。防止檔案的丟失或隱私泄露，例如，檔案保存在電腦中，由于電腦系統(tǒng)的崩潰、電腦硬盤損壞等都有可能導(dǎo)致檔案信息的丟失；不法分子利用黑客技術(shù)盜取檔案，企圖損害國家和人民的利益等，這些也都迫切的要求檔案的保管技術(shù)要更加的嚴(yán)格。

2.3 對檔案管理的人員要求更加專業(yè)

結(jié)合政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義和特征，現(xiàn)代政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作對檔案管理人員的要求更加專業(yè)，這里不僅僅需要政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理人員具有堅(jiān)定的政治素質(zhì)和良好的工作作風(fēng)，還需要具備一定的統(tǒng)計(jì)能力、整理能力、組織能力、寫作能力、協(xié)調(diào)能力等。要精通檔案管理的各項(xiàng)工作重點(diǎn)及要點(diǎn)，掌握檔案管理的相關(guān)工作能力。同時(shí)，結(jié)合現(xiàn)代化的特點(diǎn)，檔案管理工作人員還需要具有必要的計(jì)算機(jī)操作能力、大數(shù)據(jù)查閱及整理能力等等。

3 政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的要點(diǎn)

3.1 科學(xué)整合檔案數(shù)據(jù)資源

上文中提到，在現(xiàn)代的背景下，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案具有數(shù)量多、內(nèi)容廣的特征，因此，需要結(jié)合這一特點(diǎn)，科學(xué)的整合檔案數(shù)據(jù)資源。

3.1.1 政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案部門要?jiǎng)?chuàng)新資源的采集方式

目前已經(jīng)處在了大數(shù)據(jù)的時(shí)代，無論是現(xiàn)實(shí)社會中還是網(wǎng)絡(luò)上的檔案資源都非常的豐富，但是其中形色各異，因此，政協(xié)機(jī)關(guān)在進(jìn)行檔案管理的工作中，首先要?jiǎng)?chuàng)新資源的采集方式，剔除垃圾信息，改變傳統(tǒng)被動(dòng)收集檔案資源的方式，對具有保存價(jià)值的資源要“主動(dòng)出擊”，制定檔案管理的計(jì)劃，結(jié)合具體的計(jì)劃分步驟的對檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而增強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的有序性。

3.1.2 科學(xué)的整合檔案資源

具體來看，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)容更多，這就需要政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理部門可以結(jié)合具體的情況來進(jìn)行資源的整合。我認(rèn)為：首先，可以通過正常的渠道來對檔案進(jìn)行定期的整理；其次，可以與政協(xié)機(jī)關(guān)內(nèi)的所有部門取得聯(lián)系，發(fā)揮所有人的作用，在部門日常的會議中注意檔案的收集，最終統(tǒng)一建檔管理；最后，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理人員日常要注意與各個(gè)職能部門及時(shí)溝通，及時(shí)的了解檔案信息，最大程度上的保證檔案管理工作的完整性。

3.2 創(chuàng)新檔案的保管技術(shù)

檔案的安全性是檔案管理工作的要點(diǎn)，結(jié)合政協(xié)機(jī)關(guān)當(dāng)前管理工作的特征，筆者認(rèn)為，在政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作中，要?jiǎng)?chuàng)新當(dāng)前的檔案管理技術(shù)。

首先是物理技術(shù)。物理技術(shù)是檔案安全的基礎(chǔ)性保證。政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理人員要定期學(xué)習(xí)檔案保管的注意事項(xiàng)，將檔案遠(yuǎn)離易燃、易爆的地點(diǎn)。同時(shí)，需要建立起科學(xué)的檔案管理處，管理處內(nèi)設(shè)有監(jiān)控、滅火裝置、自動(dòng)報(bào)警裝置、溫濕度自動(dòng)控制裝置等，最大程度上的保證政協(xié)機(jī)關(guān)檔案的安全。

其次，技術(shù)防御。政協(xié)機(jī)關(guān)在進(jìn)行檔案管理的過程中，要做好檔案信息安全的防護(hù)工作，從源頭上把關(guān)，檢查每個(gè)儲存程序、計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全性，聘請專業(yè)人員制作防火墻，設(shè)定安全等級，加快數(shù)字化檔案的工作，確保檔案的安全。

3.3 提高管理人員素質(zhì)

第一，培養(yǎng)政治素養(yǎng)。讓政協(xié)機(jī)關(guān)檔案的管理人員能夠充分的意識到政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性，培養(yǎng)其堅(jiān)定的政治信仰和良好的職業(yè)素養(yǎng)。

第二，培訓(xùn)管理技術(shù)。定期對政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括：管理方法、管理技術(shù)等，強(qiáng)化政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理人員的管理能力。

第三，訓(xùn)練現(xiàn)代化操作能力。針對實(shí)際的情況，對政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理的人員進(jìn)行現(xiàn)代化操作能力的訓(xùn)練，例如計(jì)算機(jī)操作能力、信息收集能力、數(shù)據(jù)庫整理能力、云技術(shù)能力等。

4 總結(jié)

綜上所述，筆者首先對政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義和檔案內(nèi)容進(jìn)行了歸納，其次總結(jié)了當(dāng)前政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的特點(diǎn)，最后結(jié)合特點(diǎn)分析了政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的要點(diǎn)，總而言之，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作不僅關(guān)系到了政協(xié)機(jī)關(guān)的有序運(yùn)行，更關(guān)系到了國家和人民的切身利益，所以要仔細(xì)的把握其重點(diǎn)和要點(diǎn)，確保政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作更加規(guī)范、有序。

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