計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于電子檔案管理分析

常晶

摘要：檔案在單位的發(fā)展過(guò)程中具有不可忽略的價(jià)值，作為單位記錄相關(guān)數(shù)據(jù)的資料，單位可以通過(guò)檔案反映出的信息來(lái)對(duì)未來(lái)發(fā)展方向進(jìn)行決策，并且檔案信息也是維護(hù)自身利益的重要依據(jù)。但是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不但查詢不方便，而且在保存的過(guò)程中容易損壞或者丟失。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)在不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，被廣泛的應(yīng)用到單位的檔案管理當(dāng)中。由于電子檔案是需要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理，所以計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展成為了電子檔案信息管理的重要條件之一。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；電子檔案；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TB

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.13.098

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展不斷加快，電子檔案的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，在單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案是記錄單位發(fā)展的重要文件，單位可以通過(guò)檔案信息來(lái)制定科學(xué)合理的發(fā)展策略，是保證單位發(fā)展的重要前提。然而，紙質(zhì)檔案在使用過(guò)程中，不但不便于保存，容易損壞丟失，而且缺乏實(shí)時(shí)共享性與查詢方法。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了紙質(zhì)檔案，被廣泛的運(yùn)用到檔案的記錄與整理上，對(duì)檔案價(jià)值的保護(hù)具有十分重要的意義。

1 電子檔案的定義

電子檔案與紙質(zhì)檔案存在本質(zhì)的不同，紙質(zhì)檔案是通過(guò)書(shū)面形式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行記錄或者儲(chǔ)存，而電子檔案則是通過(guò)計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存設(shè)備或者網(wǎng)絡(luò)云空間來(lái)進(jìn)行當(dāng)那信息的儲(chǔ)存于處理。相比電子檔案，紙質(zhì)檔案容易丟失與損毀，而且需要花費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行保存，在檔案需要使用時(shí)查詢也不夠方面。電子檔案的信息都是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在儲(chǔ)存工具或者網(wǎng)絡(luò)空間當(dāng)中，并且具備快捷的搜索系統(tǒng)，用戶只需要擁有電子設(shè)備就可以在電子檔案當(dāng)中尋找自己所需的資料。

2 電子檔案使用的優(yōu)勢(shì)

2.1 信息虛擬化

紙質(zhì)的檔案信息在使用或者保存的過(guò)程中極易出現(xiàn)丟失或者損壞，從而降低了檔案信息使用的準(zhǔn)確性以及使用價(jià)值。電子檔案中的信息則是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，并且具有開(kāi)放性與共享性的特點(diǎn)，相對(duì)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案可以通過(guò)備份等方式進(jìn)行多地保存，更具有安全性，并且不易受到破壞。

2.2 數(shù)字化管理

紙質(zhì)檔案的管理方法大多都是通過(guò)安排專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，不但消耗了大量的人力物力，而且極易出現(xiàn)管理錯(cuò)誤，導(dǎo)致信息丟失。電子檔案在使用過(guò)程中，管理工作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，工作人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，將計(jì)算機(jī)中的電子檔案進(jìn)行整理歸類(lèi)，并將其數(shù)字化處理，將文字、圖片、視頻等多種文件格式進(jìn)行歸納。在檔案管理的過(guò)程中不但方便快捷，而且成本低，工作量小，并且檔案不易損壞。

2.3 服務(wù)性強(qiáng)

檔案信息保存的目的就是為了體現(xiàn)出再次利用的價(jià)值。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中由于容易出現(xiàn)破損或者丟失，使檔案信息的價(jià)值大打折扣。與此同時(shí)，紙質(zhì)信息在查詢的過(guò)程中需要消耗大量的時(shí)間，降低了檔案信息的實(shí)時(shí)性與準(zhǔn)確性。電子檔案在使用的過(guò)程中，不僅可以完整的保存檔案信息，并且擁有便捷的搜索系統(tǒng)，可以快速的查詢到用戶需要的檔案信息。在管理的過(guò)程中，用戶可以同管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，方便了檔案的管理，并且當(dāng)檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤或者需要更改時(shí)，也可以方便快捷的進(jìn)行修改或更新，保證電子檔案可以準(zhǔn)確的反映出需要的信息。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用最廣泛的就是信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，信息數(shù)據(jù)庫(kù)是將單位中的檔案信息進(jìn)行整理歸類(lèi)后輸入到計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存系統(tǒng)當(dāng)中，用戶可以通過(guò)計(jì)算機(jī)或者其他電子設(shè)備對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行查詢、增加、刪除等操作。

3.1 檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息中的應(yīng)用最初僅僅是檢索功能，近年來(lái)，科技不斷發(fā)展，大量的大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存空間相繼被開(kāi)發(fā)出來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也從基本的信息檢索轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與使用。當(dāng)前，信息處理技術(shù)與信息儲(chǔ)存技術(shù)的發(fā)展成為了當(dāng)前電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要技術(shù)。通過(guò)掃描儀器，或者計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，將電子檔案建立為具有專(zhuān)業(yè)性、綜合性強(qiáng)等特點(diǎn)的實(shí)時(shí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，成為電子檔案保存的重要方法之一。

3.2 電子檔案庫(kù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的研究

當(dāng)前電子檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基本功能有：將檔案信息內(nèi)容的獲取與收集數(shù)字化，存儲(chǔ)與管理電子檔案信息，電子檔案共享技術(shù)，電子檔案安全技術(shù)以及電子檔案權(quán)益的管理。這幾種計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基本需求。當(dāng)前，電子檔案信息信息技術(shù)在多個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)成熟，也存在許多需要改進(jìn)的技術(shù)。例如提高信息資源的利用率，通過(guò)信息資源的互補(bǔ)與共享，緩解在檔案信息管理過(guò)程中消耗過(guò)量的人力物力等問(wèn)題。重點(diǎn)注意各級(jí)電子檔案的分類(lèi)管理，建立具有特色性、專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性的單位特色信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3 加強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能

在單位發(fā)展的過(guò)程中，越來(lái)越注重對(duì)檔案信息的使用與管理，從而對(duì)檔案的管理人員提出了更多的要求。電子檔案管理過(guò)程中，需要管理人員對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)生成、計(jì)算機(jī)硬件軟件維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境維護(hù)等多種人才。并且，計(jì)算機(jī)技術(shù)會(huì)隨著科技的發(fā)展不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷的更新，需要管理人員不斷的提高自身相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，保證電子檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)可以跟隨計(jì)算機(jī)發(fā)展的趨勢(shì)。所以，電子檔案管理工作人員必須經(jīng)常補(bǔ)充自身計(jì)算機(jī)技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷的更新進(jìn)步，才能成為一支具有高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的電子檔案信息管理隊(duì)伍。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案應(yīng)用過(guò)程中的問(wèn)題與對(duì)策

4.1 電子檔案的保密性能

電子檔案是一種可以共享的信息，從而導(dǎo)致電子檔案信息在共享的過(guò)程中非常容易受到破壞或者篡改，當(dāng)電子檔案被篡改或者破壞時(shí)，缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)就很難發(fā)現(xiàn)，使電子檔案在傳播的過(guò)程中缺乏真實(shí)性、準(zhǔn)確性。為了解決這種情況，單位在建立電子檔案的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)中保密系統(tǒng)的使用，在電子檔案進(jìn)行加密，并且通過(guò)分層處理。如果用戶權(quán)限較低，則無(wú)法查閱高權(quán)限信息，從而保證信息的真實(shí)可靠，保證檔案信息的價(jià)值。

4.2 電子檔案的安全性能

電子檔案已經(jīng)被全球化，由于因特網(wǎng)的使用與開(kāi)發(fā)，使電子檔案在網(wǎng)絡(luò)空間具有開(kāi)放性、共享性等特點(diǎn)，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)空間保存的過(guò)程中，會(huì)遭到大量的非法訪問(wèn)或者黑客攻擊，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行竊取或者破壞。所以，在電子檔案日常管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保證電子檔案的信息安全，為電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安裝防火墻，并且定期對(duì)防火墻進(jìn)行升級(jí)與更新，保證電子檔案信息不被黑客或者計(jì)算機(jī)病毒破壞和電子檔案信息的完整性與安全性。

4.3 電子檔案管理應(yīng)當(dāng)注意

首先應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的電子檔案信息的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)建立信息保護(hù)體系來(lái)保證電子檔案信息的原始性。其次，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將電子檔案的管理工作設(shè)計(jì)到其中，并且通過(guò)書(shū)面形式或者電子檔案形式將管理要求列舉出來(lái)，作為電子檔案管理的前提條件。最后，需要通過(guò)相關(guān)的法律法規(guī)，確保電子檔案信息有充足的法律保證，當(dāng)單位的利益受到危害時(shí)，可以通過(guò)有法律依據(jù)的電子檔案信息作為單位利益的重要保障。

5 結(jié)束語(yǔ)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案也逐漸的代替了紙質(zhì)檔案，并且被廣泛的應(yīng)用到單位的發(fā)展當(dāng)中，不但提高了單位運(yùn)用的效率，而且保證了單位穩(wěn)定的發(fā)展。單位在經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重自身電子檔案的管理，通過(guò)提高計(jì)算機(jī)技術(shù)完善電子檔案管理體系，保證檔案信息在單位發(fā)展過(guò)程中的價(jià)值以及作用。

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