檔案管理與知識管理的關(guān)系研究

孫玲芳

摘 要：檔案管理與知識管理相結(jié)合的措施作為知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的一項(xiàng)重要工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)將檔案管理由物質(zhì)管理向意識形態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，對檔案管理的健康運(yùn)行機(jī)制建設(shè)，國家知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展都將起到重要作用。本文通過對檔案管理與知識管理的關(guān)系的研究分析，旨在為相關(guān)檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;知識管理;良性互動

一、前言

檔案管理的目標(biāo)、方式、手段與知識管理相近，但是在管理的特點(diǎn)、范圍、側(cè)重點(diǎn)、廣度、深度等方面不盡相同。所以，應(yīng)當(dāng)將檔案管理和知識管理有機(jī)結(jié)合，使二者相輔相成，將知識管理的方式方法廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，提高檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)，使檔案管理能夠?yàn)橹R管理有效服務(wù)。

二、檔案管理與知識管理相同點(diǎn)研究

（一）管理對象重疊性

檔案管理是對制式文件、檔案進(jìn)行管理。知識管理是對知識進(jìn)行有效管理。檔案管理中的文件、檔案中所包含的內(nèi)容，都是通過對各類社會活動中形成的結(jié)論的整理，或是通過其他系列社會活動獲取的成果的總結(jié)與分析得出的結(jié)果，其實(shí)無論是自行通過社會活動總結(jié)出的方法論認(rèn)識形成的文件、檔案，還是通過搜集、購買等社會活動形成的意識形態(tài)層面的總結(jié)性文件、檔案在未來的社會活動中都將納入知識的范疇[1]。由此可見，檔案管理的對象實(shí)質(zhì)上是知識，所以檔案管理與知識管理二者有著重疊的管理對象。

（二）管理目的相似性

檔案管理工作的根本目的是為社會各類組織提供文件、檔案的支持與保證，滿足社會組織在從事社會活動中對文件及檔案的需要。知識管理工作的目標(biāo)是為社會組織從事社會活動提供正確意識形態(tài)，知識技術(shù)層面的保障。檔案管理和知識管理兩項(xiàng)工作都對社會組織從事社會活動提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案和知識在社會活動中的使用價(jià)值。

（三）管理流程相通性

檔案管理以檔案的搜集、檔案的整合、檔案的鑒別、檔案的保管、檔案的分析、檔案的利用作為基本工作流程。知識管理以知識的產(chǎn)生、知識的搜集、知識的整合、知識的儲備、知識的傳遞、知識的利用為基本工作流程。檔案管理和知識管理在管理流程上具有相通性。

（四）管理技術(shù)相同性

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理的全部工作基本離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，檔案管理依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)這一媒介來完成。知識管理是互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，知識管理的各個(gè)步驟都必須依賴于信息技術(shù)。因此，檔案管理和知識管理在管理技術(shù)上都以現(xiàn)代信息技術(shù)為主要支撐，所以二者在管理技術(shù)上具有相同性[2]。

三、檔案管理與知識管理差異性分析

第一，檔案管理在社會分工中主要扮演運(yùn)用專業(yè)管理技術(shù)和手段進(jìn)行一種專業(yè)文件、檔案管理的角色;知識管理是在這一角色的基礎(chǔ)上，凸顯對意識形態(tài)、先進(jìn)理念、價(jià)值觀體系上的管理，實(shí)質(zhì)上知識管理代表了更高層面的管理意義。

第二，檔案管理主要針對檔案、文件的本身進(jìn)行管理，實(shí)際上是對實(shí)體的管理;知識管理將文件檔案中的知識、意識形態(tài)、方法論意義進(jìn)行著重統(tǒng)籌管理。因此，二者在管理深度上具有一定差異性。

第三，檔案管理單純對文件、檔案這類顯性資源進(jìn)行管理;知識管理除了對以上顯性資源進(jìn)行整合管理之外，對文件、檔案所蘊(yùn)藏資源及文件、檔案的來源這類隱性資源進(jìn)行有效管理。因此，二者在管理范圍上具有差異性。

第四，檔案管理主要是保證文件、檔案的完整、真實(shí)，確保檔案能夠具備長久性的使用價(jià)值和傳承價(jià)值;知識管理主要針對知識的時(shí)效性進(jìn)行工作，更加關(guān)注知識的現(xiàn)實(shí)意義。因此，二者在管理側(cè)重上具有差異性。

第五，檔案管理在工作中對文件、檔案的管理工作采取格式化、制度化、程序化的模式;知識管理具體工作實(shí)施的過程中更加注重創(chuàng)新能力的體現(xiàn)，管理模式具備一定的創(chuàng)新性。因此，二者在管理特點(diǎn)上存在差異性。

四、檔案管理與知識管理互動性討論

檔案管理與知識管理作為兩項(xiàng)不同的社會分工都是提高社會組織核心競爭力的有效保障。鑒于二者共同的的服務(wù)目的，將檔案管理與知識管理有機(jī)結(jié)合，能夠確保各項(xiàng)社會活動的有效進(jìn)行。

（一）將知識管理滲透于檔案管理中

知識管理過程中能夠有效的實(shí)現(xiàn)對知識的搜集、整合、傳播這一知識傳承過程，可以將知識管理中對創(chuàng)新思維的要求和對知識的重視程度滲透于檔案管理過程中，重新規(guī)劃檔案管理對社會組織的各類社會活動的功能，使之符合新時(shí)期賦予的新要求。

（二）利用檔案管理促進(jìn)知識管理的新發(fā)展

檔案管理的新發(fā)展需要知識管理提供技術(shù)層面的支持，知識管理的新局面需要以檔案管理作為資料搜集和整理的基礎(chǔ)，這是一種互為輔助，相互依存的互動關(guān)系。所以在促進(jìn)知識管理新發(fā)展的過程中要不斷完善檔案管理，使之為知識管理新發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

五、結(jié)束語

檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等多方面存在相同的關(guān)系，同時(shí)在管理層面、管理深度、管理范圍、管理特點(diǎn)上存在諸多差異。為保證檔案管理和知識管理為社會組織提供服務(wù)的價(jià)值性，必然要注重二者之間產(chǎn)生良性互動的關(guān)系。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈玲，劉彤，周曉林，等.知識管理不能取代檔案管理--再論檔案管理與知識管理的關(guān)系[J].檔案學(xué)研究，2015，109（02）：75-79.

[2]安小米.集成文件檔案管理的知識管理戰(zhàn)略研究[J].檔案學(xué)通訊，2008，11（01）：79-81.