試論新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

尹娜

摘 要：對(duì)于任何行業(yè)而言，檔案管理都會(huì)對(duì)其持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生重大影響。當(dāng)前新形勢(shì)也對(duì)檔案管理工作提出了規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的要求，這是提升檔案管理工作效率的有效途徑。要有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，還需要明確實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的基本前提，并且制定有效策略，以推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，包括提升檔案的時(shí)效性、做好電子檔案建設(shè)工作、提高檔案管理者素質(zhì)、優(yōu)化檔案交接工作、規(guī)范檔案資料管理、做好科學(xué)分類(lèi)歸檔與調(diào)取回收工作等。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 收稿日期：2016-05-03

作者簡(jiǎn)介：尹 娜（1982—），女，中級(jí)館員，山東省慶云縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局科長(zhǎng)、性別辦主任，研究方向：檔案管理。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展的背景下，檔案的社會(huì)功能應(yīng)用范圍在逐步擴(kuò)展，即從政治領(lǐng)域擴(kuò)展到科技領(lǐng)域與經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，對(duì)檔案利用產(chǎn)生需求的主體也從黨政機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體擴(kuò)展到經(jīng)濟(jì)、學(xué)術(shù)、科技團(tuán)體中。在這樣的環(huán)境中，檔案管理工作也發(fā)生了極大變化，已逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，如今更是提出了規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展要求。檔案信息開(kāi)發(fā)、信息搜集、信息傳播與資源共享等方面也日益趨向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，以不斷地適應(yīng)新形勢(shì)的需要。因此，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該做好檔案資料的收集、分類(lèi)、歸檔、調(diào)取與歸檔等一系列工作，保證檔案資料的時(shí)效性與價(jià)值，確保檔案資料得到更好地利用。

一、檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提

要推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，還需要明確其基礎(chǔ)性前提，即公文的制發(fā)。檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的存在，要保證檔案的質(zhì)量，首先需要保證公文自身的質(zhì)量，這就取決于公文制發(fā)的質(zhì)量，這也是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的前提。所以，在公文制發(fā)過(guò)程中，需要將規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化兩方面要求納入考慮范圍，切實(shí)提升檔案的質(zhì)量，為檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化奠定良好的基礎(chǔ)。因此，需要做到以下幾點(diǎn)。

第一，制發(fā)公文過(guò)程中，需要采用質(zhì)量上佳的公文用紙。紙的幅面尺寸規(guī)格等方面要遵循統(tǒng)一、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)等原則，要符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。在排版的時(shí)候，要注意采用橫寫(xiě)橫排的形式，公文紙張要進(jìn)行左側(cè)裝訂。

第二，對(duì)制發(fā)公文進(jìn)行檢查，保證簽發(fā)手續(xù)已經(jīng)切實(shí)按照規(guī)定來(lái)履行，以確保公文符合相關(guān)審批要求，并且確保公文標(biāo)題的準(zhǔn)確性。另外，主送與抄送的單位要明確，不可混淆，落款和公文需保持一致，保證日期正確。

第三，要保證公文字跡的質(zhì)量與清晰度。易褪色的筆種或者紙張、墨水，都不應(yīng)該用于公文制發(fā)，以確保公文字跡清晰與鮮明，為以后檔案的長(zhǎng)久保管和開(kāi)發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

第四，制發(fā)的公文要采用合理的文種，要規(guī)范其擬制的格式，行文的字體使用要規(guī)范，不要濫用簡(jiǎn)稱，便于以后使用科學(xué)化手段對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行快速準(zhǔn)確的檢索，有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

二、檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)策略

1. 提升檔案時(shí)效性與加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)

檔案的時(shí)效性既指檔案信息的新舊程度，也包括檔案信息的最新動(dòng)態(tài)與最新進(jìn)展等。提升檔案的時(shí)效性，能夠保證檔案內(nèi)容的有效性，提高檔案的利用效率，也可保證檔案的利用價(jià)值。因此，檔案管理者應(yīng)該樹(shù)立檔案時(shí)效觀念，通過(guò)科學(xué)的信息化與網(wǎng)絡(luò)化手段獲取最新信息，為做好檔案部門(mén)的服務(wù)工作贏得主動(dòng)。比如，一份具有較強(qiáng)時(shí)效性的科研檔案，能夠有效縮短科研項(xiàng)目的相關(guān)研究周期，為科研單位節(jié)省不少物力、人力以及財(cái)力，從而為科研單位獲取可觀效益。檔案時(shí)效性的提升也是推動(dòng)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略。另外，檔案部門(mén)需要加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)、開(kāi)發(fā)與使用，利用科學(xué)的數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)移交的電子檔案載體與技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，在保證合格率的前提下再進(jìn)行移交；同時(shí)，需要檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的可用性，確認(rèn)電子檔案載體是否存在損壞或者其他存儲(chǔ)不良問(wèn)題；此外，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的科學(xué)鑒定，核對(duì)檔案數(shù)字和簽名的真實(shí)性，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合轉(zhuǎn)換等。因此，應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)。

2.檔案管理人員素質(zhì)的提升

新形勢(shì)下，要推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，必然要提高檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)化水平。如今檔案管理模式隨著時(shí)代的變化日漸完善，檔案管理中引入了各種現(xiàn)代化技術(shù)，而要對(duì)這些技術(shù)加以深入掌握與應(yīng)用，管理者必須具有良好的信息技術(shù)操作技能，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等操作管理軟件的相關(guān)技能。當(dāng)下檔案管理者對(duì)這些現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用尚未足夠熟練，這就限制了檔案管理工作水平的提高。因此，要做到以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)檔案管理者專業(yè)化知識(shí)與現(xiàn)代化技術(shù)技能的培訓(xùn)，提高管理者對(duì)各種管理技術(shù)的操作水平，促使其熟練運(yùn)用各種現(xiàn)代化管理手段，了解信息化技術(shù)的各種知識(shí)。第二，在后續(xù)檔案管理工作中引進(jìn)的人才，要求其具備較佳的專業(yè)素養(yǎng)，并且具備一定的現(xiàn)代化檔案管理技能，從而利于提高檔案管理工作的效率與水平。第三，應(yīng)該加強(qiáng)教育領(lǐng)域?qū)n案管理人才的培養(yǎng)，注重豐富人才的理論知識(shí)，并且培養(yǎng)其檔案管理實(shí)際操作技能。

3.檔案交接工作的優(yōu)化

對(duì)檔案交接工作進(jìn)行優(yōu)化，能夠進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在這個(gè)過(guò)程中，管理者需要明確檔案交接的范圍，要排除不能進(jìn)行交接的檔案，保證檔案交接工作符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。而且檔案移交進(jìn)館要滿足以下標(biāo)準(zhǔn)：第一，檔案要以全宗為單位進(jìn)行編目整理。第二，檔案要具有完整性與齊全性，根據(jù)檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整理，要準(zhǔn)確地劃分檔案的保管期限，書(shū)寫(xiě)要具有規(guī)范性，裝訂要整齊且美觀，案卷的質(zhì)量必須達(dá)到規(guī)定要求與標(biāo)準(zhǔn)。第三，要確定檔案具有長(zhǎng)期保存與利用的價(jià)值，否則不能移交進(jìn)館。第四，檔案交接的文據(jù)與案卷目錄要做到一式三份：檔案館簽收其中一份，并將其退回移交單位保留備用。第五，案卷目錄應(yīng)該具備兩種版本，即紙質(zhì)版本與電子版本，確保檔案的原始性與真實(shí)性。

三、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的思考

1.規(guī)范檔案資料

（1）檔案資料保存的規(guī)范。檔案資料的科學(xué)規(guī)范是檔案管理工作的基本內(nèi)容之一。在對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的過(guò)程中，要保證文件的原始性以及真實(shí)性，這也是檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的靈魂。在管理電子檔案過(guò)程中，常常會(huì)發(fā)生電子文件資料丟失或者信息被更改的問(wèn)題，這就要求檔案管理者加強(qiáng)電子文件的維護(hù)工作。對(duì)于檔案資料與檔案信息的完好保存，還需要發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的互補(bǔ)作用。在電子文件得到廣泛應(yīng)用的今天，我們同樣需要注重對(duì)紙質(zhì)檔案的完好保存，也為以后遇到電子文件資料丟失或者信息被更改的情況時(shí)能提供紙質(zhì)檔案的原始文件，以確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。另外，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，還要求實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，從而打破時(shí)間與空間的束縛，從而不斷地?cái)U(kuò)展檔案工作的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)服務(wù)效率的有效提升。

（2）加強(qiáng)檔案資料的收集工作。檔案管理者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的收集工作，比如重大工作、活動(dòng)或者建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)檔案、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案等。個(gè)人與單位應(yīng)該支持與協(xié)助所在地的檔案館對(duì)檔案的征集工作，包括一些散存的珍貴檔案資料、對(duì)社會(huì)發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的重要檔案等。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者也可以鼓勵(lì)個(gè)人或者一些團(tuán)體捐贈(zèng)檔案或者寄存檔案，以豐富檔案館的檔案資源，并且加大檔案資源科學(xué)合理配置、妥善保護(hù)與高效利用的力度。

2.科學(xué)分類(lèi)歸檔

在檔案管理工作中，檔案的科學(xué)分類(lèi)與整理工作很重要。對(duì)于一些內(nèi)容齊全和基礎(chǔ)良好的案宗，要做好科學(xué)的分類(lèi)與整理工作。根據(jù)案宗的目錄直接做好分類(lèi)標(biāo)引工作。若一些檔案的形式比較特殊，則可以使用計(jì)算機(jī)程序，將案宗的名字、時(shí)間與地址等信息錄入進(jìn)去，可以快速地獲取案宗的分類(lèi)號(hào)，從而有效地提高檔案的著錄速度，也便于檔案利用人員對(duì)所需案宗的查閱。另外，在檔案的歸檔方面，需要建立完善的文件材料歸檔制度，不允許任何個(gè)人或者單位將檔案據(jù)為己有，也不允許拒絕檔案的歸檔。檔案利用人員要及時(shí)地將檔案完整地交還檔案管理所在機(jī)構(gòu)，不可以擅自推延移交檔案的時(shí)間或者截留檔案。

3.規(guī)范檔案調(diào)取與回收

規(guī)范檔案調(diào)取與回收工作是推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的重要手段。檔案管理者應(yīng)該及時(shí)清查和退還調(diào)取的檔案，根據(jù)國(guó)內(nèi)法律法規(guī)和檔案管理制度的要求來(lái)規(guī)范檔案的調(diào)取與回收。若個(gè)人在工作需要的情況下提出退還檔案或者繼續(xù)使用調(diào)取檔案的相關(guān)意見(jiàn)，可以上報(bào)有關(guān)部門(mén)以獲得批準(zhǔn)。在退還檔案的過(guò)程中，需要有被調(diào)取檔案保管者、該單位領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)主管單位的領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，并且簽字確認(rèn)。若是需要繼續(xù)對(duì)檔案進(jìn)行利用，該檔案的調(diào)取手續(xù)應(yīng)該符合有關(guān)規(guī)定。若是不符合有關(guān)規(guī)定，則需要及時(shí)進(jìn)行完善，以確保檔案調(diào)取管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)于如何調(diào)取檔案，檔案管理者還需要做到以下幾點(diǎn)。

第一，工作中要堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，根據(jù)規(guī)定細(xì)致地開(kāi)列調(diào)取檔案的清單，并且一式兩份。在這個(gè)過(guò)程中，管理者需要完整地對(duì)調(diào)取檔案的時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、檔案冊(cè)數(shù)等進(jìn)行登記，可以采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)這一工作進(jìn)行信息化處理。

第二，要建立調(diào)取檔案的保管與使用制度，明確調(diào)取檔案的保管與使用責(zé)任，增強(qiáng)調(diào)取檔案相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，確保責(zé)任落實(shí)到人。若是條件允許，可以購(gòu)置專門(mén)用于檔案存放的使用與保管柜，做好調(diào)取檔案的保護(hù)工作，避免檔案丟失或者損毀。另外，還可以建立調(diào)取檔案的查閱登記制度，明確與調(diào)取檔案有關(guān)的具體人員。要及時(shí)檢查調(diào)取檔案，若確定所調(diào)取檔案再繼續(xù)使用，則根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時(shí)地將檔案退還給相關(guān)單位。而相關(guān)單位也需要及時(shí)地回收調(diào)取的檔案，確認(rèn)調(diào)取檔案在回收時(shí)的情況，確保檔案的完好無(wú)損，若存在問(wèn)題，則追究調(diào)取檔案人員的責(zé)任。在回收后，妥善地進(jìn)行保管與維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)取與回收工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，新形勢(shì)下要推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化，需要明確其基礎(chǔ)性前提，并且做好其中的重要工作。同時(shí)，加大檔案工作現(xiàn)代化管理力度，提升檔案的時(shí)效性，做好電子檔案建設(shè)工作，提升檔案管理人員的專業(yè)水平與職業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化檔案的交接工作，對(duì)檔案資料管理進(jìn)行規(guī)范，做好科學(xué)分類(lèi)歸檔與調(diào)取回收工作，最終適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作提出的新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，充分地發(fā)揮檔案資料的應(yīng)有效用。

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