企業(yè)檔案管理工作的探析

章莉

[摘 要]企業(yè)檔案是記錄和反映著整個(gè)企業(yè)發(fā)展的過程，對(duì)維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌，為企業(yè)發(fā)展和服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。做好企業(yè)檔案管理工作，能為企業(yè)各項(xiàng)工作的開展提供動(dòng)力支持。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理工作；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）12-0088-01

1 做好企業(yè)檔案管理中的保管工作

檔案保管工作作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)檔案的作用發(fā)揮至關(guān)重要，庫藏檔案秩序良好才能夠高效的進(jìn)行檔案管理，確保檔案的提取和查找順利；檔案齊全完整，查詢利用時(shí)可以方便快捷的找到；檔案的安全保管能夠讓檔案的壽命延長(zhǎng)。所以檔案日常管理工作非常重要，可以說是檔案利用的前期工作，意義重大，應(yīng)對(duì)該項(xiàng)工作引起重視。要做好企業(yè)檔案管理保管工作，必須做到以下幾點(diǎn)：

（1）檔案存放條件應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案裝具。底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施，重要檔案應(yīng)備份。檔案管理人員應(yīng)選擇合適的裝具，紙質(zhì)檔案可選用密集架或五節(jié)柜；底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折疊；錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、磁帶等可選用防磁金屬柜等裝具，存放時(shí)注意防磁、碰撞；企業(yè)的重要檔案應(yīng)備份，防止反復(fù)多次利用造成損毀。

（2）檔案入庫前應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救，對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。對(duì)已接收進(jìn)館的檔案，要先進(jìn)行消毒、去塵、去污，以防止有害物質(zhì)、蟲霉進(jìn)入庫內(nèi)；對(duì)已損壞或不利于永久保存因素的檔案材料進(jìn)行去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等處理，以恢復(fù)原貌，提高檔案耐久性；對(duì)易損的制成材料和字跡，可采用復(fù)制副本、拍照等方式，制成復(fù)制品提供使用，以保護(hù)檔案原件，檔案管理人員要具有高度的責(zé)任心，持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

（3）保存檔案的庫房要求干凈整潔，意外事故防范措施齊全，可以避免火災(zāi)、盜竊等事故，對(duì)一些有特殊要求的檔案可以遮光、防潮、防塵，控制好室內(nèi)的溫度和濕度，保持最佳庫存條件。檔案存儲(chǔ)庫房的消防設(shè)施齊全，能夠正常使用，定期對(duì)這些安防設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保能夠發(fā)揮保護(hù)作用，對(duì)電器和電源、線路等進(jìn)行檢查，消除火災(zāi)隱患；檔案庫房有外窗的話，要有窗簾等遮蔽，防治陽光的直接照射；檔案庫房要求防潮、防高溫，一些紙質(zhì)檔案的保管和載體檔案有所差別，應(yīng)該進(jìn)行分類，對(duì)有害因素進(jìn)行預(yù)防和規(guī)避，使用防蟲劑避免檔案霉變和蟲蛀。

（4）做好檔案保管的保密工作。有些檔案屬于國(guó)家機(jī)密，必須要給予保護(hù)，每個(gè)公民都有保護(hù)國(guó)家機(jī)密的義務(wù)，這也是檔案工作者的職業(yè)操守。檔案管理人員對(duì)檔案的保密和利用必須保持平衡。首先要對(duì)檔案進(jìn)行審查，審查檔案是檔案利用的前期工作，也是非常重要的工作，目的是將檔案進(jìn)行區(qū)分，將可以開放利用的檔案分離，給予利用。其次要做好解密工作。保密檔案劃分了保密等級(jí)，目的是為了讓不同保密等級(jí)的檔案被限制利用權(quán)限，檔案管理人員按照保密層級(jí)來進(jìn)行管理，讓檔案可以在保密的前提下進(jìn)行最大限度的利用。

2 檔案管理操作流程要規(guī)范化

檔案管理中，檔案的歸檔和借閱都有嚴(yán)格的規(guī)范要求。檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、排架、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用和鑒定銷毀等。

（1）文件材料的收集工作?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理有很大的差別，以往只是對(duì)檔案進(jìn)行歸類，保存，現(xiàn)在要進(jìn)行收集和利用。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任心，對(duì)企業(yè)有價(jià)值的檔案進(jìn)行收集歸檔。收集文件資料，定期整理歸檔，目的是避免企業(yè)的一些有價(jià)值的檔案被忽略或丟失，讓其在損毀前得到妥善的保管，為以后的利用提供基礎(chǔ)。此外還要對(duì)社會(huì)的發(fā)展、企業(yè)的發(fā)展等給予關(guān)注，搜集有用的信息，所以檔案管理人員的職業(yè)敏感度要求比較高，可以對(duì)當(dāng)前的重要信息敏銳感知，這樣就能夠調(diào)整檔案的收集范圍，特別是現(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理，有些系統(tǒng)形成的一些數(shù)據(jù)一旦丟失就不會(huì)再生，檔案管理工作中對(duì)于這樣的情況應(yīng)該積極的研究。做好檔案資源形成過程的控制和保護(hù)，以防檔案資源在此過程中丟失，避免損失。

（2）文件材料的整理工作。文件材料移交到檔案部門后，檔案管理人員要按照行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行整理，編目、裝訂、著錄、排架，完成從文件到檔案“身份”的轉(zhuǎn)換，使其具備借閱條件。檔案整理工作包括分類、整理、編目等。文件、圖表等在歸檔之后就是屬于檔案管理工作了，檔案整理的質(zhì)量是和檔案工作者自身責(zé)任感和職業(yè)技能水平聯(lián)系在一起的，企業(yè)檔案工作者必須要對(duì)企業(yè)的檔案分類熟悉，了解企業(yè)的檔案內(nèi)容組成，根據(jù)分類以及庫藏種類來進(jìn)行大的屬類劃分，使用固定的檔號(hào)來命名。檔案的分類工作應(yīng)有一定的行業(yè)規(guī)定，所以不能夠盲目的進(jìn)行，隨意的進(jìn)行。不同的行業(yè)其分類標(biāo)準(zhǔn)不同，使用科學(xué)的分類方式，才能夠讓以后的檢索利用環(huán)節(jié)更加的便捷，避免漏檢。

（3）檔案保管期限的確認(rèn)。檔案保管期限是和檔案自身的意義和價(jià)值有關(guān)的，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行衡量才能夠確定其保管期限，永久保存的檔案是對(duì)企業(yè)的重要活動(dòng)以及歷史面貌進(jìn)行記錄的檔案，它們可以作為企業(yè)的歷史研究，工作考察，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等等資料，對(duì)國(guó)家、企業(yè)、職工權(quán)益等維護(hù)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)證據(jù)作用，所以是企業(yè)的核心檔案，應(yīng)該要作為永久保存的檔案資料；定期檔案保管有年限劃分，通常來說有30年和10年兩類。短期內(nèi)需要利用的檔案可以設(shè)定10年管理期限，檔案的保管期限分類應(yīng)該專業(yè)規(guī)范。

（4）企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。企業(yè)檔案管理規(guī)定要求國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案的登記工作，要按照填報(bào)要求和說明準(zhǔn)確填寫，按時(shí)報(bào)送，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。

（5）檔案的利用服務(wù)工作。檔案的收集和保存目的是為了讓檔案發(fā)揮出價(jià)值，為利用者提供利用，在借閱檔案的時(shí)候，要求填寫登記表，這是檔案部門對(duì)檔案利用情況進(jìn)行了解掌握的方法之一，也是檔案部門和檔案利用者進(jìn)行檔案交接的手續(xù)憑證，通常檔案的借閱期為一周，可是根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行微調(diào)，檔案管理者對(duì)檔案的借閱要求審查嚴(yán)格，按照相關(guān)的規(guī)定來批準(zhǔn)檔案借閱。如果借閱者將檔案損壞，應(yīng)該要通知檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)，按照規(guī)章制度來進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

（6）檔案的鑒定銷毀工作。企業(yè)檔案達(dá)到保存期限后，應(yīng)該要對(duì)檔案進(jìn)行審查，根據(jù)需求以及檔案的價(jià)值來判斷是否要延期繼續(xù)保存，對(duì)其保管期限再次劃定，再次審核后，對(duì)沒有利用價(jià)值的檔案編制檔案鑒定報(bào)告，按照相關(guān)的要求手續(xù)進(jìn)行銷毀，在銷毀清冊(cè)中應(yīng)標(biāo)注好日期，銷毀清冊(cè)要求永久保管。檔案資源屬于不可再生資源，對(duì)檔案的銷毀必須謹(jǐn)慎，如果錯(cuò)誤地銷毀了有價(jià)值的檔案，就會(huì)造成無法挽回的損失。

3 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展速度非?？?，我國(guó)檔案信息化建設(shè)也在不斷加速發(fā)展中。雖然傳統(tǒng)檔案管理有一定的經(jīng)驗(yàn)積累，但是仍然需要隨著時(shí)代的發(fā)展，使用現(xiàn)代信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，對(duì)檔案管理理念也要進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使用現(xiàn)代的檔案管理模式。為了給企業(yè)檔案管理發(fā)展提供便利條件，應(yīng)該要做好信息化建設(shè)工作，為檔案工作現(xiàn)代化管理提供基礎(chǔ)。檔案管理信息化不僅能夠?yàn)闄n案管理人員提供更加方便的操作平臺(tái)，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還能夠大大提高檔案管理工作的精確度，更好的對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)，更好為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

4 要切實(shí)做好企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作

企業(yè)的檔案管理安防設(shè)施必須按照國(guó)家的規(guī)定要求來建設(shè)，有相應(yīng)的防潮、防火、防盜等措施。一些有特殊要求的檔案載體要按照其要求來進(jìn)行保管收藏，安全措施嚴(yán)謹(jǐn)。除此之外，還要對(duì)有關(guān)于機(jī)密檔案和知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)的檔案完整性給予保障。