高校后勤全面預(yù)算管理中的問題與對策

紀(jì)淼

【摘 要】隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高等學(xué)校的改革逐步深化，對后勤服務(wù)保障水平要求越來越高，這對于高等學(xué)校的預(yù)算管理工作有了新的要求。后勤推行預(yù)算管理體系的建立是基于深化后勤社會(huì)化改革的發(fā)展，加強(qiáng)后勤內(nèi)部管理需要開展的。全面預(yù)算管理是一個(gè)系統(tǒng)的管理控制體系，包括預(yù)算的目標(biāo)確定、預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析、預(yù)算考核等主要內(nèi)容，是一項(xiàng)全員參與的計(jì)劃、管理、控制的活動(dòng)。高校后勤管理涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容較多，構(gòu)建全面預(yù)算管理體對有效控制成本，提高資金使用效率十分重要的意義。本文對高校后勤全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，著重指出高校后勤預(yù)算管理中存在的不足，這些不足主要表現(xiàn)在預(yù)算意識薄弱、預(yù)算目標(biāo)不強(qiáng)、預(yù)算管理不規(guī)范、資金控制不到位、預(yù)算管理方法不科學(xué)等問題。在此基礎(chǔ)上，建立強(qiáng)化預(yù)算管理工作及體系建設(shè)的思路，提出如下對策建議：明確預(yù)算管理重點(diǎn)，加強(qiáng)成本控制；加強(qiáng)預(yù)算管理機(jī)制建設(shè)；運(yùn)行信息化手段加強(qiáng)全面預(yù)算規(guī)范化管理、強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行約束力；加強(qiáng)預(yù)算管理的監(jiān)督考核。

【關(guān)鍵詞】全面預(yù)算管理；高校后勤；體系建設(shè)

隨著高校管理水平的不斷提升，對后勤服務(wù)保障水平要求越來越高。高校后勤實(shí)體屬于非營利性組織，面對的服務(wù)對象主要是廣大師生，面臨各項(xiàng)服務(wù)的不斷優(yōu)化的問題，較經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)更加注重社會(huì)效益的不斷提升。如何建立一套適合高校后勤管理的全面預(yù)算管理體系，對于規(guī)范后勤服務(wù)行為、保證各項(xiàng)工作按照標(biāo)準(zhǔn)完成、提高資金的使用效益，從而提高整體后勤的管理水平有著不可替代的作用。

一、全面預(yù)算管理的相關(guān)理論

1.全面預(yù)算管理的概念

預(yù)算，就是描述特定期間內(nèi)經(jīng)營計(jì)劃的數(shù)量表現(xiàn)形式，是“經(jīng)營和管理計(jì)劃正式的、量化的、貨幣化的表現(xiàn)，既是一種管理工具，也是一套系統(tǒng)的管理方法。預(yù)算既是計(jì)劃工作的成果，又是控制經(jīng)營生產(chǎn)生活的依據(jù)它通過合理分配人力、物力和財(cái)力等資源，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營計(jì)劃等預(yù)算對于組織中短期有效的計(jì)劃和控制來說是一項(xiàng)重要的工具。全面預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算實(shí)施的集計(jì)劃、控制為一體的全員、全過程、全方位的系統(tǒng)預(yù)算管理過程。

2.全面預(yù)算管理體系的組成

全面預(yù)算管理體系包括預(yù)算組織、預(yù)算制度、預(yù)算方法、預(yù)算程序、預(yù)算報(bào)表體系、預(yù)算考核體系多個(gè)因素，其中最重要的是預(yù)算程序，即預(yù)算體系各個(gè)流程的整合，包括預(yù)算編制、預(yù)算目標(biāo)下達(dá)、預(yù)算執(zhí)行與控制、預(yù)算信息反饋、預(yù)算調(diào)整和預(yù)算考核等流程。

3.全面預(yù)算管理體系的職能

全面預(yù)算體系職能包括規(guī)劃未來、溝通協(xié)調(diào)、強(qiáng)化控制、資源配置和績效考核。通過全面預(yù)算管理制定了后勤整體目標(biāo)和年度經(jīng)營計(jì)劃，為各單位各部門確定了具體的努力目標(biāo)。通過強(qiáng)化控制辦法，便于過程監(jiān)督和自我控制，及時(shí)調(diào)整預(yù)算使用進(jìn)度及額度標(biāo)準(zhǔn)偏差。通過有效的資源配置，可以做到優(yōu)化后勤資源，保證重點(diǎn)項(xiàng)目資金分配。通過績效考核的建立有利與考核責(zé)任中心業(yè)績。

二、高校后勤預(yù)算管理的現(xiàn)狀分析

1.后勤預(yù)算管理的具體內(nèi)容和現(xiàn)狀

后勤推行預(yù)算管理體系的建立是基于深化后勤社會(huì)化改革的發(fā)展，加強(qiáng)后勤內(nèi)部管理需要開展的。隨著預(yù)算管理體系的不斷健全，高校后勤本著“量力而行、收支基本平衡并統(tǒng)籌兼顧”的總原則，并在總原則的基礎(chǔ)上，遵循服務(wù)服務(wù)第一和謹(jǐn)慎性原則。在預(yù)算的編制流程建立了以最高管理層的中心的三級預(yù)算管理組織架構(gòu)。實(shí)行“兩上兩下”的預(yù)算編制程序；為了強(qiáng)化預(yù)算事前控制，明確預(yù)算執(zhí)行過程中的各項(xiàng)要求，并達(dá)到通過分配激勵(lì)機(jī)制實(shí)現(xiàn)開源節(jié)流的目的。對于不同性質(zhì)的單位，依其特點(diǎn)編制預(yù)算。對于服務(wù)型單位主要側(cè)重“服務(wù)優(yōu)先”并保證重點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出，對保證服務(wù)前提下的創(chuàng)收以提取超額獎(jiǎng)勵(lì)。對經(jīng)營單位側(cè)重于“效益優(yōu)先”并要求達(dá)到規(guī)定的工作質(zhì)量，明確經(jīng)營目標(biāo)；在預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)制定的原則上參照社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合后勤實(shí)際，借鑒兄弟院校標(biāo)準(zhǔn)。有社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目參照社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)；無社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目按照后勤運(yùn)行實(shí)際成本，適度增長；社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)與后勤實(shí)際情況有較大差別的項(xiàng)目，參考兄弟院校標(biāo)準(zhǔn)予以相應(yīng)調(diào)整。

2.后勤全面預(yù)算管理存在著主要問題

（1）預(yù)算意識薄弱

雖然建立了三級預(yù)算管理組織結(jié)構(gòu)，但員工預(yù)算意識薄弱，認(rèn)為預(yù)算是領(lǐng)導(dǎo)的事、財(cái)務(wù)部門的事，沒用全員參與意識。對預(yù)算基本責(zé)任中心劃分界限不統(tǒng)一，預(yù)算單位責(zé)任不明確。

（2）預(yù)算目標(biāo)不明確

缺乏對后勤市場定位的分析，后勤發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)、實(shí)體部門經(jīng)營計(jì)劃或運(yùn)行計(jì)劃、財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)預(yù)算和人力資源的業(yè)績評估沒有結(jié)合為一體，預(yù)算整體目標(biāo)不明確。沒有重點(diǎn)資金分配，資源不能得到有效合理的配置，導(dǎo)致整體管理效率不高、資金使用效率低。在資金使用上缺乏成本管理意識，不注意提高資金的使用效益，節(jié)約使用經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理意識淡薄。

（3）預(yù)算管理不規(guī)范

預(yù)算管理過程系統(tǒng)性不強(qiáng)，缺少流程管理和時(shí)間管理，沒有建立完整的預(yù)算管理制度。計(jì)劃性不強(qiáng)，往往因?yàn)橐庮A(yù)算而編預(yù)算。預(yù)算控制點(diǎn)不明確，沒有形成完整的預(yù)算目標(biāo)體系。缺乏責(zé)任中心考核，預(yù)算執(zhí)行情況好壞與否與績效聯(lián)動(dòng)不到位，沒有形成完整的獎(jiǎng)懲績效考核機(jī)制。沒有很好的調(diào)動(dòng)積極性，對執(zhí)行不好的單位和部門沒有壓力。

（4）資金控制不到位

預(yù)算管理過程中，學(xué)校預(yù)算從安排到預(yù)算實(shí)際批復(fù)，時(shí)間跨度較長，往往已是年中，導(dǎo)致后勤預(yù)算下達(dá)時(shí)間滯后，資金使用帶有盲目性，導(dǎo)致期間比率偏差較大，或重點(diǎn)項(xiàng)目資金跟進(jìn)不及時(shí)，影響業(yè)務(wù)部門正常運(yùn)營。預(yù)算執(zhí)行情況分析只能事后進(jìn)行，財(cái)務(wù)監(jiān)管滯后，各單位對預(yù)算執(zhí)行情況不能實(shí)時(shí)掌握。領(lǐng)導(dǎo)追加預(yù)算盲目，掌握整體預(yù)算情況滯后。

（5）預(yù)算管理方法不科學(xué)

預(yù)算編制過程中，由于缺乏對行業(yè)特點(diǎn)及成本構(gòu)成科學(xué)有效的分析，編制方法和手段滯后，導(dǎo)致預(yù)算編制數(shù)據(jù)與實(shí)際支出需求脫節(jié)，集中花錢現(xiàn)象普遍存在，數(shù)據(jù)可靠性不強(qiáng)。增量預(yù)算方法的使用不可避免受到即成事實(shí)的影響，使預(yù)算中不合理因素長期存在。

三、后勤全面預(yù)算管理工作的關(guān)鍵控制點(diǎn)及相關(guān)改進(jìn)措施

1.明確預(yù)算管理重點(diǎn)，加強(qiáng)成本控制

高校后勤服務(wù)對象主要是學(xué)校的師生，服務(wù)內(nèi)容相對固定，市場份額基本穩(wěn)定。后勤的組織結(jié)構(gòu)基本穩(wěn)定，分工細(xì)化，管理趨于規(guī)范化、制度化，這種狀態(tài)相當(dāng)于企業(yè)的成熟期。這個(gè)階段預(yù)算管理的重點(diǎn)應(yīng)放在對成本的控制。如何加強(qiáng)成本管理，降低成本消耗成為全過程的管控的重點(diǎn)

（1）制定明確可行的具體預(yù)算目標(biāo)。目標(biāo)的制定應(yīng)具有可執(zhí)行、可衡量的特點(diǎn)，便于進(jìn)程掌握及橫向比較。目標(biāo)可以包括：銷售收入、利潤、資金占用額等。成本費(fèi)用支出可與之相配比，合理控制成本費(fèi)用浮動(dòng)范圍。。

（2）建立科學(xué)合理的預(yù)算控制定額和標(biāo)準(zhǔn)。后勤業(yè)務(wù)范圍廣，行業(yè)特點(diǎn)比較強(qiáng)。對共性的日常管理費(fèi)用，如辦公費(fèi)、電話費(fèi)、差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等要進(jìn)行定額控制，年度內(nèi)不進(jìn)行變動(dòng)。業(yè)務(wù)運(yùn)行費(fèi)按照行業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行分類控制，可與業(yè)務(wù)量掛鉤，隨著業(yè)務(wù)量增減變動(dòng)。

2.加強(qiáng)預(yù)算管理機(jī)制建設(shè)

科學(xué)、合理、有效的預(yù)算管理組織機(jī)構(gòu)是預(yù)算執(zhí)行和控制的基礎(chǔ)和保證，后勤應(yīng)在原三級組織建立的基礎(chǔ)上明確職能，完善組織管理制度。

（1）建立預(yù)算管理和運(yùn)營的三級組織

①最高管理層聯(lián)席會(huì)。最高管理層是預(yù)算管理的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，對整個(gè)預(yù)算工作起著指導(dǎo)、監(jiān)督、管理的作用。這個(gè)最高預(yù)算管理機(jī)構(gòu)每年應(yīng)按時(shí)間要求確定年度預(yù)算總體目標(biāo)，審核每個(gè)單位的預(yù)算草案，并在每個(gè)年度結(jié)束后審議各個(gè)單位的預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算考核情況，針對出現(xiàn)的問題對各個(gè)單位預(yù)算執(zhí)行情況提出指導(dǎo)和要求，對運(yùn)行期間對預(yù)算調(diào)整等重大事項(xiàng)做出決策。

②預(yù)算管理小組。在最高管理者聯(lián)席會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下工作，對最高管理者聯(lián)席會(huì)負(fù)責(zé)，屬于預(yù)算管理的運(yùn)營部門。具體負(fù)責(zé)預(yù)算的編制、調(diào)整、考核、監(jiān)督、分析和報(bào)告。主任由財(cái)務(wù)總監(jiān)擔(dān)任，工程、采購、人力主管領(lǐng)導(dǎo)、各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)部門負(fù)責(zé)人作為成員。在預(yù)算管理的過程中應(yīng)發(fā)揮職能部門的協(xié)同作用。財(cái)務(wù)、人事、質(zhì)監(jiān)、合同管理等職能部門在預(yù)算管理過程中應(yīng)相互配合，做好相應(yīng)的控制、考核、分析工作。

③各部門的預(yù)算管理網(wǎng)絡(luò)體系。各實(shí)體單位作為預(yù)算執(zhí)行部門要建立本單位預(yù)算工作組織，負(fù)責(zé)對本單位預(yù)算的編制、控制、執(zhí)行、調(diào)整、考核、分析和報(bào)告的管理。

（2）劃分預(yù)算責(zé)任單位

首先把后勤及其所屬的各部門、各實(shí)體單位根據(jù)服務(wù)與經(jīng)營職能不同劃分為利潤預(yù)算責(zé)任中心、成本費(fèi)用中心。然后再對上述各預(yù)算責(zé)任中心的內(nèi)部部門進(jìn)行細(xì)分，劃分為若干利潤、成本費(fèi)用中心。明確各責(zé)任中心第一負(fù)責(zé)人對本中心預(yù)算承擔(dān)第一責(zé)任。

3.加強(qiáng)全面預(yù)算規(guī)范化管理

全面預(yù)算管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，也可以通過技術(shù)手段使其變成標(biāo)準(zhǔn)化工作。通過建立全面預(yù)算管理制度，規(guī)范流程、節(jié)點(diǎn)，并將預(yù)算流程進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算管理性信息化系統(tǒng)填報(bào)，使用固定的模板，在各部門各單位填報(bào)預(yù)算時(shí)直接呈現(xiàn)，如：預(yù)算支出項(xiàng)目表、預(yù)算支出費(fèi)用明細(xì)表、設(shè)備購置明細(xì)表等。使預(yù)算編制具體、明確、清晰。

4.科學(xué)方法手段的使用

（1）實(shí)施項(xiàng)目預(yù)算試點(diǎn)推行制

采取“項(xiàng)目預(yù)算部門試點(diǎn)”的方式來推行服務(wù)單位項(xiàng)目預(yù)算管理，選擇一些典型部門例如學(xué)生公寓進(jìn)行成本分析實(shí)施預(yù)算管理。這樣做能通過對具有代表作用的部門實(shí)施預(yù)算管理，在推行過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為其他實(shí)體開展預(yù)算管理打下基礎(chǔ)。

（2）信息化手段的使用

利用信息化手段運(yùn)用于“二上二下“的預(yù)算編制，將預(yù)算控制額度控制、進(jìn)度執(zhí)行控制進(jìn)行程序化設(shè)置，使全程信息透明化，數(shù)據(jù)掌握及時(shí)，資金使用明確，能夠有效地進(jìn)行精細(xì)化管理。

5.強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行約束力

（1）細(xì)化各服務(wù)中心報(bào)送預(yù)算內(nèi)容，增加透明度和完整性

獎(jiǎng)各單位部門報(bào)送的預(yù)算內(nèi)容細(xì)化，改變籠統(tǒng)的填報(bào)方式，按照行業(yè)內(nèi)容細(xì)化專用材料、重點(diǎn)設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)、檢測的具體支出內(nèi)容，突出行業(yè)重點(diǎn)項(xiàng)目支出，如物業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施水電暖大額維修支出等

（2）嚴(yán)格審批權(quán)限，控制預(yù)算赤字

預(yù)算是嚴(yán)格按照程序?qū)徍俗罱K下達(dá)的，必須嚴(yán)格按照計(jì)劃數(shù)據(jù)執(zhí)行。如遇特殊情況下超預(yù)算調(diào)整，需經(jīng)預(yù)算管理制度中預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行，不能隨意進(jìn)行。對重大經(jīng)費(fèi)增減變動(dòng)，要有最高管理層審批通過。設(shè)備采購及工程支出變動(dòng)應(yīng)作為審批重點(diǎn)。

（3）運(yùn)用信息化化管理模式，嚴(yán)控經(jīng)費(fèi)超支

鑒于后勤實(shí)體的現(xiàn)狀，涉及不同行業(yè)，所有部門服務(wù)內(nèi)容及經(jīng)營項(xiàng)目又不盡相同，運(yùn)行信息化手段，采用”項(xiàng)目表格”控制管理模式，項(xiàng)目表格采用最直觀的方式記錄經(jīng)費(fèi)使用情況、預(yù)算的余額情況?？梢詫τ每顚?shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)控，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供經(jīng)費(fèi)使用情況查詢。信息化手段可以使數(shù)據(jù)明細(xì)，嚴(yán)格控制經(jīng)費(fèi)超支，對經(jīng)費(fèi)變動(dòng)記錄完整，不受主管因素影響。各類報(bào)表齊全，可以方便進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與跨年度、同行業(yè)比較，及時(shí)校正偏差。

5.加強(qiáng)預(yù)算管理的監(jiān)督考核

預(yù)算覺得監(jiān)督考核體系，在后勤管理中依然是一個(gè)弱項(xiàng)。我們運(yùn)用了信息化手段對執(zhí)行監(jiān)督有了較大的提升，但考核評價(jià)體系科學(xué)性還有待提升?？己嗽u價(jià)指標(biāo)要科學(xué)合理，可操作易執(zhí)行。各項(xiàng)指標(biāo)要分清行業(yè)性質(zhì)不能一概而論，對經(jīng)營性單位應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)效益的考核，對為師生提供純服務(wù)的單位應(yīng)將資金合理使用作為考核標(biāo)準(zhǔn)之一，不能一味的強(qiáng)調(diào)減少成本費(fèi)用，而忽略服務(wù)質(zhì)量的要求。

四、結(jié)語

高校后勤管理作為高校的重要保障，任務(wù)重大。用好資金，努力提高服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益對高校后勤的發(fā)展有很大影響。全面預(yù)算管理是加強(qiáng)高校后勤自身管理水平的重要方法和手段。抓準(zhǔn)方向，運(yùn)用科學(xué)的方法編制預(yù)算，嚴(yán)格的執(zhí)行，認(rèn)真的考核評價(jià)會(huì)為高校后勤發(fā)展建立良好的循環(huán)，使后勤管理不斷朝著科學(xué)的良性的方向發(fā)展提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]運(yùn)轉(zhuǎn)編著：企業(yè)全面預(yù)算管理.機(jī)械工業(yè)出版社，2007.9.

[2]廖小龍：中鐵西北科學(xué)研究院有限公司全面預(yù)算管理體系構(gòu)建研究，蘭州大學(xué).

[3]李萌：：高校后勤預(yù)算管理的對策研究高校后勤研究 2012年第三期.