人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與有效管理措施

馬麗娜

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用也越來越廣泛。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時(shí)對(duì)人事檔案信息化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；必要性；管理

1 檔案管理信息化的必要性

1.檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

檔案管理信息化是在遵循相關(guān)部門的規(guī)定的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，因此對(duì)信息的管理十分嚴(yán)謹(jǐn)，更加安全有效的保護(hù)檔案信息。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)從實(shí)體保管模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。對(duì)于企業(yè)、政府等單位來說，檔案管理信息化的模式可以對(duì)電子檔案、電子文件進(jìn)行有效的集中管理，符合現(xiàn)代化的管理模式。通過對(duì)信息資源的接收、采集、整理、保存等過程，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化處理。

2.檔案管理信息化的必要性

對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理一方面是為了企事業(yè)單位的管理人員能夠及時(shí)全面的了解企業(yè)的運(yùn)行管理情況；另一方面能夠讓社會(huì)其他企業(yè)明確企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，方便企業(yè)與其他企業(yè)之間的合作。檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要標(biāo)志。檔案記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展規(guī)劃的好教材。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

1.不重視對(duì)人事檔案管理

人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，整日里面對(duì)的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績(jī)。正是這樣的靜默，使得社會(huì)及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項(xiàng)最容易被忽視的工作，提到日程上來的機(jī)會(huì)幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動(dòng)應(yīng)付，便是檔案管理工作的寫照。

2.人事檔案管理人員的工作能力與素質(zhì)有待提高

在過去的人事檔案管理中，其工作任務(wù)僅靠手工制作即可，這對(duì)于員工的要求較低，但隨著信息化的發(fā)展與需要，人事檔案管理工作對(duì)于高素質(zhì)人才的需求越來越高。就目前來看，我國(guó)多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理人員的管理能力與技術(shù)水平均較為低下，不能達(dá)到企業(yè)對(duì)于人事檔案管理信息化的要求，長(zhǎng)此以往，還將會(huì)令企業(yè)的人事檔案管理處于存在安全隱患的環(huán)境之中[3]。此外，部分檔案管理者在工作中不夠認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，這會(huì)令人事檔案信息資源的真實(shí)性受到威脅，令人事檔案信息資源在應(yīng)用過程中面臨極大風(fēng)險(xiǎn)。

3.信息化技術(shù)手段有待提高

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，技術(shù)的改變和觀念的更新，為檔案管理信息建設(shè)創(chuàng)建了良好條件的同時(shí)，也對(duì)現(xiàn)有管理觀念和方法帶來相應(yīng)挑戰(zhàn)，信息爆炸加大了檔案管理的工作難度，數(shù)量越來越多的增加，以及不斷加速的內(nèi)容更新，都加大了信息收集、甄別、編輯、存檔、公開和利用的工作難度。而隨著檔案管理工作重視程度的提升，檔案信息需求程度也不斷增加，原有的信息化技術(shù)手段無法滿足檔案管理工作的利用效率。而體制障礙和技術(shù)壁壘也導(dǎo)致檔案管理工作信息化進(jìn)程的落后，激發(fā)了檔案信息的供需矛盾，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享和個(gè)人的自由利用，由于網(wǎng)絡(luò)化程度的差別，也導(dǎo)致檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

3 人事檔案管理的措施

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案意識(shí)是人事檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案和檔案工作了解的 程度和認(rèn)識(shí)水平。人事檔案工作不是一個(gè)完全封閉的系統(tǒng)，它的生存與發(fā)展受制于社會(huì)、機(jī) 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與檔案形成者，其制約作用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：①為人事檔案工作提供生存環(huán)境 ，這既包括組織、人事部門對(duì)人事檔案工作的重視與關(guān)心程度，也包括社會(huì)和組織人事部門 所提供的人、財(cái)、物條件。②組織人事部門和各相關(guān)部門及檔案形成者個(gè)人，愛護(hù)、積累 和向人事檔案部門輸送、移交人事檔案并確保其質(zhì)量。③社會(huì)各方面包括檔案形成者利用 人事檔案的意識(shí)。在當(dāng)前條件下，人事檔案工作的發(fā)展主要取決于領(lǐng)導(dǎo)重視與人事檔案人員 的心態(tài)與干勁，但又在很大程度上受制于社會(huì)與檔案形成者個(gè)人的人事檔案意識(shí)。

2.提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平

人事檔案管理工作的根本目標(biāo)在于為人們提供相應(yīng)的檔案信息與資料，故而大力提升人事檔案管理工作人員的素質(zhì)與服務(wù)水平勢(shì)在必行。企業(yè)應(yīng)加大對(duì)于人事檔案管理工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，努力提升其信息化技能與水平，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的信息化操作。具體來說，要使其能夠通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)文字、聲音、圖片、視頻類的檔案資料與信息作出準(zhǔn)確的分類和整理加工，并使得人事檔案資料與信息依托各類載體來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的儲(chǔ)存。再經(jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成檔案資料與信息的遠(yuǎn)程輸送與交流，進(jìn)而達(dá)成人們對(duì)于人事檔案資源的相應(yīng)需求，使人事檔案管理工作的信息水平與服務(wù)水平均得以提升。

3.提高檔案管理信息化專業(yè)手段

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)需要明確認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的發(fā)展方向，建設(shè)數(shù)字檔案館并不是單一的某個(gè)檔案館，而是通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)若干檔案館群體進(jìn)行連接，將所有檔案館群體的信息進(jìn)行緊密結(jié)合，從而形成有機(jī)的整體，能夠有效的完成信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化和管理過程的一體化。檔案信息化建設(shè)的目的在于方便人們能夠最大限度利用檔案信息為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，提升檔案信息化專業(yè)手段應(yīng)當(dāng)滿足構(gòu)建數(shù)字檔案館的多方面條件，配置較好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信基礎(chǔ)設(shè)施，并利用數(shù)字檔案館內(nèi)外結(jié)合的網(wǎng)際網(wǎng)結(jié)構(gòu)，及時(shí)更新技術(shù)，保證數(shù)字檔案館設(shè)備的正常運(yùn)行，將專業(yè)手段作為檔案信息化的基礎(chǔ)，除了對(duì)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行日常的保養(yǎng)維護(hù)和故障處理外，還應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，進(jìn)行及時(shí)的技術(shù)更新，提高檔案信息化專業(yè)手段，通過先進(jìn)技術(shù)力量作為支持，適應(yīng)信息社會(huì)的快速發(fā)展。由于多方面因素的影響，檔案管理部門的技術(shù)力量較為落后，為了彌補(bǔ)相應(yīng)不足，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)吸取其他部門經(jīng)驗(yàn)，借助先進(jìn)技術(shù)力量，加強(qiáng)檔案管理信息化專業(yè)手段的實(shí)施，勇于實(shí)踐，大膽創(chuàng)新，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的同時(shí)，及時(shí)更新技術(shù)，才能保證檔案信息化建設(shè)成效。

4.增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)

在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，如何防止計(jì)算機(jī)的安全問題是一個(gè)老生常談的話題，這就需要對(duì)通用的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)依據(jù)不同的使用權(quán)限進(jìn)行分門別類的加密，正確的處理好檔案信息的保密與合理利用二者相輔相成的關(guān)系。要摒棄以往懶惰、不思進(jìn)取的老觀念，也要規(guī)避設(shè)限太多、思想隨便的狀況。

4 結(jié)束語

人事檔案信息化建設(shè)能夠動(dòng)態(tài)化的管理每個(gè)人的人事檔案信息，保證其時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的為人事部門的人才管理、資源配置提供信息和數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)需要投入大量的人力、財(cái)力和精力來做，它對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)在新時(shí)期新階段，要采取有效的方法途徑全面推進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，使企業(yè)保持自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。