基于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作挑戰(zhàn)及機遇分析

石拓

[摘 要]隨著信息技術的發(fā)展，我國開始進入大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代這一背景下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)的理念下，檔案管理部門必須改變管理理念，利用科學的方法來管理檔案數(shù)據(jù)，構建科學的檔案管理平臺，發(fā)揮檔案管理在各個方面的作用。本文通過對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的分析，簡述了檔案管理工作面臨的難題及機遇。

[關鍵詞]大數(shù)據(jù)時代； 檔案管理工作； 問題； 機遇

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0329-01

前言

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，做好檔案管理工作對整個工作的施展起著重要的作用。因為在這個飛速發(fā)展的時代，市場對人才的需求量與日俱增，檔案管理工作在企業(yè)的管理工作中就顯得尤為重要。近年來，檔案管理工作在進行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，相關部門應該采取相關措施來增強檔案管理者的素質與能力，提高人事管理工作的質量。

一、大數(shù)據(jù)時代

1、大數(shù)據(jù)時代的特征

大數(shù)據(jù)時代是一個數(shù)據(jù)信息新時代，大數(shù)據(jù)是指擁有巨大規(guī)模的海量資料。它具有體量大、價值高、種類多、速度快的特點。大數(shù)據(jù)對信息過程的分析方式在轉變，不再是以傳統(tǒng)的方式分析信息。主要體現(xiàn)在：不再是隨機的采樣調查，而是對整體的數(shù)據(jù)進行分析；精確度有所下降，但對于混雜性信息可以進行有效分析；對事物的因果關系不再詳細探索，更注重事物之間的關聯(lián)性。大數(shù)據(jù)時代的這些轉變，體現(xiàn)了它強大的“預測”能力。

2、大數(shù)據(jù)技術對檔案管理工作帶來的影響

（1）檔案數(shù)據(jù)的儲存和備份

在傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫中，檔案管理的利用效率雖然較高，但時常會遇到新的檔案數(shù)據(jù)無法入庫的情況。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理逐漸接近信息化，數(shù)據(jù)庫可以容納更多的信息，但也存在一定的問題，儲存空間也面臨著新的挑戰(zhàn)。這就需要優(yōu)化數(shù)據(jù)庫的儲存，節(jié)約成本，提高效率，而這些問題都需要依靠大數(shù)據(jù)技術來解決和實現(xiàn)。

（2）檔案信息資源的開發(fā)

檔案庫作為重要的信息資源儲存庫，其機密性和儲存量對企業(yè)、社會、國家的發(fā)展有著極為重要的影響。但在傳統(tǒng)的管理方式中，由于管理人員缺乏檔案意識，且很大部分的管理人員不夠專業(yè)，對相關的知識與內容不夠了解，使很多信息資源無法得到有效的利用和開發(fā)。在當今社會發(fā)掘有效信息，必須依靠技術手段，而大數(shù)據(jù)技術是很好的選擇。

（3）檔案工作的管理

隨著人們整體文化水平的提高，用戶對于檔案各方面的需求越來越大。目前，檔案利用的最主要目的是獲取檔案資料背后所蘊含的知識和信息，因此檔案應用應從實體管理轉向知識管理。檔案庫服務的技術核心是技術引擎，新型的檔案知識服務引擎有資源服務推薦引擎、資源學術搜索引擎、行為智能分析引擎及決策引擎等。在檔案知識管理中，可以利用大數(shù)據(jù)技術來構建新型的知識服務引擎。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作存在的問題和面臨的挑戰(zhàn)

1、管理模式還很落后，效率較低

目前，檔案管理仍舊在使用傳統(tǒng)的管理模式，也就是檔案的提供和儲存以紙質為主。它也具有一定的優(yōu)勢，如利用范圍廣、適應性較強、還可作為原始憑證。但紙質文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲存起來不方便等。很多部門并沒有對此引起重視，沒有制定相關的崗位，明確管理人員的職責，缺乏完善的制度。而在材料的真實性等方面，工作人員也沒有進行嚴格審查，造成了檔案的不完整以及失實等，對日后的各項工作的開展帶來很大的麻煩。

2、對檔案管理工作的認識不夠、重視程度不夠

在檔案管理工作中，很多工作人員認為這只是一項輔助性的工作，并不能為企業(yè)的發(fā)展起到實質性的作用。而企業(yè)也沒有對檔案管理工作引起重視，忽視了其對信息儲存?zhèn)鞑ァ⑷瞬胚x拔任用的重要性。或者有的管理員認為，檔案文件只要沒有損壞、丟失、泄密，對工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對它的重視度。并且由于認識上的不足，管理者并不重視檔案管理工作，淡化了其地位和作用。

3、缺乏統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)及管理人員

在部分企業(yè)的檔案管理工作中，由于領導的忽視、資金的缺乏等種種原因，對專門的檔案管理部門設置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。如沒有形成科學專業(yè)的人檔案管理隊伍，也不設置專門的管理部門和專業(yè)的檔案管理員，而是隨便任用其他部門的人員兼職此項工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過程中出現(xiàn)各種問題。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作面臨的機遇

1、樹立大數(shù)據(jù)的管理理念

首先，工作人員要提高對檔案管理的重視，樹立大數(shù)據(jù)管理理念，認識到檔案管理工作的重要性，要了解到檔案管理的工作關系著企業(yè)和社會的發(fā)展。人事管理部門可通過各種方式進行傳播，加大宣傳的力度，提高領導及職工對它的重視。此外，要提高管理人員的素質，改進管理模式。檔案管理人員自己要先重視這項工作，認識到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產(chǎn)生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強對工作的責任感，掌握現(xiàn)今的網(wǎng)絡環(huán)境和先進的科學技術，跟上時代的發(fā)展。

2、大數(shù)據(jù)時代給檔案資料的挖掘和檔案管理系統(tǒng)的擴展帶來了新的機遇

在大數(shù)據(jù)時代背景下，除去檔案系統(tǒng)中的大量文檔，還有大量的結構化數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)在被檔案部門接收之后，會根據(jù)使用者的需求而進行分類處理，建立起不同的模型，并找到各種數(shù)據(jù)間的關系進行綜合處理，從而提高其參考價值。

四、結束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案管理工作對于高?；蚱髽I(yè)的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學校和企業(yè)選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質量。 因此，企業(yè)應該利用當今的科學技術，整合資源、提高認識、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進行更加科學合理。這樣才能更好地促進企業(yè)和社會的進步與發(fā)展。

參考文獻

[1]周姝莉.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應對策略分析[J].才智，2015，（24）：341.

[2]石冬梅.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014，（27）：121-122.

[3]喬瑞花.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對策分析[J].創(chuàng)新科技，2015，（6）：82-84.

[4]陳媛華.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與應對策略[J].人力資源管理，2015，（6）：346-347.

[5]張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺世界，2015，（2）：21-22.