新形勢(shì)下人力資源局的檔案管理

黃小婷

摘要：在新形勢(shì)下，人力資源局檔案管理工作有了新的要求，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展與變化，并遵循服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的前提，檔案的管理應(yīng)用才能真實(shí)地反映人物面貌與履歷，也才能發(fā)揮相關(guān)單位用人的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；政策補(bǔ)貼檔案；檔案管理

人力資源局的檔案管理工作是服務(wù)于國(guó)家與社會(huì)需要的重要工作，其中如創(chuàng)業(yè)就業(yè)補(bǔ)貼、培訓(xùn)補(bǔ)貼等政策性補(bǔ)貼檔案的整理，直接與國(guó)計(jì)民生事務(wù)相關(guān)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新形勢(shì)下的單位檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化管理方式，推動(dòng)更好的發(fā)展。

一、當(dāng)前我國(guó)人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）勞動(dòng)保障管理被忽略

我國(guó)有著超過(guò)14億的人口，而勞動(dòng)人口更是占據(jù)了較大的數(shù)量，且呈現(xiàn)結(jié)構(gòu)復(fù)雜的特點(diǎn)。針對(duì)一些創(chuàng)業(yè)就業(yè)的補(bǔ)貼以及人才培訓(xùn)補(bǔ)貼等檔案管理數(shù)量多，任務(wù)重，管理程序較為繁瑣。在我國(guó)當(dāng)前很多地區(qū)人力資源及社會(huì)保障局的檔案管理工作中，硬件技術(shù)的支持缺乏，一些檔案的管理室甚至全部依賴(lài)于人工的文件歸檔與保存記錄工作，出現(xiàn)失誤甚至檔案丟失的幾率較高。

（二）健全的管理機(jī)制缺失

人力資源管理局尤其是就業(yè)政策補(bǔ)貼的檔案管理工作涉及的領(lǐng)域較多，很多管理模式都將檔案分為了不同的類(lèi)型，通過(guò)不同部門(mén)進(jìn)行保管，盡管在過(guò)去傳統(tǒng)的背景下應(yīng)用這種管理方式具備一定合理性，但隨著檔案管理中分配管理的多樣化，檔案之間形成了信息的共通性，這就需要加強(qiáng)不同部門(mén)之間的溝通與配合[1]。而在實(shí)際的管理工作中出現(xiàn)了較多部門(mén)相對(duì)獨(dú)立、各自為政的情況，導(dǎo)致檔案管理工作障礙重重，為檔案的管理帶來(lái)諸多不便，也不符合新形勢(shì)下檔案管理工作的要求。

（三）先進(jìn)的管理模式缺失

我國(guó)當(dāng)前很多地區(qū)部門(mén)的檔案管理工作依舊以傳統(tǒng)模式為主，如從卷數(shù)的方面進(jìn)行整理，存在的問(wèn)題較多，在檔案數(shù)量的不斷增加后，工作量的大幅度增長(zhǎng)勢(shì)必引起歸檔工作的錯(cuò)亂，另外，檔案的管理也由多人經(jīng)手，為后期的使用帶來(lái)極大的不便，工作交接量的增加降低檔案管理效率，而先進(jìn)管理模式的缺失也使得檔案的管理效率無(wú)法得到提高。

二、檔案管理工作在新形勢(shì)下的社會(huì)重要性分析

政策性補(bǔ)貼檔案的管理是重要且基礎(chǔ)性的工作，為各領(lǐng)域人才的基本保障提供基礎(chǔ)，同時(shí)也密切關(guān)系民生，促進(jìn)社會(huì)的和諧穩(wěn)定發(fā)展。從個(gè)體上看，政策性補(bǔ)貼檔案管理能夠推動(dòng)各個(gè)人員的自我發(fā)展與工作積極性，有助于人才生活質(zhì)量的提高并全身心投入工作，對(duì)其薪酬和社會(huì)保障產(chǎn)生保護(hù)作用。這些年以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常迅速，這一背景也在一定程度上推動(dòng)了檔案管理的改革，各種高新技術(shù)的應(yīng)用與創(chuàng)新為檔案管理人員工作效率的提升發(fā)揮了促進(jìn)與推動(dòng)的作用，各人力資源的檔案管理工作均紛紛應(yīng)用技術(shù)服務(wù)于檔案管理，使管理工作逐漸形成一個(gè)更為科學(xué)合理的管理系統(tǒng)。不同的時(shí)代有著不同的時(shí)代特征，而當(dāng)下的現(xiàn)代化管理形式無(wú)疑對(duì)檔案管理提出更高的要求，在實(shí)際的檔案管理工作中，必須積極創(chuàng)新管理模式，強(qiáng)化工作人員的管理素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

三、推動(dòng)新形勢(shì)下人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作發(fā)展的措施

（一）認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

在新形勢(shì)下，管理模式、管理方法以及管理要求均有了新的轉(zhuǎn)變，但檔案管理的基礎(chǔ)性作用依舊存在，人力資源局的檔案管理工作人員必須重新認(rèn)識(shí)并重視檔案管理工作，從思想上到行為上都以負(fù)責(zé)任的態(tài)度進(jìn)行管理，從管理領(lǐng)導(dǎo)上看，要積極爭(zhēng)取得到政府部門(mén)的支持，在人力、物力等方面加大投入力度，在有條件的情況下建立綜合的檔案室，不斷完善檔案信息的收集與更新，確保檔案信息的完整與全面，為后續(xù)的組織應(yīng)用工作提供便利，也保證了新形勢(shì)下檔案管理工作更符合規(guī)范與要求，真正將人力資源局的檔案管理工作作為一項(xiàng)制度化的工作加以執(zhí)行[2]。

（二）推動(dòng)相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)建設(shè)

檔案管理工作自始至終都屬于一項(xiàng)較為繁瑣的基礎(chǔ)性工作，需要較多的專(zhuān)業(yè)管理人員參與其中，共同完成檔案的更新管理和應(yīng)用。因此，人力資源局需配備足夠數(shù)量的專(zhuān)業(yè)水平檔案管理人員，單獨(dú)負(fù)責(zé)檔案管理，并確保參與人員都有明確的分工，預(yù)防因中途出現(xiàn)人手不足而引發(fā)工作效率下降甚至嚴(yán)重失誤的情況。另外，相關(guān)部門(mén)的管理人員還要針對(duì)檔案的管理設(shè)置一定規(guī)模的檔案室，確保其中的用具與管理設(shè)備充足，對(duì)管理檔案以及物資資源進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃與分配，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的管理手段、電子檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，盡量避免在人力的消耗上產(chǎn)生的降低管理效率的現(xiàn)象。

（三）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

傳統(tǒng)的檔案管理模式不能適應(yīng)新時(shí)期的管理要求，而傳統(tǒng)的管理人力資源中，也存在一批年齡普遍較大，現(xiàn)代化技術(shù)與知識(shí)掌握不全，缺乏先進(jìn)管理理念與方式的管理人員，伴隨著各種技術(shù)設(shè)備的引入與業(yè)務(wù)的增加，這些人員在適應(yīng)上與業(yè)務(wù)處理上均處于嚴(yán)重落后的情況。那么各地區(qū)的人力資源管理者必須針對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行有力的整改，如加強(qiáng)人員對(duì)新檔案法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)，提高責(zé)任意識(shí)與任務(wù)意識(shí)，全面學(xué)習(xí)新的管理模式與管理理念，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的再學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力，并深入掌握新技術(shù)的使用方法，才能促進(jìn)其檔案管理工作效率的提高?？傊?，檔案管理工作人員必須緊密結(jié)合理論與實(shí)踐，創(chuàng)新管理方法，提高管理效率，以自身進(jìn)步促進(jìn)檔案管理團(tuán)隊(duì)整體水平的提高，培養(yǎng)一支支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（四）健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制

由于政策性補(bǔ)貼的檔案管理工作涉及的領(lǐng)域眾多，特別是就業(yè)創(chuàng)業(yè)補(bǔ)貼、培訓(xùn)補(bǔ)貼、特色人才補(bǔ)貼、生活補(bǔ)貼等綜合數(shù)量驚人，要實(shí)現(xiàn)巨大業(yè)務(wù)量的操作與完成，必須確保有健全的管理制度及教育機(jī)制，同時(shí)還要配有相應(yīng)的人員激勵(lì)機(jī)制與約束機(jī)制，才能保證檔案管理人員提高工作效率，保證工作質(zhì)量。因此，人力資源與社會(huì)保障局要面對(duì)所有檔案管理人員展開(kāi)定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，確保所有人員均達(dá)到專(zhuān)業(yè)管理程度并長(zhǎng)期處于再學(xué)習(xí)的狀態(tài)，在進(jìn)步中提高管理效率，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

（五）全面覆蓋信息化管理

信息化管理是新時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，新形勢(shì)下的檔案管理工作更應(yīng)該采用信息化管理技術(shù)，提高管理效率，同時(shí)解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的資料磨損、無(wú)法長(zhǎng)久保存的弊端，提高經(jīng)濟(jì)管理的節(jié)能性，并推動(dòng)檔案資料管理的現(xiàn)代化、智能化與科技化發(fā)展。在一定程度上有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，并確保了檔案管理工作的創(chuàng)新源泉，具有符合時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義[3]。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，檔案管理工作具有重要的意義，在新的形勢(shì)發(fā)展背景下，人力資源局的檔案管理工作和舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞與矛盾，新時(shí)期下的檔案管理工作人員必須重視這一社會(huì)性質(zhì)與社會(huì)背景的改變，真正重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變管理觀念、提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、強(qiáng)化信息化管理，從而確保新形勢(shì)下的檔案管理工作更具科學(xué)性與系統(tǒng)性，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉曉卓.人力資源及社會(huì)保障局的檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，12（17）：105.

[2]陳麗.新環(huán)境下的人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略分析[J].勞動(dòng)保障世界，2015，21（02）：45.

[3]單華.人力資源以及社會(huì)保障局的檔案管理研究[J].學(xué)術(shù)探討，2015，4（09）：313.