淺談如何做好高校內(nèi)部物資設(shè)備采購審計工作

趙利琴

摘要：高校內(nèi)部物資設(shè)備采購審計是高校內(nèi)部審計監(jiān)督工作的重要職責之一，近年來，國家對高校資金投入大幅增加，高校規(guī)模不斷擴大，高校教學(xué)、行政、建設(shè)等方面物資設(shè)備采購需求迅速增加，在采購中出現(xiàn)的問題也越來越多，如何做好高校內(nèi)部物資設(shè)備采購審計工作是保證物資設(shè)備采購管理工作規(guī)范、高效、廉潔運行，提高資金使用效益，完善物資設(shè)備采購管理監(jiān)督機制的重要保障。

關(guān)鍵詞：高校；物資設(shè)備；采購；審計

中圖分類號：F239.45 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-000-02

近年來，國家對高校資金投入大幅增加，高校規(guī)模不斷擴大，高校教學(xué)、行政、建設(shè)等方面物資設(shè)備采購需求迅速增加。物資設(shè)備采購的流程一般包括立項和招標文件制定，招標、投標、定標過程，合同簽訂，供貨驗收、支付貨款等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有各自特定的程序，如果其中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將會導(dǎo)致采購工作的低效率，或者造成違法違規(guī)問題的出現(xiàn)，使得學(xué)校的利益受到損失。因此，高校內(nèi)部物資設(shè)備采購審計，應(yīng)根據(jù)采購各環(huán)節(jié)的不同特點，采購的合法性、合規(guī)性以及內(nèi)容有所側(cè)重，重點做好事前、事中、事后三個環(huán)節(jié)審計。

一、做好三個環(huán)節(jié)審計重點內(nèi)容

1.事前重點做好物資設(shè)備采購立項審計及招標文件審計

物資設(shè)備采購立項審計。物資設(shè)備采購立項是實施采購的招標的前提條件，一般包含申報立項、專家評審論證和采購決策等階段，采購立項審計內(nèi)容圍繞這幾個階段展開，審計內(nèi)容包括：立項的手續(xù)是否符合規(guī)定；材料是否齊全；是否組織專家組進行了可行性評審；專家組的評審是否依據(jù)學(xué)校的有關(guān)規(guī)定和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)科研、實驗室建設(shè)的需要及經(jīng)費情況分輕重緩急進行的；對于大型儀器設(shè)備是否進行了充分的市場和用戶調(diào)研，對儀器設(shè)備的性能、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、售后服務(wù)等是否進行了認真的論證等；采購資金是否到位。

招標文件審計。招標文件是采購招標工作的重要依據(jù)，對招標的結(jié)果會產(chǎn)生重大影響，招標文件審計主要圍繞投標報名資質(zhì)要求、招標文件條款、預(yù)算控制價等內(nèi)容展開，審計內(nèi)容包括：審查投標報名資格要求是否合理。是否設(shè)立了不合理的資格條件限制潛在投標人或者明顯傾向個別投標人，是否以專有技術(shù)、專利產(chǎn)品、特定品牌等傾向性內(nèi)容和技術(shù)規(guī)格有利于個別投標人。審查招標文件的條款內(nèi)容是否完整、合規(guī)。是否對投標文件編制要求和投標保證金交納方式、投標截止時間、開標時間及地點等予以明確；招標項目的技術(shù)規(guī)格要求和數(shù)量（包括附件、圖紙等）是否滿足需要；交貨和提供服務(wù)的時間是否合理；投標報價、評標方法、評標標準和廢標條款是否公平、可行、先進合理。審查招標采購的預(yù)算控制價是否合理。審查采購物資數(shù)量、價格、人工耗費、安裝費、各項其他費用及稅金等是否合理。

2.事中重點做好投標文件審計、評定標審計及采購合同審計

投標文件審計。投標文件是投標人對招標文件的響應(yīng)，中標人的投標文件是簽訂采購合同的重要依據(jù)，審計內(nèi)容包括：審查投標人是否具備學(xué)校采購項目所需的資質(zhì)（資格），是否具備招標文件中列舉的要求。審查中標單位投標文件是否完全響應(yīng)招標文件的要求。

評、定標審計。評、定標是確定招標工作的結(jié)果的重要保障，審計主要圍繞評標小組的組成、評標的客觀、定標的有效等內(nèi)容展開，審計內(nèi)容包括：審查評標小組成員產(chǎn)生及組成是否符合規(guī)定，評標委員會是否由招標人的代表和技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，評標專家是否按規(guī)定抽取，與投標人有利害關(guān)系的人員是否按規(guī)定回避。審查評標專家是否都是依據(jù)招標文件和評分細則獨立地對潛在投標人的投標文件進行客觀、公正、公平的打分，是否符合低成本高效益原則。審查評標專家出具評標報告內(nèi)容科學(xué)、完整、合理性。

采購合同審計。采購合同是高校與供貨商履行采購行為的重要依據(jù)，審計主要圍繞合同的合法合規(guī)、條款和內(nèi)容的完整規(guī)范等展開，審計內(nèi)容包括：審查采購合同的合法性、合規(guī)性。主要審查采購合同的簽訂是否符合學(xué)校采購預(yù)算、采購計劃的要求，合同的主要條款是否符合招標文件的要求等。審查采購合同條款和內(nèi)容是否完整、明確、意思表達是否清楚準確，經(jīng)濟合同是否合法、合規(guī)；是否根據(jù)招標文件和中標人的投標文件簽訂；合同條款是否完整，文字表述是否嚴密；合同文本是否規(guī)范。

3.事后重點做好采購驗收審計及采購付款審計

采購驗收審計。采購驗收是對合同履行的重要步驟，是整個采購結(jié)果的顯現(xiàn)，審計內(nèi)容包括：審查采購物資設(shè)備的驗收是否由專業(yè)人員來進行，驗收記錄、驗收報告是否齊全、完整等；重大采購項目是否委托國家認可的專業(yè)檢測機構(gòu)辦理驗收事項，驗收方成員是否在驗收書上簽字。采購部門是否嚴格按計劃要求的品種、數(shù)量、質(zhì)量、時間等按期完成，有無購入設(shè)備品種、規(guī)格、技術(shù)性能等指標與招標要求與合同不符的情況等；計劃有無變更，如果變更是否嚴格按規(guī)定的程序進行等。

采購付款審計。采購付款是履行合同重要內(nèi)容之一，審計內(nèi)容包括：審查支付款項是否符合采購合同所約定的條件（需要安裝、施工的設(shè)備還應(yīng)審查是否符合招標文件及合同的要求）。審查結(jié)算時是否扣除了預(yù)付款，是否預(yù)留了質(zhì)量保證金，有無提前支付的情況。

二、抓好三個環(huán)節(jié)的審計時間節(jié)點

1.事前物資設(shè)備采購立項審計及招標文件審計時間節(jié)點

要求采購牽頭部門于擬計劃發(fā)布招標公告前5日將送審材料報送審計處審計，審計處在收到資料3個工作日內(nèi)提出審計意見。根據(jù)審計意見，物資設(shè)備采購小組對招標文件進行完善，開展招投標工作，并將招標文件送審計處備案。

2. 事中投標文件審計、評定標審計及采購合同審計時間節(jié)點

開標結(jié)束2日內(nèi)，采購牽頭部門將招投標文件、評標報告、擬簽訂的經(jīng)濟合同等材料報送審計處，審計處在3至5個工作日內(nèi)提出審計意見。根據(jù)審計意見，物資設(shè)備采購小組對采購合同進行完善，按照學(xué)校合同管理規(guī)定，簽訂正式合同，并將正式合同送審計處備案。

3.事后采購驗收審計及采購付款審計時間節(jié)點

要求采購牽頭部門于采購項目驗收合格5日內(nèi)將簽訂的經(jīng)濟合同、物資設(shè)備驗收報告、入庫清單等材料報送到審計處，審計處在3個工作日內(nèi)提出審計意見。根據(jù)審計意見，財務(wù)部門依照學(xué)校財務(wù)報銷審批程序辦理支付手續(xù)。未經(jīng)審計，財務(wù)部門不得辦理報銷。

三、嚴格三個環(huán)節(jié)審計資料的提供

1.事前物資設(shè)備采購立項審計及招標文件審計提供的資料

主要包括：主管校領(lǐng)導(dǎo)審批的采購計劃申請報告；物資設(shè)備采購立項相關(guān)資料；預(yù)算控制價及可行性論證報告（含電子版）；經(jīng)相關(guān)部門會簽的招標文件初稿；其他需要提供的資料。

2.事中投標文件審計、評定標審計及采購合同審計提供的資料

主要包括：主管校領(lǐng)導(dǎo)審批的采購、評標等小組成員名單及代表分工；招標文件正本（含電子版）；供應(yīng)商的資格審查及考察資料；投標文件、答疑紀要、會審紀要等（含電子版）；評標專家的評標報告；擬簽訂的合同（含電子版）；其他需要提供的資料。

3.事后采購驗收審計及采購付款審計提供的資料

主要包括：簽訂的采購合同；物資設(shè)備采購驗收報告、入庫清單；物資設(shè)備項目安裝竣工驗收單（需要安裝、施工的物資設(shè)備）；供貨單位提供的發(fā)票等其他需要提供的材料。

通過對上述三個環(huán)節(jié)內(nèi)容的審計監(jiān)督，不僅能有效控制物資設(shè)備采購的風險，進一步加強單位內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，提高有限經(jīng)費的使用效率，而且也有效保護干部，促進黨風廉政建設(shè)。