高職院校人事檔案信息化管理實現(xiàn)路徑探究

陳雪云

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在人們工作中的應用越來越廣泛。在信息化時代，檔案管理信息化發(fā)展是檔案事業(yè)的重要發(fā)展方向。而高職院校認識檔案管理是檔案事業(yè)的重要組成部分，在信息化時代，高職院校認識檔案信息化管理受到高職院校管理部門的高度重視。本文在分析高職院校人事檔案信息化管理存在問題的基礎(chǔ)上，深入探索了高職院校人事檔案信息化管理的實現(xiàn)路徑，以提高高職院校人事檔案信息化管理水平。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案；信息化管理；實現(xiàn)路徑

人事檔案是國家進行認識管理的重要途徑，記錄著個人的相關(guān)經(jīng)歷。人事檔案不僅反映了一個人的生活經(jīng)濟，而且對職位的晉升、聘用等工作有著重要意義。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案事業(yè)積極重視信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，積極采用信息技術(shù)進行檔案管理。高職院校人事檔案作為我國檔案事業(yè)的重要內(nèi)容，積極開展檔案信息化管理。但是，由于受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，高職院校人事檔案信息化管理仍存在著許多問題，需要我們加快解決。研究高職院校人事檔案信息化管理實現(xiàn)路徑不僅有利于提高高職院校人事檔案信息化管理水平，而且對高職院校的人事工作有著深刻的現(xiàn)實意義。

1.高職院校人事檔案信息化管理存在的問題

1.1缺乏重視

很多人對高職院校人事檔案管理工作缺乏了解，將高職院校的人事檔案管理視為記錄個人經(jīng)歷、品德作風及政治面貌的文件材料，認為人事檔案對教師的科研工作和教學工作沒有意義，只是在工作調(diào)動時能夠用到人事檔案。因此，人事檔案管理沒有受到高職院校的重視。有些高職院校甚至沒有專門管理人事檔案的工作人員，也沒有設立人事檔案庫房。很多學校的人事檔案管理工作由臨時人員負責，缺乏對人事檔案的重視。在信息化時代，高職院校人事檔案信息化管理也沒有引起院校領(lǐng)導的額重視。

1.2設備落后

我國多數(shù)高職院校人事檔案管理發(fā)展時間較短，缺乏管理經(jīng)驗，沒有形成完善的管理規(guī)章制度。在信息化時代，高職院校人事檔案信息化管理設備落后。首先，人事檔案管理缺乏場地。很多高職院校沒有人事檔案管理庫房，將臨時辦公室當做檔案管理庫房。有些學校的檔案材料過多，存儲地方小，就將人事檔案放在角落中，容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況；其次，在信息化時代，很多高職院校的人事檔案信息化管理缺乏計算機設備和互聯(lián)網(wǎng)設備，高職院校人事檔案信息化管理不能順利開展。

1.3管理理念陳舊

由于受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響，很多高職院校在人事檔案信息化管理過程中管理理念落后。首先，高職院校人事檔案收集工作難度較大，并且在收集的過程中紅容易出現(xiàn)人事檔案丟失和遺漏的現(xiàn)象；其次，部分人事檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的管理理念，沒有運用信息技術(shù)開展人事檔案管理工作，高職院校人事檔案管理信息化程度不高。

2.高職院校人事檔案信息化管理實現(xiàn)路徑

2.1加強重視

高職應充分認識到人事檔案管理工作對高校人事工作的重要意義，加強重視人事檔案管理工作。尤其在當今信息化時代，高職院校的領(lǐng)導人員應積極重視信息技術(shù)在人事檔案管理中的重要性，積極開展人事檔案信息化管理，加大對高職院校人事檔案信息化管理的投入力度，并加強學校各部門之間的配合與協(xié)作，共同促進高職院校人事檔案信息化管理。

2.2及時更新設備

高職院校的人事檔案信息變化較大，需要對人事檔案做出準確記錄。在信息化時代，高職院校人事檔案信息化管理需要高職院校及時更新管理設備，積極購買先進的計算機設備和互聯(lián)網(wǎng)設備，為高職院校人事檔案信息化管理提供設備保障。同時，高職院校應積極建立專門的人事檔案庫房，設立專門的人事檔案管理人員，并積極做好人事檔案保護工作，為人事檔案信息化管理提供寬松環(huán)境。

2.3加快資源整合

高職院校人事檔案信息化管理是一個系統(tǒng)工程，需要高職院校各部門之間的相互配合，并加大高職院校的資金、人力、物力和技術(shù)投入，鼓勵人事檔案管理人員積極創(chuàng)新管理方式和管理理念。建立統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)絡安全系統(tǒng)。同時，學校應積極召集專業(yè)技術(shù)人員，制定人事檔案信息化管理的相關(guān)制度規(guī)定，建立人事檔案電子信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享，提高人事檔案信息化管理效率。

2.4提高管理人員素質(zhì)

首先，高職院校應積極提高人事檔案管理人員的管理技能。為此，高職院校應定期組織人事檔案管理人員才加管理培訓，鼓勵人事檔案管理人員積極學習先進的管理知識，完善人事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高管理技能；其次，在信息化時代，高職院校人事檔案信息化管理應積極提高管理人員的信息技能，組織管理人員定期參加信息技術(shù)培訓，提高管理人員的信息素養(yǎng)，使人事檔案管理人員能夠熟練使用信息技術(shù)開展人事檔案信息化管理工作，提高人事檔案管理的信息化程度。

小結(jié)：

高職院校人事檔案信息化發(fā)展是科學技術(shù)進步的產(chǎn)物，也是社會進步的必然結(jié)果。在信息化時代，信息技術(shù)成為高職院校人事檔案管理的主要工具和技術(shù)。但是，由于受傳統(tǒng)檔案管理方法和管理模式的影響，高職院校人事檔案信息化管理中存在著缺乏重視、管理設備落后、管理理念陳舊、管理人員素質(zhì)有待提升等問題。為實現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理，高職院校應加強對高職院校人事檔案信息化管理的重視、及時更新管理設備、加快資源整合、提高管理人員素質(zhì)。實現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理不僅有利于提高高職院校人事檔案管理質(zhì)量，而且對高職院校的人事工作有著重要意義。

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