醫(yī)院人事檔案信息化思考

石曉東

【摘要】醫(yī)院人事檔案信息化是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，要盡可能地利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的檔案管理的方法，提高人事檔案管理工作的效率，提高檔案信息的利用率，更好地為人事工作服務(wù)

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化；途徑

一、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化的途徑

（一）建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。具體操作如下：

1.完善人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息收集網(wǎng)絡(luò)、傳遞方式，制定人事信息收集內(nèi)容。

2.建立人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確，隨時(shí)更新。

3.建立數(shù)字檔案庫(kù)，借助多媒體設(shè)備（如電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)）將人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，刻錄光盤。

4.完善和建立辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案管理日常的辦公業(yè)務(wù)均列為辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)范圍。

（二）培養(yǎng)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。人事檔案管理工作需要高素質(zhì)、復(fù)合型人才，具備良好的個(gè)人素質(zhì)、較高的文化知識(shí)、有一定外語(yǔ)水平，懂得人事檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和維護(hù)知識(shí)，全面了解和自覺執(zhí)行人事檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，在工作中具有較強(qiáng)的適應(yīng)性、穩(wěn)定性和創(chuàng)造性，能夠下功夫研究并解決當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中遇到的一些實(shí)際問題，還要善于探索未來(lái)人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展思路。具體表現(xiàn)：熟練掌握信息技術(shù)的操作技能、具有管理信息資源的創(chuàng)造能力、熟悉掌握不同信息載體的科學(xué)化管理能力、能將安全保密措施正確用于人事檔案信息處理過程中。

（三）建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度。在制定信息化建設(shè)的規(guī)章制度時(shí)，參照國(guó)家和有關(guān)部委頒發(fā)的檔案信息化建設(shè)法規(guī)，研究制定以下幾種制度：計(jì)算機(jī)人事檔案信息管理的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案的安全與保密制度等條規(guī) ，確保各項(xiàng)條款的實(shí)用性。

（四）加大安全保密工作力度。要經(jīng)常組織人事檔案工作者開展計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的教育活動(dòng)，如業(yè)務(wù)講座、經(jīng)驗(yàn)交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強(qiáng)廣大人事檔案工作者安全保密意識(shí)，逐步提高安全防范的工作能力；人事檔案部門不僅要堅(jiān)決貫徹落實(shí)國(guó)家頒發(fā)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全保密方面的法律、規(guī)定，還要結(jié)合本單位實(shí)際盡快制定出計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的具體實(shí)施辦法，如計(jì)算機(jī)人事信息檔案的安全與保密制度、計(jì)算機(jī)人事信息檔案的安全保密防護(hù)辦法，真正做到有法可依，有章可循；要結(jié)合人事檔案信息的利用情況，嚴(yán)格確定利用對(duì)象、方式和時(shí)間，避免信息利用無(wú)序狀態(tài)。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口部位安裝監(jiān)控設(shè)備，并定期進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)。為防止計(jì)算機(jī)病毒侵入人事信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要經(jīng)常用有關(guān)清毒軟件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做好清毒，確保人事信息萬(wàn)無(wú)一失。

二、醫(yī)院人事檔案信息化的意義

（一）人事信息資源充分得到共享。有利于組織領(lǐng)導(dǎo)能直觀快捷地了解和掌握員工隊(duì)伍狀況；提高醫(yī)院人事檔案信息的利用率，最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案；易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，降低了檔案管理的成本。

（二）保證醫(yī)院人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性。使人事檔案存放更加規(guī)范系統(tǒng)，使查詢檔案方便、快捷，做到人才流動(dòng)到哪里，檔案信息系統(tǒng)就跟蹤到哪里，提升人事檔案的使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）提高人事檔案管理效率。在干部選拔任用、調(diào)整配備和交流等工作中，可利用信息庫(kù)直接產(chǎn)生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊(cè)等，大大提高了人事管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

（四）加強(qiáng)與社會(huì)各方面的橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。為社會(huì)各界提供全方位的、迅速快捷的人事檔案信息化服務(wù)，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

醫(yī)院檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案管理的根本變革，及時(shí)解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問題，促進(jìn)檔案工作和質(zhì)量不斷提高，開創(chuàng)一個(gè)科技興檔的新局面。

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