如何建立人事檔案管理模式探索

黃振忠

摘 要：如今，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的發(fā)展，為干部人事檔案的管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。對(duì)此，文中認(rèn)為要探索建立新的干部檔案管理模式，使之更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，具體做法一是轉(zhuǎn)變理念，深化認(rèn)識(shí)，不斷增強(qiáng)做好干部檔案工作的責(zé)任感；二是健全制度，規(guī)范管理，不斷提高全系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的水平；三是嚴(yán)格審核，保證質(zhì)量，為做好干部工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；四是以高科技為支撐，強(qiáng)化服務(wù)，加強(qiáng)管理，促進(jìn)干部人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理；干部檔案管理；人事檔案管理；檔案管理模式；檔案管理；人事檔案；檔案

近年來(lái)，我單位圍繞管理后的干部人事檔案工作新情況，轉(zhuǎn)變理念，積極探索，努力建立符合經(jīng)濟(jì)工作特點(diǎn)的干部人事檔案管理新模式。

一、轉(zhuǎn)變理念，深化認(rèn)識(shí)，不斷增強(qiáng)做好干部檔案工作的責(zé)任感

干部檔案工作是干部工作的重要組成部分，是組織人事工作的基礎(chǔ)，事關(guān)干部職工的切身利益事關(guān)我縣經(jīng)濟(jì)工作管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實(shí)行省機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案工作系統(tǒng)管理以后，我們本著對(duì)干部負(fù)責(zé)任、對(duì)歷史負(fù)責(zé)任的精神，進(jìn)一步加大我縣經(jīng)濟(jì)部門(mén)的干部人事檔案工作管理力度。首先是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。將干部人事檔案工作列入了局班子的年度工作重點(diǎn)，督促各建檔單位成立由主管領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥的領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)解決干部檔案工作中遇到的問(wèn)題；其次是改變管理模式。將各單位的干部人事檔案管理由局統(tǒng)一管理，各部門(mén)科級(jí)以下的干部人事檔案由所在基層單位分別管理；再次是加強(qiáng)干部人事檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)。經(jīng)過(guò)我局對(duì)基層干部的嚴(yán)格審查，各單位都選配了政治覺(jué)悟高、思想品質(zhì)好的檔案管理人員，并大力加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，形成了一支素質(zhì)較高、人員相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍；最后是嚴(yán)格考核。把檔案材料的形成、收集、歸檔工作與單位工作的實(shí)績(jī)掛鉤，把干部檔案工作目標(biāo)完成情況與干部檔案工作人員的實(shí)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲結(jié)合起來(lái)，把檔案工作落到實(shí)處。

二、健全制度，規(guī)范管理，不斷提高全系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的水平

完善的規(guī)章制度，是做好干部人事檔案工作的基礎(chǔ)和保障。我們單位高度重視制度建設(shè)在干部檔案管理工作中的重要作用，采取措施，加大工作力度。首先是健全規(guī)章制度。2000年度以來(lái)，我們經(jīng)濟(jì)部門(mén)結(jié)合本系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的需要，研究制定了本單位的《經(jīng)濟(jì)管理系統(tǒng)人事檔案工作暫行辦法》、《干部人事檔案管理升級(jí)達(dá)標(biāo)意見(jiàn)》、《干部檔案整理工作細(xì)則》以及《干部檔案管理八項(xiàng)制度》等8個(gè)配套文件，在全系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的干部人事檔案工作制度；其次是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求。統(tǒng)一干部人事檔案硬件標(biāo)準(zhǔn)。我們以目標(biāo)管理為契機(jī)，投入數(shù)十萬(wàn)元，為全系統(tǒng)配備了干部人事檔案專用計(jì)算機(jī)，購(gòu)置了檔案目標(biāo)管理所需的器材和設(shè)備。各基層部門(mén)的單位都配備了檔案專門(mén)的庫(kù)房和人員，更換了新型的檔案卷夾，做到了干部人事檔案工作的統(tǒng)一管理。統(tǒng)一干部人事檔案管理的要求，規(guī)范了干部人事檔案的借閱范圍、批準(zhǔn)權(quán)限、登記歸還手續(xù)、轉(zhuǎn)遞流程等，嚴(yán)格審批權(quán)限，做到無(wú)越權(quán)行為；復(fù)制備份材料有專人負(fù)責(zé)，無(wú)擅自復(fù)印抄錄行為；檔案轉(zhuǎn)遞嚴(yán)格履行手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)有關(guān)登記，無(wú)違規(guī)攜帶行為；再次是規(guī)范材料、規(guī)范整理、規(guī)范程序。規(guī)范了干部人事檔案材料的制作歸檔工作，規(guī)定了各種材料制作標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)限和手續(xù)，明確了各部門(mén)責(zé)任，確保了干部人事檔案材料的質(zhì)量。規(guī)范了檔案材料收集整理工作，每季度進(jìn)行一次歸檔，每年進(jìn)行一次整理。指定專人負(fù)責(zé)督促、催繳、保管、整理，保證檔案的質(zhì)量。規(guī)范了干部人事檔案工作的各項(xiàng)流程，明確了收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)等流程的要求，使檔案管理工作有序進(jìn)行。

三、嚴(yán)格審核，保證質(zhì)量，為做好干部工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

干部人事檔案的質(zhì)量主要取決于干部人事檔案材料的質(zhì)量。為此，我們單位十分重視干部人事檔案工作中的審核環(huán)節(jié)，構(gòu)建了一套干部人事檔案審核工作制度和流程。首先是開(kāi)展集中審核，確保干部人事檔案質(zhì)量。針對(duì)干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題，近幾年我局專門(mén)組織了一次集中審核，基本解決了一些單位存在的干部人事檔案材料不齊全、制作不規(guī)范、手續(xù)不完備等問(wèn)題。審核中，我們重點(diǎn)核實(shí)了干部“三齡一歷”方面的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)不符合政策規(guī)定的學(xué)歷、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間等依照有關(guān)規(guī)定給予重新認(rèn)定，對(duì)個(gè)別記載失誤的問(wèn)題給予改正，既夯實(shí)了干部人事工作的基礎(chǔ)，為干部人事工作提供了可靠的依據(jù)，又保障了干部的切身利益；其次是建立長(zhǎng)效機(jī)制，嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)。在集中審核的基礎(chǔ)上，我們將干部人事檔案工作的關(guān)口前移，加強(qiáng)事前監(jiān)督，制定和印發(fā)了《關(guān)于呈報(bào)檔案材料有關(guān)工作要求的說(shuō)明》，此舉明確了新提拔的干部人事檔案要符合“完整、齊全、條理、精煉、實(shí)用”的標(biāo)準(zhǔn)，日常報(bào)送的各種零散材料要做到制作規(guī)范、材料齊全、手續(xù)完備。對(duì)各部門(mén)和單位報(bào)送的干部人事檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格的審核，對(duì)于不符合標(biāo)準(zhǔn)的堅(jiān)決給予退回重新處理。通過(guò)努力，建立了有利于確保檔案材料收集齊全完整、及時(shí)規(guī)范的長(zhǎng)效機(jī)制，規(guī)范了干部檔案材料制作的標(biāo)準(zhǔn)的歸檔的工作流程，強(qiáng)化了全系統(tǒng)的檔案材料收集歸檔意識(shí)，確保了干部人事檔案案卷的質(zhì)量。

四、以高科技為支撐，強(qiáng)化服務(wù)，加強(qiáng)管理，促進(jìn)干部人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

以保證利用為中心，抓好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是檢驗(yàn)和衡量干部人事檔案工作好壞的基本尺度。我們單位大力加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，以科技手段為支撐，探索干部人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用的新途徑，提高干部人事檔案工作的服務(wù)水平。首先是建立完備的人事管理信息系統(tǒng)。在全系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一使用GPMS人事系統(tǒng)，完善人事管理信息。全系統(tǒng)各單位根據(jù)自身干部人事工作檔案工作情況，加大干部人事檔案信息化建設(shè)投入。將全系統(tǒng)在職干部、離退休干部檔案中記載的個(gè)人基本情況、簡(jiǎn)歷、學(xué)歷、政治面貌、年度考核結(jié)果、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、軍轉(zhuǎn)干部概況、獎(jiǎng)懲情況、任免、配偶情況等信息錄入計(jì)算機(jī)，能夠自動(dòng)生成報(bào)表、簡(jiǎn)歷、工資情況、干部隊(duì)伍狀況分析等。采用多媒體演示的辦法，為領(lǐng)導(dǎo)分析、決策提供直觀、便捷的信息；其次是促進(jìn)干部人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。不斷加大干部人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度，為選拔和使用干部提供及時(shí)準(zhǔn)確的第一手材料；再次是拓寬干部人事檔案工作領(lǐng)域。采取先行試點(diǎn)、逐步推廣的方式，建立干部人事信息化檔案，為干部管理及解決干部的切身利益發(fā)揮作用。加強(qiáng)干部檔案內(nèi)容建設(shè)的最終目的，是為干部工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。為此，我們積極挖掘檔案潛力，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提升干部檔案服務(wù)的水平。一是要強(qiáng)化任前嚴(yán)格審核檔案，避免干部“帶病上崗”。在干部工作中，我縣一直堅(jiān)持干部任前檔案審核制度，通過(guò)認(rèn)真核對(duì)檔案，全面了解擬提拔干部的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容，做到觀其卷、知其人；二是要通過(guò)應(yīng)用多媒體檔案，提供全方位信息。我們系統(tǒng)利用干部多媒體聲像資料信息庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把多媒體動(dòng)態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，制成《干部基本情況介紹錄像片》，為選拔使用干部提供依據(jù)，增強(qiáng)了干部任用的科學(xué)性和直觀性；三是要運(yùn)用電子檔案，提高工作效率?，F(xiàn)在我們充分利用干部電子檔案、基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)和檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行智能化檢索，實(shí)現(xiàn)資源共享，大大減少了查檔、管檔過(guò)程中的勞動(dòng)量，既保證了質(zhì)量，又提高了工作效率。