淺析新時期軍工企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

摘 要：檔案工作是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作。如何做好檔案工作對軍工企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義。本文通過分析檔案管理創(chuàng)新的必要性，提出必須進(jìn)行觀念創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、知識創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新、管理人員素質(zhì)創(chuàng)新，才能不斷推動軍工企業(yè)檔案工作向更高層次邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：軍工企業(yè)；檔案；管理創(chuàng)新

檔案工作是企業(yè)發(fā)展工作的重要組成部分，是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，它與企業(yè)建立共存、互助協(xié)調(diào)的關(guān)系。隨著軍工企業(yè)新時期信息技術(shù)的快速發(fā)展和市場化轉(zhuǎn)型的需求變化，給所檔案管理帶來多元化和多樣性。為適應(yīng)這種軍工企業(yè)帶來的多元化與多樣性，必須對企業(yè)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。傳統(tǒng)檔案“收、管、用”管理模式在企業(yè)新時期發(fā)展中明顯滯后，對檔案資料的收集整理、保存以及使用管理都產(chǎn)生了不同程度的影響，這些新的情況都要求檔案管理部門必須通過開拓創(chuàng)新，來實現(xiàn)檔案管理工作的變革，提升檔案管理工作在企業(yè)新時期的發(fā)展進(jìn)步。

1 檔案管理創(chuàng)新的意義

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會或個人在社會中直接形成有價值的各種形式的歷史紀(jì)錄。管理是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)，它本身就是生產(chǎn)力。創(chuàng)新指的是一種經(jīng)濟(jì)活動，即包含技術(shù)創(chuàng)新，又包含制度創(chuàng)新。檔案管理創(chuàng)新是檔案管理與開發(fā)利用者的創(chuàng)新，是檔案事業(yè)宏觀管理者所進(jìn)行的創(chuàng)新。

檔案管理創(chuàng)新是軍工企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要，也是時代發(fā)展的迫切需求。在信息社會，以紙張為檔案載體“一統(tǒng)天下”的局面已不復(fù)存在，有大量電子文件的出現(xiàn)、歸檔和使用，意味著傳統(tǒng)的檔案管理理念、機(jī)制、手段、模式與檔案管理實踐表現(xiàn)出不相匹配，具體表現(xiàn)為：在管理理念上，軍工企業(yè)各級人員，甚至包括檔案管理人員自身對檔案的重要性認(rèn)識不夠，致使檔案信息利用和服務(wù)工作沒有很好開展，使檔案室成為各類檔案資料的“倉庫”，檔案人員成為“保管員”；在檔案管理方式上，習(xí)慣微觀管理，宏觀管理相對薄弱，對管理對象及行業(yè)形勢的變化缺乏足夠的認(rèn)識；在工作環(huán)節(jié)上，對軍工企業(yè)改制發(fā)展和結(jié)構(gòu)調(diào)整中出現(xiàn)的新領(lǐng)域的檔案工作研究不夠；在管理體制上，上下銜接、內(nèi)外溝通的檔案管理體制有待加強(qiáng)。檔案工作人員應(yīng)開發(fā)軍工企業(yè)檔案管理的各項功能，使檔案工作緊貼企業(yè)的需求，對外滿足企業(yè)市場競爭的需求，對內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求。

2 檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容

1.觀念上的創(chuàng)新。要確立檔案也是資產(chǎn)，是軍工企業(yè)特殊資產(chǎn)的觀念。在軍工企業(yè)，各類檔案都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價，對一個企業(yè)來說檔案彌足珍貴。作為一種重要的信息資源，檔案的科學(xué)管理和有效利用，對科學(xué)決策、資源利用、產(chǎn)品開發(fā)和提高效率都有著積極的影響。企業(yè)要改變檔案部門不參與企業(yè)管理、生產(chǎn)和經(jīng)營活動的做法，要將檔案工作納入軍工企業(yè)管理中，使檔案工作與實際生產(chǎn)經(jīng)營有效結(jié)合在一起。檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立“管理型、信息型、服務(wù)型”檔案工作觀念，不能只限于管理幾份文件，整理幾份圖紙，對不熟悉的專業(yè)檔案要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，了解其工作流程，認(rèn)識其內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供更好的服務(wù)，發(fā)揮檔案職能的作用。

2、檔案管理模式創(chuàng)新。軍工企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對軍工企業(yè)檔案工作實行機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。機(jī)制創(chuàng)新方面，檔案工作者要從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換，把檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”，讓檔案資源成為軍工企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一；在制度創(chuàng)新方面，首先必須確保檔案管理制度對于檔案管理工作具有較好的指導(dǎo)與約束力，能夠指導(dǎo)檔案管理工作的開展。結(jié)合《檔案法》及上級相關(guān)規(guī)章制度的要求，完善軍工企業(yè)檔案管理規(guī)章制度。其次，應(yīng)該對檔案管理部門的崗位職責(zé)分工予以明確，通過明確的分工來避免檔案管理工作盲目性，進(jìn)而形成職能分工清晰、管理流程科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)以及能夠保障管理措施落實到位的檔案管理體系。第三，應(yīng)針對檔案管理部門的實際情況制定檔案管理工作目標(biāo)與檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，借助于目標(biāo)管理以及考核制度，督促檔案管理措施的落實，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

3.管理上的創(chuàng)新。一是要按檔案工作一般規(guī)律建立健全制度，用制度規(guī)范軍工企業(yè)檔案管理工作。由于各軍工企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運行機(jī)制不同，而且在企業(yè)檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會有所區(qū)別，在確定企業(yè)檔案管理制度時應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征，符合本企業(yè)的實際；二是要通過“依法治檔”實現(xiàn)檔案管理法制化、規(guī)范化。要充分運用法律法規(guī)賦予的權(quán)力，認(rèn)真收集檔案材料，建立健全檔案的標(biāo)準(zhǔn)化體系，確保檔案收集完整全面、檔案保管規(guī)范有序、檔案利用充分有效。

4.服務(wù)上的創(chuàng)新。服務(wù)企業(yè)中心工作是企業(yè)檔案工作的永恒主題。企業(yè)檔案工作只有牢固樹立主動服務(wù)意識，為企業(yè)中心工作及時提供能夠促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的各種信息，才能尋求自身的定位和發(fā)展。開展檔案管理工作的根本在于提供完善高效的檔案服務(wù)，通過檔案服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，可以促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步完善。要創(chuàng)新服務(wù)意識，就要圍繞中心工作樹立超前服務(wù)意識和效益服務(wù)意識，變被動為主動上門服務(wù)。檔案工作者應(yīng)深入到各個單位進(jìn)行工作指導(dǎo)，盡可能滿足單位的要求。在做好日常利用檔案工作的同時，還要做好檔案信息的編研工作，要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，想辦法去收集信息，從檔案的實際情況入手，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營情況，有計劃地對文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，編寫檔案利用手冊，將專題信息制作成光盤，分類建立檔案材料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案材料資源共享，創(chuàng)建檔案信息平臺，保證檔案及時、有效地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)，為企業(yè)建設(shè)服務(wù)。

5、管理人員素質(zhì)創(chuàng)新。實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新必須依靠檔案管理人員，而檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平會直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此，必須重視結(jié)合檔案管理部門的實際情況，建立高水平的檔案管理人才隊伍。要加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)，首先應(yīng)該要求和鼓勵檔案人員熱愛本職工作，忠于職守，愛崗敬業(yè)，其次通過宣傳和培訓(xùn)，讓其掌握必需的先進(jìn)技術(shù)，對專業(yè)人員的要求不能只停留在能應(yīng)付一般工作的水平，在熟悉檔案管理基本理論的基礎(chǔ)上，要具備足夠的信息技術(shù)能力，能夠適應(yīng)新時期的檔案管理工作要求，并且能在檔案管理工作開展過程中，積極探索新的檔案管理方式與技巧；根據(jù)檔案管理發(fā)展對人才的要求，制定人才培訓(xùn)發(fā)展規(guī)劃和具體實施方案，使檔案管理人員具備較高的科學(xué)文化素質(zhì)，能運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案，使檔案管理人員的素質(zhì)得到全方位的提高。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新是一種新的管理思想、管理方式、管理方法的引入和利用，只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新意識，才能有效地管理和開發(fā)檔案資源，才能使得檔案管理模式不斷向前推進(jìn)和創(chuàng)新，更加適用于企業(yè)的發(fā)展。

作者簡介

成銳，漢，男，山東省泰安市、工程師、碩研、現(xiàn)北京航天自動控制研究所技術(shù)保障中心。