地方高校人事檔案納入綜合檔案管理問題淺析

安瑩瑩

摘 要：地方高校人事檔案納入綜合檔案管理具有積極和深遠的意義，然而因兩者在歸檔方式、監(jiān)管部門、執(zhí)行標準等方面存在差異，使得人事檔案長期游離于高校綜合檔案之外。文章提出在檔案資源及體制的整合、信息系統(tǒng)相互間的兼用性、相關部門的溝通與合作等條件下，可使高校檔案統(tǒng)一管理，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

關鍵詞：高校檔案；人事檔案；統(tǒng)一管理；分析與對策

長期以來，很多高校的人事檔案都單獨存在于組織人事部門，游離于高校綜合檔案管理的門檻之外。2008 年 9 月，教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署并實施的《高等學校檔案管理辦法》（下稱《辦法》，即第 27 號令），明確把學生檔案納入高校檔案統(tǒng)一管理。由此引發(fā)的對于高校人事檔案的管理歸屬問題也一直被討論，支持和反對意見并存。由此，也逐漸形成了中國高校人事檔案的管理模式。

1 當前中國高校人事檔案管理的基本模式

1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統(tǒng)一納入綜合檔案館中進行統(tǒng)一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業(yè)務構成了高校檔案館業(yè)務的組成部分。高校檔案館的模式有利于現(xiàn)代人事檔案管理工作朝著專業(yè)化、標準化方向建設，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務職能，有利于學校各級領導重視與促進高校人事檔案管理工作的整體性發(fā)展。采用這種模式的這類高校有清華大學、北京師范大學、四川大學、中山大學、武漢大學、華中師范大學等院校。

1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門機構下面設置了專門的科室來負責高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門，而人事檔案管理業(yè)務屬于高校人事部門的業(yè)務；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門下面專門設立的科室來負責管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門，不同的人事檔案管理業(yè)務也分屬于不同部門。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門對人事檔案材料的運用便捷，但是人事檔案管理業(yè)務只是自己部門工作的一部分，對檔案材料管理投入力度較少，專業(yè)化建設程度相對落后，整理工作不科學規(guī)范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個部門機構，材料難以得到統(tǒng)一管理。采用這種類型的高校包括北京大學、浙江大學、上海交通大學、山東大學、華南理工大學等。

但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對較少，而且形成目前的管理格局是有其內在成因的。

2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析

2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經多次改革，件與卷結合的歸檔方式更是簡化了檔案的整理環(huán)節(jié)，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對保守。根據(jù)《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，人事檔案的載體都是 16 開紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補充的非 16 開歸檔紙質材料只能被迫進行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀上不愿接收此類的檔案，同樣限制著兩者的統(tǒng)一管理。

2.2 人事部門對于人事檔案的使用存在依賴性。人事部門所產生的關于人事、師資、勞資、崗位設置等大量的檔案材料均需入個人檔案，這些材料在部門內部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門利用較多，存放在人事部門更便于利用，如辦理人員退休、調出調入手續(xù)、人員信息核對等，均需查閱人事檔案實體。另外，對于人事部門的人員信息維護，也可以隨時進行利用。特別是各級各類人事統(tǒng)計報表，所須填報的數(shù)據(jù)主要源于人事信息系統(tǒng)，但每年數(shù)據(jù)填報會因其統(tǒng)計類別不同存在差異，特別是系統(tǒng)沒有的信息，只能從檔案實體中進行查詢。如果檔案單獨存放在檔案館室特別是和人事部門不在同一樓內，查檔人員動輒需要到檔案館內查檔，不便于檔案的提供利用。

2.3 人事檔案和高校檔案的評級標準與監(jiān)管部門各異。高校檔案的評級標準一般分達標升級及其復查和日常檢查三種，對達標升級及其三年一個周期的復評因評級不同其標準也不一樣，人事檔案也有自身一套評級的體系及標準。相對而言，評級的監(jiān)督力度較小，很多高校人事檔案是沒有參加評級的，也沒有形成檢查監(jiān)督機制。人事和高校檔案工作的主管機構不同，高校檔案評級是相應的各級檔案行政管理機構，人事檔案評級是相應的各級黨委組織部門負責。兩者統(tǒng)一管理會面臨著不同的領導和評級機構、不同的評級及復查標準等問題。

3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析

雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學、北京師范大學等一些院校已經走到了統(tǒng)一管理的前列，對其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統(tǒng)一管理的很多積極作用將越來越明顯。

3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統(tǒng)一管理后，可將高校的所有檔案統(tǒng)一進行管理。一是精簡合并機構意味著高效，各類檔案的統(tǒng)一管理使部門分工更清晰、問責更容易，更便于服務基層；二是便于統(tǒng)籌安排檔案辦公及庫房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對高校檔案工作進行規(guī)劃和協(xié)調。

3.2 相關政策和理論的有力支持?！陡叩葘W校檔案工作規(guī)范》（下稱 《規(guī)范》）中采用了“高等學校檔案”這一綜合概念，以高等學校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領域范疇將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別[1]?！兑?guī)范》規(guī)定高等學校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。再者，《辦法》將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強調了高校檔案資源建設的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強調的高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢。

3.3 高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。將高校各類檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強做大，更有利于檔案工作的開展。各類檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內容和數(shù)量的增加、檔案業(yè)務范圍的擴大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機遇，更利于檔案工作服務學校發(fā)展，也更利于高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

4 人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理的對策

4.1檔案資源及體制的整合是檔案統(tǒng)一的基礎。檔案資源的有效整合，使得各項資源更加有效利用。人員、庫房、辦公室用地及相應的室內設備都可以統(tǒng)籌安排，更加合理地利用各項資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發(fā)展目標和長遠發(fā)展規(guī)劃的關系、規(guī)章制度的構建及完善、檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展的關系、內部管理機制的發(fā)展與各有關部門的協(xié)調關系。

4.2 信息系統(tǒng)間的可兼容性是檔案統(tǒng)一的路徑。高校綜合檔案歷經了多年信息化建設后，形成了較為豐富的信息資源，而人事檔案信息化進程相對落后，需要利用現(xiàn)代化的手段使兩者有機結合起來。軟件開發(fā)部門可以根據(jù)用戶需求，將兩個系統(tǒng)進行兼容，使檔案信息系統(tǒng)功能更加強大。另外，還有高校將人事檔案系統(tǒng)嵌入自主研發(fā)的系統(tǒng)中，形成系統(tǒng)的大檔案管理系統(tǒng)。在較為成熟的技術保障下，合并后的檔案管理系統(tǒng)必然形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)，更加有利于提高人事檔案的信息化水平和人才信息利用。

4.3 部門間的溝通與合作是檔案統(tǒng)一的有力保障。由于人事部門每年產生大量的材料需要入檔，如年度考核表、工資變動表、崗位晉升表等等，并且利用人事檔案最為頻繁。所以，學校綜合檔案部門應考慮為人事部門開辟綠色通道，為其簡化查檔手續(xù)，必要時要提供盡可能的方便，如職稱晉升需要個人年度考核表，人事部門可提前聯(lián)系檔案部門讓其直接復印相關人員的材料，檔案部門復印完畢后再通知相關人員辦理簽字手續(xù)取走材料，這樣可以節(jié)省時間?？傊C合檔案部門應樹立主動服務的意識，才能保證兩者統(tǒng)一的成果。

誠然，人事檔案納入高校綜合檔案實現(xiàn)檔案大融合管理不是簡單的一加一問題，檔案管理工作的做大做強涉及到方方面面的因素。在實踐中，各高校存在著不同的管理基礎和狀態(tài)，故此不能實行一刀切的管理模式，條件不成熟的不應急于求成。檔案統(tǒng)一管理確實有著積極的作用和深遠的意義，其最終目的就是更好地整合檔案資源，這既適應了檔案信息化建設的需要，也為實現(xiàn)檔案資源共享奠定了堅實的基礎。