政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的有效應(yīng)用分析

胡劍鋒

摘要：檔案管理是政府機(jī)關(guān)工作中的重要內(nèi)容，關(guān)乎到政府機(jī)關(guān)的運(yùn)行質(zhì)量。在政府機(jī)關(guān)檔案管理中，要做到檔案管理與計(jì)算機(jī)管理相融合，就要適應(yīng)檔案管理的需要而對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地調(diào)整，并隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的升級(jí)調(diào)整檔案管理模式，以使計(jì)算機(jī)的作用充分發(fā)揮出來(lái)，政府機(jī)關(guān)的檔案管理得以高質(zhì)量完成。本論文針對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的有效應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān)；檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）21-0211-02

在政府機(jī)關(guān)工作中，檔案工作是重要的組成部分，對(duì)政府機(jī)關(guān)工作的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。處于信息時(shí)代，要提高檔案工作的效率，使機(jī)關(guān)檔案工作的服務(wù)功能充分地發(fā)揮出來(lái)，就要以計(jì)算機(jī)作為管理工具，以使檔案管理模式得到優(yōu)化，且政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作根據(jù)服務(wù)對(duì)象的需要而不斷創(chuàng)新。

1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施政府機(jī)關(guān)檔案管理的重要性

政府機(jī)關(guān)檔案管理的管理結(jié)構(gòu)相對(duì)單一，檔案管理的內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，檔案資料涉及政府機(jī)關(guān)工作的方方面面。將關(guān)系到政府機(jī)關(guān)各種活動(dòng)的資料收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)分類整理后，就編制成為資料，以為政府機(jī)關(guān)資料的查詢提供服務(wù)。由于檔案管理需要收集檔案資料，還要將整理完畢的資料存檔，工作程序繁瑣而且工作量是非常大的，對(duì)于檔案管理人員而言，勞動(dòng)強(qiáng)度也非常高[1]。因此，政府機(jī)關(guān)的各個(gè)部門都會(huì)派專人定期地將本部門所產(chǎn)生的檔案資料送交到檔案資料管理部門。由于政府機(jī)關(guān)的其他部門所收集的檔案資料往往并不是專業(yè)的檔案資料人員管理，所以，會(huì)存在檔案資料破損或者丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量。

信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理中，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞的方式獲得。檔案管理部門可以與其他部門隨時(shí)溝通，以確保部門產(chǎn)生資料后就會(huì)直接傳送都檔案管理部門。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理自動(dòng)化，滿足了現(xiàn)代化檔案管理高質(zhì)量、快節(jié)奏的工作要求。在政府機(jī)關(guān)檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，不但優(yōu)化了檔案管理程序，而且推動(dòng)了檔案管理良性發(fā)展。

2 政府機(jī)關(guān)檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)是相輔相成的關(guān)系

2.1 檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)是相互促進(jìn)的

政府機(jī)關(guān)的檔案管理要適應(yīng)信息化環(huán)境，就要將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理管理中。檔案管理工作復(fù)雜而繁瑣，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施管理，可以促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化展開(kāi)。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于捋順檔案管理程序，促進(jìn)檔案高質(zhì)量、高效率管理發(fā)揮著重要的作用。與此同時(shí)，檔案管理對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)也具有一定的推進(jìn)作用。隨著檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的興起，開(kāi)闊了計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)領(lǐng)域，包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等等都會(huì)根據(jù)檔案管理的需要而不斷完善。政府機(jī)關(guān)檔案的計(jì)算機(jī)管理，有助于促進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件研發(fā)。檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的相互促進(jìn)和發(fā)展，為雙方的互動(dòng)提供了更多的保障。因此計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理是管理過(guò)程和管理結(jié)果的關(guān)系。

2.2 檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)之間存在著差異性

政府機(jī)關(guān)對(duì)于檔案的管理，長(zhǎng)期以來(lái)都是以紙質(zhì)檔案為主。這種檔案資料的管理方式所存在的優(yōu)勢(shì)在于，檔案可以長(zhǎng)久保存，但是，檔案資料的功用價(jià)值重點(diǎn)不在于保存，而是在于使用。這些紙質(zhì)檔案會(huì)在閱讀者之間不斷地傳遞，就不可避免地造成損壞而使得檔案信息丟失。此外，一些紙質(zhì)檔案的紙張質(zhì)量不好，幾年之后就會(huì)老化而破損，這些都不利于將信息檔案很好的保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理方式，是針對(duì)于紙質(zhì)資料進(jìn)行管理，檔案形式為紙質(zhì)文件、照片，還包括光盤以及獎(jiǎng)杯等等，都屬于是實(shí)體信息。計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案處理，則是使用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施檔案信息資料的管理。采用先進(jìn)的信息技術(shù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息的交流，使得政府機(jī)關(guān)的檔案管理實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化操作。

3 政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理策略

3.1 強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)在政府機(jī)關(guān)檔案管理中的普及力度

要使政府機(jī)關(guān)的檔案管理中將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分地利用起來(lái)，就要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及力度，這并不是檔案管理部門自身的管理問(wèn)題，而是涉及國(guó)家層面的問(wèn)題。政府機(jī)關(guān)是國(guó)家機(jī)構(gòu)，所承擔(dān)的責(zé)任關(guān)乎到國(guó)家的發(fā)展，也關(guān)乎到國(guó)計(jì)民生。檔案資料是對(duì)政府機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作的原始記錄，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施管理，除了將檔案資料錄入到計(jì)算機(jī)中實(shí)施電子化管理之外，還要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息傳輸，甚至可以將這些電子化的檔案資料存儲(chǔ)在云盤中，以為檔案資料用戶提供更為周到的服務(wù)[2]。目前正處于信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷升級(jí)，計(jì)算機(jī)信息處理能力的不斷提升，使得政府機(jī)關(guān)的檔案管理效率和管理質(zhì)量都不斷提高。檔案管理的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)包括檔案資料的采集、將所采集的檔案資料歸類，將整理好的檔案資料進(jìn)行檢索和編目。計(jì)算機(jī)將檔案資料的處理過(guò)程編輯為程序，實(shí)施自動(dòng)化管理，使得檔案資源得以信息化管理，而且還有助于提高檔案信息的利用率。

3.2 政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理要注重安全性

對(duì)于政府機(jī)關(guān)檔案管理而言，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施檔案管理，所存在的優(yōu)勢(shì)是非常明顯的。但是，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)普及，加之計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和資源共享性，使得檔案資料很容易遭篡改和破壞。政府機(jī)關(guān)檔案資料是非常重要的，特別是需要長(zhǎng)期保存的針對(duì)性資料，都需要妥善保存。這就意味著在政府機(jī)關(guān)的檔案管理中，安全性是需要高度重視的。所以，在政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作中，要做好檔案資料的保密工作，更要注重檔案資料的安全性。特別是涉密檔案資料，要采取必要的保密措施，以避免由于資料泄密或者丟失而給政府機(jī)關(guān)造成嚴(yán)重的損失。要確保檔案信息資料的安全，就要重視管理工作。將檔案管理制度建立起來(lái)是非常必要的。從制度管理的角度對(duì)檔案資料采取相應(yīng)的保密措施，可以對(duì)涉密的檔案資料采取加密措施，一些保密的文件還需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，才可以使用。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案資料進(jìn)行管理，還可以采用設(shè)置密碼的方式，安裝防病毒軟件、設(shè)置防火墻或者使用補(bǔ)丁填補(bǔ)漏洞[3]。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)檔案資料還存在著電磁泄露問(wèn)題。這就需要采取必要的技術(shù)措施以防止使用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施檔案管理的過(guò)程中存在電磁泄漏問(wèn)題。使用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息，要將涉密的檔案資料和非涉密的檔案資料分別存儲(chǔ)在兩臺(tái)計(jì)算機(jī)中，涉密計(jì)算機(jī)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行中，執(zhí)行單項(xiàng)傳輸，即用戶不可以對(duì)該計(jì)算機(jī)進(jìn)行訪問(wèn)，在計(jì)算機(jī)管理上，計(jì)算機(jī)不可以與互聯(lián)網(wǎng)連接，涉密信息不可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸；非涉密的計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)，由于這些檔案資料是可以公開(kāi)的，所以不會(huì)涉及泄密的問(wèn)題，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資料共享，但是要注意檔案資料要做好備份，以避免計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遭到黑客的攻擊或者病毒的破壞。雖然一些檔案信息為非涉密的，用戶可以訪問(wèn)，但是，不能避免信息遭到惡意攻擊，這樣就要在政府機(jī)關(guān)的局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間設(shè)置防火墻進(jìn)行隔離。政府機(jī)關(guān)的檔案管理部門要設(shè)置有保險(xiǎn)柜，將一些涉密資料、密碼或者密鑰等等都存放在其中。對(duì)使用涉密計(jì)算機(jī)的檔案管理人員，要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)[4]。所設(shè)計(jì)的培訓(xùn)內(nèi)容除了涉密檔案的管理之外，還要實(shí)施計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，并對(duì)檔案管理人員開(kāi)展職業(yè)道德培訓(xùn)，以使得檔案管理人員能夠應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，并能夠自覺(jué)地遵守相應(yīng)的管理規(guī)范。

3.3 政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理要與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合

政府機(jī)關(guān)采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施檔案管理的同時(shí)，依然需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理保留下來(lái)。雖然檔案計(jì)算機(jī)管理具備很多的管理優(yōu)越性，即優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，提高檔案管理效率。但是，計(jì)算機(jī)管理為電子化管理，特別是使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息傳輸，很容易由于網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題或者計(jì)算機(jī)受到病毒侵害而使得檔案信息在傳輸?shù)倪^(guò)程中丟失。特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施檔案管理，多為光盤管理，而且計(jì)算機(jī)也會(huì)存在功能老化的問(wèn)題，這就會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)在檔案管理中存在很多問(wèn)題。對(duì)于一些保管年限比較長(zhǎng)的檔案資料，還需要使用紙質(zhì)檔案管理方式，用掃描儀將這些資料掃描到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檔案資料的電子版保存。

從目前的政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理情況來(lái)看，存在著檔案資料隨意增刪的現(xiàn)象，使得檔案資料的原始性難以保證。檔案資料缺乏憑證性，而且無(wú)法發(fā)生法律效力，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息的使用存在著局限性。這就說(shuō)明在政府機(jī)關(guān)的檔案資料管理工作中，保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是非常有必要的[5]。通過(guò)政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，使得兩種檔案管理模式優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，就可以將原始檔案資料保留下來(lái)，確保檔案資料的真實(shí)有效，同時(shí)還發(fā)揮了檔案資料的憑證性。但是，兩種檔案管理形式的并存，在具體操作中還需要將互補(bǔ)的通道建立起來(lái)。紙質(zhì)檔案資料是以文本的方式存在的，電子檔案資料是以圖像、影像資料的形式存在的。為了使得兩種運(yùn)行模式具有較高的協(xié)同性，還要將相應(yīng)的規(guī)章制度建立起來(lái)，以確保政府機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范而有序，同時(shí)還可以確保檔案資料的安全保密性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，政府機(jī)關(guān)要提高工作質(zhì)量和工作效率，做好檔案管理工作是必要條件，特別是檔案資料為原始的歷史資料，是政府機(jī)關(guān)工作狀態(tài)的真實(shí)記錄，因此，檔案資料所提供的信息可讓機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更了解機(jī)關(guān)的歷史運(yùn)作以作為借鑒，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的服務(wù)。信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在政府機(jī)關(guān)普及，使政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作效率有所提高。

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