淺析國有企業(yè)人事檔案管理的信息化

陳筱邡（四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部，四川 成都 610000）

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淺析國有企業(yè)人事檔案管理的信息化

陳筱邡
（四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部，四川 成都 610000）

摘要：對一個(gè)企業(yè)而言，高效率、清晰透明化的認(rèn)識檔案管理可以極大地提高企業(yè)對人才的選拔、培養(yǎng)的效率，同時(shí)也可以削減企業(yè)一些不必要的支出，特別是對國有企業(yè)更是如此，這是由國有企業(yè)的工作量大且繁瑣、參與人員多及工作周期長等工作特點(diǎn)而決定的。國有企業(yè)人事檔案工作的特點(diǎn)一直阻礙了國有企業(yè)人事檔案管理工作的信息化工作的開展，現(xiàn)在，我們可以利用21世紀(jì)信息化管理的力量推動管理工作信息化的發(fā)展程度。本文一開始提出了我國國有企業(yè)人事檔案管理制度的現(xiàn)狀，繼而分析了我國國有企業(yè)人事檔案管理制度需要克服的幾個(gè)缺陷，最后關(guān)于如何加快國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展速度提出了若干條建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息化；模式；專業(yè)化

一、我國國有企業(yè)人事檔案管理制度的發(fā)展情況

（一）關(guān)于我國國有企業(yè)人事檔案工作的法律法規(guī)。我國國有企業(yè)職工的人事檔案管理主要分為兩個(gè)方面，一方面為國有企業(yè)干部檔案管理，另一方面是國有企業(yè)工人檔案管理。關(guān)于如何進(jìn)行檔案管理，人事檔案管理部門的主要依據(jù)的法律法規(guī)有《干部檔案信息管理?xiàng)l例》、《檔案管理信息法》、《檔案管理保密法》和《干部檔案信息收集規(guī)范條例》等。我國關(guān)于國有企業(yè)人事檔案管理的法律法規(guī)較全面，但是在實(shí)施過程中由于對這些法律法規(guī)理解得不到位以及在工作中不能靈活運(yùn)用等問題，這些法律法規(guī)并沒有發(fā)揮自身的作用取得理想的成果。

（二）國有企業(yè)人事檔案管理制度的簡介。我國國有企業(yè)人事檔案管理制度主要包括以下四個(gè)方面，包括檔案信息管理機(jī)制、檔案收集與歸檔、檔案信息的儲藏及保管以及檔案傳遞這四個(gè)方面的內(nèi)容。檔案管理體制是檔案管理的指導(dǎo)思想和工作規(guī)范，它規(guī)定了檔案管理工作的整個(gè)流程以及檔案管理工作中的行為規(guī)范；檔案收集歸檔工作包括對企業(yè)里所有職工的信息收集，而且要對所收集的信息及時(shí)進(jìn)行分類保存；檔案保管是檔案管理工作中的重要一步，保管工作出現(xiàn)差錯(cuò)會對以后的檔案管理工作造成巨大的麻煩，給企業(yè)給職工造成很大的損失，參與保管工作的人員不僅要負(fù)責(zé)而且要細(xì)心，爭取在工作過程中將對檔案信息的損失降到最低，保證檔案交接工作的順利進(jìn)行。

二、存在于我國國有企業(yè)人事檔案管理制度中的若干個(gè)問題

（一）缺乏完整的檔案管理機(jī)制，管理工作難以順利進(jìn)行。我國國有企業(yè)的人事檔案管理工作雖然在很多年前就已將開始，但是一直沒有找到適合我國國情的完整的檔案信息管理機(jī)制。混亂的企業(yè)機(jī)制嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行，降低了國有企業(yè)人事檔案管理人員的工作效率。現(xiàn)在大部分的國有企業(yè)人事檔案管理的工作模式依然照搬以前傳統(tǒng)的管理模式，一成不變的管理方法，例如在檔案收集歸檔方面，檔案收集工作是否順利有效開展對收集到的信息量的多少起著決定性的作用，傳統(tǒng)的信息收集工作依賴于工作人員的個(gè)人檔案和之前工作單位所記錄的信息，歸檔工作完全依靠于工作人員逐一分類并記錄，而在如今信息化如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，完全可以依靠網(wǎng)絡(luò)和信息改善檔案收集歸檔工作，建立網(wǎng)上個(gè)人信息檔案，就可以保證信息的完整性和有效性，又可以減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)；而且網(wǎng)上個(gè)人檔案也極大地方便了檔案的保管和傳遞工作，在傳統(tǒng)的檔案保管工作中，對檔案保管處的要求較苛刻，所以信息化可以更好促進(jìn)檔案信息管理工作的開展。但是由于信息化知識還沒有完全普及，導(dǎo)致很多國有企業(yè)仍然故步自封，依然用傳統(tǒng)的工作模式處理現(xiàn)在的檔案管理工作。

（二）企業(yè)對人事檔案管理投入的水平低。我國大多數(shù)國有企業(yè)人事檔案的管理方法還處于萌芽階段，還在摸索適合自己的工作方法，所以很多企業(yè)還沒有及時(shí)的認(rèn)識到管理方法的重要性，在此階段，很多國有企業(yè)都認(rèn)為良好的管理方法既不能增加企業(yè)在人們心中的好感度，更不能為企業(yè)帶來直接的利益收入，在這種錯(cuò)誤的看法的影響下，企業(yè)自然對人事檔案管理的關(guān)注度不高。由于缺乏資金，檔案信息管理部門很難及時(shí)購入現(xiàn)代化的儀器設(shè)備，硬件設(shè)施得不到提高，除了硬件條件外，企業(yè)也沒有及時(shí)地引進(jìn)或培養(yǎng)關(guān)于檔案信息管理方面的專業(yè)人才，在我國，很多國有企業(yè)的檔案信息管理工作都是其他的部門的人員完成。

三、信息化管理是提高國有企業(yè)人事檔案管理水平的必經(jīng)之路

（一）培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才。在國有企業(yè)的人事檔案管理工作中，信息化管理的力量是巨大的，巨大的信息化力量可以提高國有企業(yè)人事檔案管理工作的效率，有可以使企業(yè)保持與時(shí)俱進(jìn)的活力。如何有效地發(fā)揮信息化的力量來促進(jìn)管理工作的順利開展，引進(jìn)專業(yè)的信息化管理人才是一個(gè)重要的途徑。一個(gè)優(yōu)秀的信息化管理人才，不僅是一位善于利用信息技術(shù)來開展管理工作，而且是一位善于發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量的管理者。除了引進(jìn)專業(yè)的信息化管理人才外，也要增加對在職的工作人員的培訓(xùn)工作，特別是關(guān)于信息化和管理方面知識的培訓(xùn)，提高他們的整體素質(zhì)，例如定期開展培訓(xùn)講座，鼓勵大家多學(xué)習(xí)多創(chuàng)新。

（二）建立健全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。如果缺乏一個(gè)完善的規(guī)章制度，那么一切工作都會陷入混亂的狀態(tài)中，在我國國有企業(yè)人事檔案管理工作順利實(shí)施之前，首先要建立一個(gè)完善的制度，而且這也會為以后工作的開展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而且這個(gè)規(guī)章制度不是一成不變的，而是要隨著時(shí)代的要求和企業(yè)自身的發(fā)展情況作出相應(yīng)的改變。

（三）政府投入足夠的管理資金，為信息化管理提供保障。缺乏足夠的管理資金會阻礙信息化管理工作的發(fā)展，主要體現(xiàn)在硬件和軟件兩個(gè)方面，如果企業(yè)投入大量的管理資金，一方面可以及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備和管理理念，另一方面，可以順利開展人才的培養(yǎng)計(jì)劃，提高工作人員的工作能力，營造良好的工作氛圍。所以說足夠的資金是我國國有企業(yè)人事檔案管理信息化工作快速發(fā)展的保障。

四、結(jié)語

總而言之，加快我國國有企業(yè)人事檔案管理信息化的速度需要制度和人才的雙管齊下，在推動管理工作信息化的同時(shí)也推動了我國國有企業(yè)的發(fā)展速度，提高了企業(yè)的工作效率，為企業(yè)更好更穩(wěn)定的發(fā)展提高了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者：陳筱邡，四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部管理人員。

中圖分類號：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1671-864X（2016）05-0296-01