安順煤礦煤炭銷售內(nèi)部控制與風險管理

張紅雨

摘要：發(fā)運環(huán)節(jié)是指自坑口裝車起到煤炭運達客戶廠地為止的過程，發(fā)運環(huán)節(jié)是煤炭銷售的重要環(huán)節(jié)。在煤炭發(fā)運環(huán)節(jié)，如果企業(yè)的內(nèi)部控制措施與風險管理不到位，那么就容易出現(xiàn)管理缺陷，導致煤炭被竊取。通過安順煤礦煤炭銷售活動的實際情況，根據(jù)易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，制定出企業(yè)內(nèi)部控制措施，以減少企業(yè)在煤炭銷售過程中的損失。

關鍵詞：流程化管理；內(nèi)部控制；風險規(guī)避

1.安順煤礦運輸背景和環(huán)境

安順煤礦隸屬于貴州省司法廳，由永城煤電集團于2008年9月起托管經(jīng)營，托管經(jīng)營期限為十年。

托管經(jīng)營之初，安順煤礦煤炭運輸車隊由礦井臨近兩村寨村民自發(fā)購買運輸車輛而形成，有近100輛運輸車輛。自發(fā)形成的車隊常因利益糾紛等問題相互掣肘，且自發(fā)組織的車隊缺乏有效的管理，基本上處于無組織、無紀律狀態(tài)，時常出現(xiàn)運煤車輛堵路或罷運等現(xiàn)象，影響企業(yè)的煤炭銷售工作。運煤車輛在企業(yè)工業(yè)園區(qū)內(nèi)偷放水、壓磅、撬磅、偷換煤等情況時有發(fā)生。

2011年2月安順煤礦經(jīng)與市、區(qū)、鎮(zhèn)三級政府溝通協(xié)商，由安順煤礦成立運輸管理科，代管兩村寨108輛運煤車輛，制定相應的管理制度，對所有車輛進行管理。

安順煤礦托管經(jīng)營之初，因煤炭發(fā)運管理環(huán)節(jié)存在漏洞，偶爾會出現(xiàn)運煤車輛盜取煤炭或者煤場管理人員與外部人員勾結盜取煤炭的行為。經(jīng)過多年的不斷改進，當前的煤炭發(fā)運環(huán)節(jié)內(nèi)部控制與風險管理已趨于完善。

2.煤炭銷售流程

按照正常的銷售流程，安順煤礦煤炭銷售分為十個環(huán)節(jié)：

（1）銷售合同簽訂。（2）預付煤款和運費。（3）發(fā)運計劃的制定與執(zhí)行。（4）安排運輸車輛。（5）進廠運輸車輛空車過磅。（6）運輸車輛進入煤場裝車。（7）運輸車輛裝煤后重車過磅。（8）運輸車輛出廠。（9）中途運輸。（10）到達客戶廠區(qū)。

本文主要討論煤炭銷售流程的第2一第10環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制與風險管理。通過對銷售流程的梳理，并結合在實際發(fā)運過程中出現(xiàn)的各種問題，制定相應的管理措施，以確保整個銷售流程無明顯的缺陷。

3.煤炭銷售可能面臨的風險

3.1預收煤款和運費環(huán)節(jié)可能面臨的風險

煤炭銷售按照先款后貨原則進行（電煤除外），購煤客戶必須先將一定金額的煤款匯至煤礦企業(yè)對公賬戶中，另需預付相應數(shù)量的運費至煤礦企業(yè)運輸管理科制定賬戶中。

如果購買煤炭客戶的煤款不足，會導致出現(xiàn)欠款發(fā)運，即出現(xiàn)賒銷情況。一旦出現(xiàn)賒銷，就可能出現(xiàn)煤款和運費難以回收的情況，給企業(yè)帶來資金風險。

3.2運輸車輛在進廠過磅環(huán)節(jié)可能面臨的風險

一些不法運煤車輛司機在工業(yè)廠區(qū)放水、撬磅、壓磅和利用電子設備干擾地磅等行為，這些行為均可以減小過磅煤炭的噸位，在出廠之后運煤車輛可以卸下數(shù)噸的煤炭，從而達到竊取煤炭的目的。例如，安順煤礦周邊鄰近礦井就曾出現(xiàn)銷售磅房地磅專用電腦被人安設紅外干擾裝置，被人為操控地磅顯示噸位。

一些不法運輸車輛進廠期間利用各種手段以達到減小過磅噸位是工礦企業(yè)面臨的共性問題。

3.3煤炭裝車環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題

在煤場裝車期間，運輸車輛司機和企業(yè)內(nèi)部鏟車司機可能會出現(xiàn)內(nèi)外勾結情況，混裝價格較高的塊煤品種。

企業(yè)內(nèi)部鏟車司機可能因為個人利益而出賣企業(yè)利益，裝車期間未按照派車單裝煤炭，本應裝低價的粉煤，而實際裝車過程中混裝高價的塊煤品種。出現(xiàn)混裝情況時，在過磅環(huán)節(jié)和出廠環(huán)節(jié)中都難以被察覺，企業(yè)損失明顯。

3.4煤炭在離礦運輸途中可能面臨偷煤換煤風險

一些不法運煤車輛在出礦之后，利用到達客戶廠地前的時間，進行偷換煤不法活動。例如，以相同噸位的矸石置換相同噸位的煤炭，導致礦井或者購煤客戶出現(xiàn)損失。這種偷煤換煤活動危害極大，給企業(yè)造成的損失也最大。

而企業(yè)如果全程監(jiān)督運煤車輛的離礦運輸，則需要耗費人力物力，經(jīng)濟成本過高。

4.煤炭發(fā)運內(nèi)部控制與風險管理措施

針對煤炭發(fā)運過程中可能面臨的四種風險，經(jīng)過幾年的實踐，安順煤礦逐漸摸索并建立了一套符合自身情況的內(nèi)部控制體系，以管控煤炭發(fā)運的風險。

4.1信息化管理

為了避免出現(xiàn)欠款發(fā)運的情況，安順煤礦同時采取兩項措施，以求達到雙重保險。

一是利用礦內(nèi)部的內(nèi)部市場化系統(tǒng)（用友公司所開發(fā)的）實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的互聯(lián)互通。銷售部門可以通過系統(tǒng)及時掌握客戶的煤款信息，銷售部門的地磅房同樣也需要通過系統(tǒng)才能完成過磅。即使出現(xiàn)客戶煤款不足的情況，銷售部門可以及時察覺到，停止對資金不足客戶的煤炭發(fā)運，然后再通知客戶及時匯入煤款。

二是在銷售日計劃的審核與執(zhí)行中進行控制。銷售部門辦公室在制定第二天銷售計劃時，先由本部門的煤款記賬簿中查詢每家客戶的余款情況，制定第二天的發(fā)運計劃時保證發(fā)運數(shù)量不會超過煤款余額的上限。這也就能通過計劃層面的控制達到避免出現(xiàn)欠款發(fā)運的目的。

4.2合理設置崗位。進行權力制衡

運煤車輛進廠需要經(jīng)歷四道關卡，依次為運管科派車點、保衛(wèi)部門崗、銷售部地磅房、銷售部煤場。四個關卡人員各負其責，確保整個發(fā)運流程的完善。

首先，運管科根據(jù)銷售部所制定的銷售計劃，開具派車單（三聯(lián)），安排車輛進行運輸，派車單上注明車輛車牌號碼和所派煤炭種類。運輸車輛將煤炭運至客戶廠區(qū)時由客戶確認煤炭數(shù)量及質(zhì)量無誤后開出回執(zhí)單，運輸車輛將回執(zhí)單送至運管科，依次形成一個封閉的發(fā)運環(huán)節(jié)，回執(zhí)單是運輸車輛結算運費的重要依據(jù)。

其次，運輸車輛持派車單經(jīng)過保衛(wèi)部門崗進入廠區(qū)，由兩名保衛(wèi)部人員核查派車單信息，待運輸車輛裝煤出廠后進行第二次核查，并加貼運輸封條。

再次，運輸車輛進入銷售部地磅房，磅房人員根據(jù)派車單，并通過安順煤礦內(nèi)部市場化系統(tǒng)對車輛進行空車過磅，待裝運煤炭運出時再進行第二次過磅。銷售部磅房設置三名人員，一人司磅，一人監(jiān)磅，另一人監(jiān)督磅房內(nèi)部。

最后，運輸車輛進入煤場，煤場管理人員根據(jù)派車單指派鏟車鏟裝煤炭。銷售部在煤場共有三名煤場管理人員，協(xié)調(diào)指揮鏟車及運輸車輛進行裝車，確保無誤。另外礦企管部加派一人對煤場裝運環(huán)節(jié)進行不定時的抽查。

4.3運煤車輛設定標準皮重，汽車磅添加紅外線定位設備

為了防范一些不法運煤車輛司機在工業(yè)廠區(qū)放水、撬磅、壓磅和利用電子設備干擾地磅等行為，安順煤礦采取以下幾項措施：

（1）給每一臺運輸車輛設置標準皮重，錄入過磅系統(tǒng)中。車輛每次過磅的空車噸位與過磅系統(tǒng)中的標準皮重偏差超過100公斤時則不能正常進行過磅。一旦出現(xiàn)空車重量異常時，磅房人員及時進行自查，確保過磅系統(tǒng)無問題。

（2）地磅加裝紅外線定位設備。過磅期間運輸車輛輪胎必須停留在預先設定的位置才能正常過磅，以此避免車輛輪胎壓磅情況。

（3）每三個月定期對地磅進行調(diào)校，以保證地磅的精度，防止出現(xiàn)地磅偏小的情況。并通過與客戶回執(zhí)單的噸位進行對比，出現(xiàn)噸位偏差較大時及時進行校磅。

4.4廠區(qū)內(nèi)部全程監(jiān)控

利用視頻監(jiān)控對運煤車輛所經(jīng)過的路段進行全程的視頻監(jiān)控，監(jiān)控中心設在調(diào)度室，由每天的值班管理人員進行抽查。在出現(xiàn)問題時，可以通過視頻回放，追溯到運煤車輛在廠的各個環(huán)節(jié)的情況。

4.5煤炭離礦運輸期間的風險轉(zhuǎn)移

企業(yè)監(jiān)控運煤車輛的離礦運輸過程，則需要耗費人力物力，經(jīng)濟成本過高。為了規(guī)避煤炭離礦運輸?shù)娘L險，如同多數(shù)工礦企業(yè)所采取的策略，安順煤礦采取的風險轉(zhuǎn)移的策略。

在煤炭銷售合同的簽訂過程中，寫明煤炭的離礦運輸由客戶自行負責，即煤炭一旦離開廠區(qū)，就由客戶自行負責運輸過程。以此進行風險的轉(zhuǎn)移，客戶發(fā)現(xiàn)煤炭運輸車輛在運輸途中有違規(guī)行為時，礦方可以協(xié)助進行解決。

另外，因電煤供應不同于一般市場煤炭銷售，在電煤運輸途中我們同樣采取風險轉(zhuǎn)移措施，委托中間商負責離礦運輸工作，礦方按照一定金額支付服務費，以轉(zhuǎn)移運輸風險。