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    淺析新形勢下科技檔案管理模式的創(chuàng)新

    2016-05-28 22:05:16吳慧潔
    辦公室業(yè)務 2016年4期
    關鍵詞:科技檔案管理模式創(chuàng)新

    吳慧潔

    【摘要】本文基于科技檔案管理模式創(chuàng)新的重要性,對新形勢下科技檔案管理模式的創(chuàng)新進行了系統(tǒng)的分析與探討。

    【關鍵詞】科技檔案;管理模式;創(chuàng)新

    作為企業(yè)管理的重要組成部分,科技檔案管理在新形勢下理應被納入到企業(yè)(尤其是科技型企業(yè))的日常管理之中。但就目前的實際情況來看,我國的科技檔案管理工作基本還處在傳統(tǒng)的管理模式之中,無論是管理的制度還是方法都已經(jīng)不能夠滿足新形勢下檔案管理工作的要求。因此,為適應時代發(fā)展的需求,我們理應加大對科技檔案管理模式的創(chuàng)新力度,探索科學有效的管理方法,實現(xiàn)對科技檔案管理的進一步完善,最終提升科技檔案管理的水平。只有這樣,科技檔案促進生產力發(fā)展與提高經(jīng)濟效益的功能才能夠得到充分體現(xiàn)。

    一、科技檔案管理模式創(chuàng)新的重要性與必要性

    (一)重要性。檔案管理制度是衡量企業(yè)(公司)管理水平及業(yè)績的重要標準之一,而科技檔案在企業(yè)(尤其是科技型企業(yè))發(fā)展過程中始終都發(fā)揮著非常關鍵的作用,不僅可以為企業(yè)的業(yè)績與發(fā)展提供可靠的第一手資料、為企業(yè)發(fā)展方向與計劃的制定提供可靠信息資源,同時還有利于促進企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展,有效提升企業(yè)在市場中的競爭力?;诖?,在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的形勢之下,為了企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展,我們理應不斷對新的科技檔案管理模式進行嘗試,與時俱進地對科技檔案管理模式進行創(chuàng)新與變革。

    (二)必要性。首先,科技檔案管理的觀念落后。不可否認,對信息量的占有程度將直接決定一個企業(yè)是否能夠取得成功。在傳統(tǒng)管理時代,科技檔案管理工作始終存在著諸多問題,如重藏輕用、管封閉狹隘等,這些問題的存在都導致科技檔案的作用得不到充分發(fā)揮。其次,檔案管理制度相對落后。針對具有較強復雜性與繁瑣性特征的科技檔案資料而言,要想提升對其的管理效率與質量,科學化的管理制度是必不可少的。就目前的實際情況來看,部分企業(yè)在科技檔案管理制度上明顯還難以做到標準化、統(tǒng)一化,加之企業(yè)內部各部門之間缺乏必要的溝通、協(xié)調,嚴重阻礙了信息的流通。再次,科技檔案利用率較低。從整體上來看,科技檔案管理工作的主要目標即為通過檔案管理手段來全面滿足企業(yè)內部各部門的實際需求,這始終都需要具備一定的規(guī)范性、效率性。然而,在社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展的新形勢下,傳統(tǒng)管理模式(手工分散式)的弊端日益突顯,管理制度不健全、配套設施不完整等問題的存在嚴重影響著科技檔案的利用率。顯而易見,如果這些弊端無法得到改善,無法實現(xiàn)對科技檔案管理制度的創(chuàng)新,科技檔案的作用就無法得到充分體現(xiàn),從而阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

    二、新形勢下科技檔案管理模式的創(chuàng)新

    (一)進一步健全相關規(guī)章制度。對于任何工作而言,要想保證良好的效率與質量,儼然都離不開一個健全、完善的工作制度,科技檔案管理工作也不例外。首先,科技檔案管理工作的開展必須嚴格依據(jù)《檔案法》的相關規(guī)章制度,并充分結合企業(yè)的實際情況來制定出符合本企業(yè)且具有科學性、可行性的管理辦法與相應規(guī)章制度。其次,對每一個科技檔案管理工作的具體環(huán)節(jié),都應制定明確、細致的規(guī)定,以此來讓檔案管理人員在日常工作中有所依據(jù)、有所監(jiān)管。當然,還應嚴格實施獎懲條例,對違反規(guī)章制度、管理工作不規(guī)范的人員,應進行批評教育,責令其及時改正。反之,針對管理工作完成優(yōu)秀的人員,則應給予一定的獎勵,做到獎懲分明。顯然,只有實現(xiàn)了對科技檔案管理工作相關規(guī)章制度的進一步完善,科技檔案管理工作的規(guī)范化才能得以充分的保證。

    (二)創(chuàng)新管理手段,提升科技檔案利用率。第一,科學分類。眾所周知,服務于企業(yè)的發(fā)展是整理、保存科技檔案的根本目的。對于企業(yè)而言(尤其是科研型企業(yè)),科技檔案管理部門無疑是數(shù)據(jù)信息的主要來源,所以我們理應保證科技檔案的較高利用率。當然,要想實現(xiàn)對科技檔案利用率的提升,必須做到兩個方面的內容:首先,對檔案種類進行合理地劃分,以此來實現(xiàn)對檔案內容的全面掌控,從而進一步提升檔案管理的效率。其次,對檔案的利用價值進行合理劃分,將利用率相對較高的檔案資料放置在明顯的位置,并貼注關鍵詞等標識,以此來為使用者提供便利,從而進一步提升檔案管理的效率。第二,構建區(qū)域檔案管理中心。區(qū)域檔案管理中心不僅能夠充分滿足《檔案法》的相關要求,同時也有利于科技檔案的集中化、系統(tǒng)化管理,更是管控科技檔案的有效手段之一。具體來說:通過區(qū)域檔案管理中心的構建,一方面可以有效帶動科技檔案管理工作,提升檔案管理工作的規(guī)范性,促使其始終朝著標準化的方向發(fā)展。另一方面,通過區(qū)域檔案管理中心的統(tǒng)一領導、逐層管理,科技檔案信息的整體性將得到充分保障,從而滿足新形勢下的資源管理標準。不可否認,區(qū)域檔案管理中心的構建不僅能夠實現(xiàn)對信息資源的充分整合,同時也實現(xiàn)了對各種信息資源的合理分配,在全面實現(xiàn)管理工作系統(tǒng)化與集中化的基礎上,信息資源也得以共享,最終讓科技檔案更好地服務于社會發(fā)展。

    三、結語

    總之,科技檔案作為現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求,檔案管理在任何企業(yè)中都是不容小覷的工作,我們必須予以高度地重視。與此同時,作為檔案管理者要敢于突破陳規(guī),勇于創(chuàng)新,探索新形勢下符合時代需求的新型管理模式,促使科技檔案管理工作實現(xiàn)新突破。

    取得突破性的發(fā)展。

    【參考文獻】

    [1]巢凌彥.關于新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新的研究[J].辦公室業(yè)務,2015(16):73.

    [2]許敏.淺析新形勢下對科技檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].蘭臺世界,2014(S2):156-157.

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