如何提升事業(yè)單位檔案管理工作水平及創(chuàng)新工作

徐勤斐

摘要：檔案記錄了單位的發(fā)展歷史和重要信息資料，對(duì)于單位的管理和發(fā)展具有重要的價(jià)值意義。本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行探討，并提出了提高檔案管理水平的創(chuàng)新思路，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）024-000-01

一、引言

事業(yè)單位是以社會(huì)公益為目的的重要服務(wù)組織，隨著我國各項(xiàng)事業(yè)改革的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位作為重要的組成部分，對(duì)于檔案的管理也做出重大的轉(zhuǎn)變。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的背景下，事業(yè)單位要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案管理的作用，事業(yè)單位必須要有針對(duì)性采取有效策略，加快檔案管理工作創(chuàng)新，以提升事業(yè)單位檔案管理水平和效益，加快檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)的進(jìn)程。

二、事業(yè)單位檔案管理目前現(xiàn)況

1.檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱

從當(dāng)前事業(yè)單位的管理情況來看，檔案管理沒有作為重點(diǎn)工作引起事業(yè)單位的關(guān)注，導(dǎo)致在工作實(shí)踐中，對(duì)國家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不力，這樣就使檔案管理工作的開展缺乏有力的理論基礎(chǔ)，導(dǎo)致管理混亂情況的出現(xiàn)。當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理，沒有清晰的管理機(jī)制，缺乏合理的工作流程即工作標(biāo)準(zhǔn)，這樣就算是制定了檔案管理制度，也無法得到有效落實(shí)，并且缺乏監(jiān)督、監(jiān)管，使得檔案沒有規(guī)范性可言，檔案雜亂無章、私自處理等情況成為了常見現(xiàn)象，嚴(yán)重違反了檔案管理的目的和原則，還為事業(yè)單位管理工作增加了負(fù)擔(dān)，造成了巨大的資源浪費(fèi)。

2.檔案管理模式相對(duì)滯后

提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就需要從根本上改革檔案管理模式。在職能日益清晰、責(zé)任更加明確的背景下，事業(yè)單位日常檔案信息處理，也逐漸變得繁瑣和復(fù)雜起來。但是，由于受傳統(tǒng)觀念的影響，事業(yè)單位的檔案管理模式，卻未有明顯的改變。事業(yè)單位缺乏建立健全的檔案管理機(jī)制，僅依靠傳統(tǒng)流程根本無法及時(shí)完成對(duì)檔案信息的處理，還由于事業(yè)單位內(nèi)很多都不配備先進(jìn)的管理設(shè)備，因此檔案管理就一直沿用傳統(tǒng)的管理方式，這使得檔案管理工作不僅效率低下，還使的很多資料資源受到了破壞。

3.檔案管理相關(guān)資源利用不足

目前，信息科技已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會(huì)生活、工作等各個(gè)領(lǐng)域，并日益成為推動(dòng)發(fā)展的重要工具。盡管檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，但由于一直對(duì)其沒有正確認(rèn)識(shí)，并且沒有足夠的重視，因此根本沒將現(xiàn)代信息化手段引入到檔案管理中，導(dǎo)致檔案管理效率和效益比較低。甚至在很多單位，檔案管理室不僅簡(jiǎn)陋，而且必要的配置也沒有備齊，更不用說現(xiàn)代化的檔案管理工具了。雖然有些單位的檔案管理進(jìn)行了計(jì)算機(jī)的處理和儲(chǔ)存，但并未得到有效的利用。很多事業(yè)單位對(duì)檔案資源僅僅視為是存檔的資料，工作的開展也只停留在對(duì)資料的真理和存儲(chǔ)上，沒有開展后期的分析和利用，很多具有價(jià)值的資料就被埋沒其中了，浪費(fèi)了有效信息的利用價(jià)值，也使得檔案管理工作進(jìn)入了相當(dāng)被動(dòng)的狀態(tài)之中。

4.從事檔案管理的人員缺乏應(yīng)有的專業(yè)技能和素質(zhì)

對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位從事檔案管理的人員隊(duì)伍進(jìn)行分析，我們可以看出，很多事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員并不是專業(yè)人員，其往往都身兼多職，對(duì)于檔案的管理不僅缺乏專業(yè)性，也缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，這就對(duì)檔案管理工作的有效開展造成很大的影響。另外，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒有組織相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)，這也使得檔案管理人員在處理文件資料時(shí)，缺乏有序性、規(guī)范性，保存也不夠及時(shí)和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致后期檔案的查閱及使用都受到限制。

三、新形勢(shì)下提高事業(yè)單位檔案管理水平的創(chuàng)新思路

1.創(chuàng)新檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展

制度是工作開展的依據(jù)，更是提升效率的有效工具，因此要改變事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提升工作的整體效率，首先就是要制定完善的檔案管理制度。第一，明確檔案管理制度的方向，清晰管理內(nèi)容，對(duì)機(jī)構(gòu)崗位設(shè)置制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；第二，要突出制度的管制作用和地位平等性。在對(duì)檔案制度進(jìn)行變革時(shí)，一定要從管理者和員工兩個(gè)方面進(jìn)行約束設(shè)置，保證檔案管理制度具有獨(dú)立性以及規(guī)范性；第三，制度中設(shè)置嚴(yán)格的界線，獎(jiǎng)罰分明。對(duì)于負(fù)責(zé)、工作積極的員工一定要給與獎(jiǎng)勵(lì)，為了自己利益擅自惡意更改檔案資料、出現(xiàn)非法行為的員工，一定要給與適當(dāng)?shù)膽土P，保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利、健康發(fā)展。

2.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

事業(yè)單位在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的大環(huán)境下，要尋求穩(wěn)定的發(fā)展，就必須對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)有正確的認(rèn)識(shí)，看到當(dāng)前信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，并充分將其利用，不斷提升檔案管理的效率。事業(yè)單位要從軟硬件方面進(jìn)行改進(jìn)，不僅實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備的配備，保證文字類、圖片類資料的紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)格式的并存，保證信息資料的完備性。同時(shí)，檔案管理工作還要重視對(duì)技術(shù)的改進(jìn)和創(chuàng)新，并通過網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息的共享，從整體上提升檔案資料的管理質(zhì)量。

3.改革單位內(nèi)檔案管理的服務(wù)手段，提升信息資料利用率

事業(yè)單位對(duì)檔案管理沒有給與足夠的重視，因此檔案管理工作的開展缺乏有效性。針對(duì)這點(diǎn)，事業(yè)單位必須做出理念上的轉(zhuǎn)變，除了對(duì)檔案管理引起重視，還要通過檔案管理服務(wù)手段的不斷改革，提高檔案開發(fā)的力度，使有價(jià)值的檔案資料得到充分的開發(fā)和利用。可以設(shè)置單位內(nèi)局域網(wǎng)，強(qiáng)化信息的檢索功能，使單位能可以創(chuàng)建起自己的小型圖書館，不僅方便了各部門資料的查閱和利用，還使檔案服務(wù)手段得到了升級(jí)，促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。

4.建立健全培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化技能，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力

數(shù)字化的趨勢(shì)不斷加強(qiáng)，對(duì)于檔案管理工作亦是如此。從事檔案管理的人員必須認(rèn)清當(dāng)前的情況，加大業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)和提升。事業(yè)單位也要?jiǎng)?chuàng)立健全的培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合事業(yè)單位本身的實(shí)際情況，針對(duì)管理人員開展有效的專業(yè)培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)將結(jié)合網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，強(qiáng)化實(shí)體培訓(xùn)。對(duì)管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)開展引導(dǎo)性學(xué)習(xí)，通過不斷的實(shí)踐，增強(qiáng)他們的技能操作能力，不斷促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。

四、結(jié)語

綜上所述，在新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性更加凸顯。在日常管理實(shí)踐中，事業(yè)單位只有立足單位檔案管理實(shí)踐，從多個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，并強(qiáng)化創(chuàng)新培養(yǎng)，開展有針對(duì)性地有效策略，才能不斷提高檔案管理水平，使其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益得到最大化發(fā)揮。

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