信息化環(huán)境中的檔案管理創(chuàng)新機(jī)制

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)檔案管理也開始實(shí)施信息化管理，從而促進(jìn)我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。本文對(duì)信息化環(huán)境中的檔案管理創(chuàng)新機(jī)制進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境 檔案管理 創(chuàng)新機(jī)制

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C 文章編號(hào)：1672-1578（2016）07-0292-02

隨著我國(guó)改革開放的進(jìn)程不斷向前推進(jìn)，國(guó)民經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，各種項(xiàng)目和工程的上馬，單位的重要性越來越凸顯，單位的工作飛速發(fā)展，單位的規(guī)模普遍得到擴(kuò)大，單位的工程資料及其檔案管理的工作也變得越來越繁重，重要性也越來越大。信息化背景下單位檔案管理急需要新的創(chuàng)新機(jī)制，利用信息化開發(fā)出一套科學(xué)的單位檔案管理系統(tǒng)。

1 傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

1.1 歸檔內(nèi)容復(fù)雜，工作量大

傳統(tǒng)的單位檔案管理，因?yàn)楸旧頇n案較多，各個(gè)項(xiàng)目之間的檔案需要分檔，傳統(tǒng)的檔案歸檔內(nèi)容十分復(fù)雜。各種資料有原始文件、圖表、圖紙等等眾多資料，而且因?yàn)橐话愎こ袒蛘唔?xiàng)目時(shí)間較長(zhǎng)，資料需要反復(fù)的查閱和使用，累積的資料比較多，檔案歸檔的步驟也相對(duì)會(huì)很復(fù)雜，所有的審批材料，施工備份，文檔不僅僅數(shù)量多，種類也多，單位因?yàn)槠湟?guī)模擴(kuò)大，工作量變大，庫(kù)存的檔案數(shù)據(jù)再利用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理，不僅僅容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，還會(huì)造成工作人員的巨大壓力，總體而言，時(shí)代發(fā)展，單位傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在單位對(duì)檔案管理的要求。

1.2 項(xiàng)目變更工作難度大

時(shí)間跨度長(zhǎng)，材料變更快，檔案本身體現(xiàn)了單位的管理水平，許多項(xiàng)目建筑時(shí)間較長(zhǎng)，時(shí)間塊度較大，而需要?dú)w檔的治療不僅僅數(shù)量上很多，同時(shí)在施工階段因?yàn)橐恍﹩栴}，可能會(huì)臨時(shí)的對(duì)一些工程細(xì)節(jié)做出新的調(diào)整和設(shè)計(jì)，歸檔的資料需要翻閱和進(jìn)行新材料的檔案入庫(kù)，傳統(tǒng)的檔案管理，主要是人工操作，這個(gè)過程將會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力。一些項(xiàng)目變更情況，需要單位進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整的，增加了檔案管理歸檔工作的人力財(cái)力物力。

1.3 無法實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案用戶的范圍較廣，設(shè)計(jì)檔案記錄著設(shè)計(jì)專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，單位這些檔案有著航企的使用價(jià)值，設(shè)計(jì)檔案有一定的適應(yīng)性，存在資料共享和相互借鑒的可能，在工程設(shè)計(jì)。施工、完工階段，及其后期進(jìn)行新的項(xiàng)目擴(kuò)建，這些資料都能夠提供一定的依據(jù)，一些項(xiàng)目后期會(huì)有維保，同樣這些資料也是可以使用的，因此單位的資料可能會(huì)反復(fù)頻繁的再次使用和歸檔，傳統(tǒng)的人工方式針對(duì)這種情況，有著很大的壓力，浪費(fèi)時(shí)間和相對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目資金，這對(duì)檔案管理提出了新的要求。

2 信息化環(huán)境中的的單位檔案管理發(fā)展方向

2.1 檔案內(nèi)容數(shù)字化

之前的檔案包括圖紙、圖表、各種相關(guān)材料，內(nèi)容很多且相對(duì)駁雜，檔案的歸類和存檔工作量都比較大，信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了新的契機(jī)，把這些材料有文字的、圖表的、紙質(zhì)的編程數(shù)字化的，建立電子信息檔案，把這些紙質(zhì)的檔案實(shí)現(xiàn)電子化，進(jìn)行電子化的信息儲(chǔ)存、歸檔。建立相關(guān)目錄方便查詢和再次調(diào)用，紙質(zhì)的檔案可以作為原始資料倉(cāng)儲(chǔ)起來，進(jìn)行科學(xué)的保管，電子化的檔案方便查閱，調(diào)集，同時(shí)可以打印出來，金少了工作人員的工作量，極大的提高單位資料管理的效率。

2.2 管理手段由人工向計(jì)算機(jī)應(yīng)用轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理，人工分類、歸檔、儲(chǔ)存，不僅僅對(duì)人本身提出了很高的要求，同時(shí)對(duì)于場(chǎng)地的要求也很高，勞動(dòng)強(qiáng)度較大，但是工作的效率卻很低，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)利用與檔案管理，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上自動(dòng)歸檔，相關(guān)資料更加容易共享，提高了工作效率，工程進(jìn)展不會(huì)因?yàn)闄n案問題而增加不必要的成本。

2.3 管理方式的轉(zhuǎn)變

利用信息技術(shù)，管理有人工變?yōu)橐孕畔⒒癁橹?。?jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的應(yīng)用和信息化體系的建立，大大降低了檔案管理人員的工作量，工作人員在完成其檔案管理工作的同時(shí)，可以對(duì)檔案本身的內(nèi)容進(jìn)行參考和解讀，各類資質(zhì)需要申報(bào)的程序可以盡快完成，以及其他如職稱評(píng)定、財(cái)務(wù)問題等等大量的信息也可以開展查詢工作，這不僅僅完成了單位檔案管理的信息化，對(duì)于整個(gè)單位而言，信息化的進(jìn)程都有重要的意義，將極大的改善整個(gè)研究院的工作效率。

2.4 人才培養(yǎng)

傳統(tǒng)的單位管理工作，并不一定有專門的檔案管理人員來進(jìn)行管理，有的就是項(xiàng)目或者工程的相關(guān)負(fù)責(zé)人來進(jìn)行檔案的管理，著就讓管理相對(duì)比較混亂，傳統(tǒng)的檔案管理人員的素質(zhì)要求也不太高，主要由人工進(jìn)行管理，效率的要求和能力的要求相對(duì)現(xiàn)代信息化管理沒有那么高，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化管理體系的推廣，對(duì)于管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，大量的資料需要管理人員對(duì)于檔案管理有一定的專業(yè)知識(shí)，檔案管理需要一定的保密性質(zhì)，檔案人員要指導(dǎo)相關(guān)的規(guī)定和法規(guī)，專業(yè)相關(guān)計(jì)算局操作，并能夠在檔案管理中不斷學(xué)習(xí)，不斷的完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)，滿足信息化時(shí)代對(duì)于復(fù)合型人才的要求。檔案人員要由以前的單一保管箱科學(xué)管理轉(zhuǎn)變。

3 信息化環(huán)境中單位檔案管理的創(chuàng)新機(jī)制

3.1 首加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)社會(huì)整體的檔案意識(shí)

加強(qiáng)單位內(nèi)部的宣傳，提高認(rèn)識(shí)，構(gòu)建科學(xué)的宣傳機(jī)制，把宣傳常態(tài)化，于此同時(shí)單位本身構(gòu)建相關(guān)的宣傳平臺(tái)。重視檔案管理工作，把檔案管理腦如刀單位的全年工作計(jì)劃中，充分調(diào)重各方面的力量，培養(yǎng)全體的檔案意識(shí)，把檔案管理和利用相結(jié)合，加強(qiáng)檔案管理人員和檔案使用人員之間的聯(lián)系。

3.2 努力推進(jìn)檔案管理的信息化和制度化建設(shè)

在檔案管理中，要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用信息技術(shù)，管理由人工變?yōu)橐孕畔⒒癁橹?。加大?jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的應(yīng)用和信息化體系的建立，大大降低了檔案管理人員的工作量。建立電子信息檔案，把這些紙質(zhì)的檔案實(shí)現(xiàn)電子化，進(jìn)行電子化的信息儲(chǔ)存、歸檔。建立相關(guān)目錄方便查詢和再次調(diào)用，紙質(zhì)的檔案可以作為原始資料倉(cāng)儲(chǔ)起來，進(jìn)行科學(xué)的保管，電子化的檔案方便查閱，調(diào)集，同時(shí)可以打印出來，金少了工作人員的工作量，極大的提高單位資料管理的效率。于此同時(shí)，要建立起科學(xué)的管理模式，實(shí)施整體化的管理。在相關(guān)項(xiàng)目任務(wù)下達(dá)支出就建立相關(guān)的編號(hào)，等到資料進(jìn)行歸檔，迅速地通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的錄入。具體的檔案部門根據(jù)其內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的分類，對(duì)這些資料進(jìn)行分類處理，形成完備、科學(xué)、易于查詢的電子檔案。

同時(shí)要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，檔案歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)和準(zhǔn)確，符合國(guó)家的相關(guān)要求程序，紙質(zhì)的材料要保證其保存的質(zhì)量，制相關(guān)對(duì)于紙質(zhì)材料保存標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格制定，檔案管理部門要嚴(yán)格按照其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。硬件設(shè)施要完善，不僅僅是信息化管理體系的建立和計(jì)算機(jī)需要一定的運(yùn)行速度，紙質(zhì)的資料保護(hù)需要考慮防火、防盜、防潮等等各個(gè)方面，真正做到資料的科學(xué)管理。

3.3 要做好檔案資源的整合利用以及人才的儲(chǔ)備、服務(wù)質(zhì)量的提高

整合檔案信息，優(yōu)化資料，對(duì)檔案資料本身進(jìn)行整合提煉，挖掘檔案的各方面價(jià)值。和里的檔案整合，可以分析出很多問題，如水利單位相關(guān)資料整合，可以完全變回一些基礎(chǔ)的資料，為工程第一線的后期維保工作提供最基本的便利。不用再浪費(fèi)大量的時(shí)間為一些小問題去早相關(guān)的資料。進(jìn)行治療的整合，可意識(shí)整個(gè)檔案的信息價(jià)值出現(xiàn)不斷的增值，現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的存在本身就是一種財(cái)務(wù)和資源，整合相關(guān)檔案，檔案慢慢由保管向利用方向轉(zhuǎn)變，將檔案本身變成一種可再利用的資源。

創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，檔案的管理最終的目的還是為了服務(wù)，但是因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案的低效率，提供服務(wù)有著很大的困難，現(xiàn)在信息化檔案管理模式，需要我們的相關(guān)人員轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，加強(qiáng)其服務(wù)理念，建立不同等級(jí)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.4 加強(qiáng)人才的培養(yǎng)

提高管理人員的整體素質(zhì)和個(gè)管理員的綜合素質(zhì)，滿足新形勢(shì)下對(duì)管理人員的要求。

4 結(jié)語(yǔ)

二十一世紀(jì)以來，我國(guó)信息化水平不斷提高，信息技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，單位傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足單位的需求。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用其改變單位傳統(tǒng)的顯得陳舊、滯后的檔案管理模式，成為單位新的命題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，單位要不斷改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，推進(jìn)信息化的管理模式不斷深入。以上本文針對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題及發(fā)展方向進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并在此基礎(chǔ)上探討了信息化環(huán)境中的檔案管理創(chuàng)新機(jī)制，以供參考。

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作者簡(jiǎn)介：汪萃（1977-），女，湖南省衡陽(yáng)市，學(xué)士學(xué)位，中級(jí)職稱，研究方向：檔案管理。