新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

黃順奎

【摘要】本文對(duì)新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究分析，以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化建設(shè)；研究

人事檔案的信息化管理是當(dāng)前我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作的主流發(fā)展方向，人事檔案信息化建設(shè)是我國(guó)檔案管理改革的基本要求，也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的客觀需要。

一、對(duì)人事檔案信息化建設(shè)形成正確的認(rèn)識(shí)

（一）人事檔案的信息化建設(shè)是我國(guó)信息社會(huì)發(fā)展的必要要求。伴隨著電子技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)社會(huì)信息化建設(shè)步伐越來(lái)越快，信息逐漸成為一種重要的社會(huì)發(fā)展資源，人們?cè)絹?lái)越意識(shí)到信息的獲得就意味著資源的獲取，這個(gè)觀念正受到越來(lái)越多人的認(rèn)可與認(rèn)同，信息資源已經(jīng)成為人類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的公認(rèn)戰(zhàn)略資源。人們先前之所以重視人事檔案的管理工作，是因?yàn)槿藗兤毡檎J(rèn)為其是一種原生的信息資源，在生產(chǎn)力由人才決定的觀念中，人們對(duì)人事檔案管理工作的重要性形成了非常明確的認(rèn)識(shí)。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，極大的改變了人們的生產(chǎn)、生活方式，使人事檔案管理逐漸朝著開(kāi)放化、社會(huì)化的方向發(fā)展，這給人事檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，使得人事檔案管理信息化建設(shè)逐漸被提上了新的日程。

滿足社會(huì)民眾的客觀需求是認(rèn)識(shí)檔案管理工作的基本初衷，服務(wù)社會(huì)是人事檔案管理工作的基本目的，人事檔案管理信息化建設(shè)是我國(guó)政務(wù)信息化迅速發(fā)展的表現(xiàn)，而檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展要求又會(huì)反過(guò)來(lái)推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理的改革，順應(yīng)了我國(guó)人事管理工作和政務(wù)信息工作的民主化潮流，體現(xiàn)了新的社會(huì)發(fā)展要求。

（二）人事檔案的信息化建設(shè)對(duì)工作質(zhì)量和勞動(dòng)效率提升具有非常積極的作用。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代信息改變了傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理方式，在人事管理的操作過(guò)程中，多媒體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息共享能力、系統(tǒng)信息能力、直觀能力和綜合能力能夠給人事管理提供全方位、立體化的人事信息。基于這一技術(shù)，管理人員能夠?qū)θ耸潞?jiǎn)歷信息、人事素質(zhì)、自然狀況、人員優(yōu)勢(shì)和人事道德情況等信息進(jìn)行準(zhǔn)確、快速的提取，還可以基于電子檔案對(duì)人事生活、學(xué)習(xí)和工作方面的影響和聲音信息進(jìn)行快速地查詢和提取，實(shí)現(xiàn)即時(shí)化、動(dòng)態(tài)化的人事檔案管理，使得全方位人事信息的獲取變得非常的方便、快捷。

人事檔案信息管理中互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)的應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)在于其能夠有效避免不同部門(mén)對(duì)同一信息的重復(fù)錄入，大幅降低勞動(dòng)重復(fù)現(xiàn)象的產(chǎn)生，進(jìn)而能夠提升工作效率。同時(shí)，由于信息化檔案的電子特點(diǎn)，實(shí)踐操作中產(chǎn)生的即時(shí)新信息，各部門(mén)完全可以根據(jù)自身的職責(zé)即時(shí)進(jìn)行信息更新，確保人事檔案信息資源的第一時(shí)間更新與收集，為其他部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)提供第一手的最新重要信息，這會(huì)在很大程度上提升工作信息的時(shí)效性。在共享人事檔案信息后，管理人員可以通過(guò)局域網(wǎng)對(duì)一個(gè)人進(jìn)行多角度、多部門(mén)的交流，從不同的角度去了解特定人員的局限性。人事檔案管理的信息化建設(shè)能大幅提升對(duì)人事了解的廣度和深度，進(jìn)而能在有效的時(shí)間內(nèi)高水平、高質(zhì)量地完成人事檔案管理工作。

二、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

在信息化建設(shè)受到越來(lái)越多關(guān)注的當(dāng)下，體現(xiàn)人事管理的便捷性、即時(shí)性和動(dòng)態(tài)性是人事檔案管理自動(dòng)化、信息化系統(tǒng)的主要管理目。想要更好地實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案管理。我們必須要不斷強(qiáng)化檔案管理工作的指導(dǎo)思想，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要作用形成清楚的認(rèn)識(shí)。第一，人事檔案管理工作人員必須具有強(qiáng)烈的進(jìn)取心，上進(jìn)好學(xué)，具有優(yōu)良的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新意識(shí)，敢于創(chuàng)造條件，具有一定水準(zhǔn)的先進(jìn)技術(shù)掌握和利用能力。第二，全體工作人員必須具有良好的檔案認(rèn)識(shí)和檔案意識(shí)，盡最大努力做好檔案管理的統(tǒng)一性、體系性和綜合性工作，綜合考慮，統(tǒng)籌兼顧，積極調(diào)動(dòng)各方有力力量。第三，實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)，積極探討和研究怎樣切實(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)用水平的提升，對(duì)信息化管理的變化趨勢(shì)和變化內(nèi)容進(jìn)行深入地分析，分析總結(jié)現(xiàn)存問(wèn)題，積極探索新的問(wèn)題解決途徑。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

當(dāng)前，我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)還不成熟，完全意義上的檔案信息化管理仍未實(shí)現(xiàn)，因此，我們需要不斷改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，積極推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，開(kāi)展人事檔案建設(shè)和管理中的“面”的人事檔案管理模式，向?qū)嶓w檔案管理為“線”的檔案管理模式轉(zhuǎn)變，有效推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化變革，將服務(wù)社會(huì)作為人事檔案管理的重心，提升服務(wù)思想，逐漸提升檔案管理的服務(wù)水平和管理效率，為人才任用和人才晉升提供切實(shí)可靠的人事檔案信息。具體來(lái)講，其內(nèi)容主要包括下列幾個(gè)方面：

（一）變更傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存模式。在人事檔案管理過(guò)程中，我們應(yīng)妥善處理那些利用頻率較高、內(nèi)容載量較大和損壞相對(duì)較為容易的重要檔案信息。通過(guò)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化處理，為后續(xù)的提取和保管提供方便。

人事檔案中所承載的信息往往是與企業(yè)員工切實(shí)利益密切相關(guān)的信息，對(duì)于員工職稱的評(píng)定和職位的選報(bào)具有重要的法律性和證據(jù)性。人事檔案在職員考核、工資晉升和職稱評(píng)定以及人事糾紛方面具有法律意義，發(fā)揮著關(guān)鍵性的參考和證據(jù)作用。

（二）構(gòu)建人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。從時(shí)間上來(lái)說(shuō)，人事信息檔案的管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，一般來(lái)說(shuō)每個(gè)人的檔案信息都需要保管幾十年，甚至?xí)r間更久，特別是對(duì)于那些身份比較特殊的人來(lái)說(shuō)，他們的信息具有一定程度的史料作用，對(duì)此需要做好數(shù)據(jù)庫(kù)。人事信息復(fù)雜而且變動(dòng)較大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版信息檔案，需要占用相當(dāng)大的數(shù)量和空間，給檔案的查閱和管理帶來(lái)了很大的難度，這就需要我們積極推進(jìn)檔案信息管理的信息化建設(shè)，加大建設(shè)力度，用先進(jìn)的電子化檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平和效率的大幅提升。

（三）人事檔案管理信息化的作用。人事檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的積極作用，信息化檔案管理方式會(huì)對(duì)企事業(yè)單位的組織和人事工作產(chǎn)生非常重大的影響，主要表現(xiàn)為：第一，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決策。干部任用和干部選拔是人事檔案信息的一個(gè)非常重要的作用，做好人事檔案的管理工作能夠在一定程度上為人事組織部門(mén)的“用人”“選人”提供有利條件，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)有利于人事信息的調(diào)取和共享，將使得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人事組織部門(mén)對(duì)各級(jí)干部的考察工作變得更為快捷、更為直觀，在考察現(xiàn)職干部中具有不可估量的作用。第二，可以準(zhǔn)確及時(shí)地進(jìn)行信息更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，盡管具有一定的優(yōu)點(diǎn)，但是弊端也同樣非常明顯，例如，紙質(zhì)版的檔案使得檔案轉(zhuǎn)遞相對(duì)困難，數(shù)據(jù)庫(kù)資源和檔案信息內(nèi)容具有延時(shí)性，檔案信息的更新和補(bǔ)充工作相對(duì)較為耗費(fèi)精力，數(shù)據(jù)承載具有一定的誤差。而檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化后，檔案信息本人便可以根據(jù)自身的權(quán)限對(duì)自己的基本信息進(jìn)行了解，一旦發(fā)現(xiàn)誤差或者錯(cuò)誤，便可以及時(shí)地提出建議，進(jìn)而讓人事檔案更為完整、豐富和準(zhǔn)確。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科技水平的提升，社會(huì)企業(yè)對(duì)人才的要求和需求越來(lái)越高，作為重要的人事信息承載載體，人事檔案管理的作用變得越來(lái)越大。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)轉(zhuǎn)型的持續(xù)加快，社會(huì)對(duì)人才的發(fā)現(xiàn)和管理顯得尤為重要，同時(shí)，社會(huì)企事業(yè)單位人才的流動(dòng)性也大幅提升，這都對(duì)人事檔案管理提出了更好和更新的要求，因此，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，已成為我國(guó)人事檔案管理工作的一個(gè)重要發(fā)展途徑和趨勢(shì)。

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