無線射頻自動識別技術在開放大學學生檔案信息化管理中的應用

王微

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無線射頻自動識別技術在開放大學學生檔案信息化管理中的應用

王微

摘要：在教育信息化的大背景下，構建嵌入無線射頻自動識別技術的檔案信息管理系統(tǒng)，能夠提高開放大學學生檔案的管理效率，提升檔案人性化服務水平，提高檔案盤點及沉積檔案的整理效果，是對開放大學檔案管理信息化建設的有益探索。

關鍵詞：無線射頻自動識別技術；學生檔案；信息化管理；開放大學

王微/長春廣播電視大學副教授（吉林長春130051）。

中央廣播電視大學經(jīng)過30多年的發(fā)展，覆蓋我國城市和鄉(xiāng)村，以廣播電視大學為主體的遠程高等學歷教育辦學體系逐步形成。覆蓋全國的44所省級電大、近千所地市級電大、近兩千所縣級電大培養(yǎng)了大批應用型人才，為我國學歷教育補償做出了重要貢獻。2012年7月31日，國家開放大學正式成立，邁出了從中央廣播電視大學向國家開放大學戰(zhàn)略轉型的重要一步。國家開放大學的辦學理念充分體現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術與教育的深度融合，推動學歷補償教育、非學歷教育與學歷教育的共同發(fā)展。學生檔案是學生在校學習期間各種學習情況的真實記錄，學生檔案管理是學生管理中的一項重要工作，實現(xiàn)信息化管理成為必然。

一、問題的提出

國家開放大學向社會全體成員開放，整合優(yōu)質教育資源，通過遠程教育為社會各個群體提供學習的支持和服務。目前開放大學注冊在籍的學生達360余萬人，其中?？茖W生254余萬人，本科學生105余萬人。其中包括接近20萬的農(nóng)民學生，10萬的士官學生，6000余名殘疾特教學生。學生來源覆蓋全國各地各個群體，數(shù)量龐大，其在校學籍可以保存8年。各學歷層次間學分積累、轉換正在探索、試點，學分銀行正在建設，終身學習的立交橋正在架設。一切數(shù)據(jù)顯示，開放大學的學生管理任務非常繁重。

2015年11月19日下午，全國第二次教育信息化工作電視電話會議召開。中共中央政治局委員、國務院副總理劉延東強調，要認真學習貫徹十八屆五中全會精神，大力推進信息技術與教育教學、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的融合發(fā)展，促進教育公平，提高教育質量，為培養(yǎng)現(xiàn)代化建設所需的高素質人才提供有力支撐。劉延東指出，“十二五”以來，教育信息化成績顯著，教育資源和教育管理兩大平臺的廣泛應用，有力促進了教育改革和發(fā)展?！笆濉睍r期，要大力推進教育信息化，運用現(xiàn)代信息技術，讓農(nóng)村、邊遠、貧困和民族地區(qū)的孩子們共享優(yōu)質教育資源，縮小區(qū)域、城鄉(xiāng)、校際差距。要提高教師運用信息技術的能力，創(chuàng)新教育理念和教學模式，提高人才培養(yǎng)質量。要把握“互聯(lián)網(wǎng)+”潮流，通過開放共享教育、科技資源，為創(chuàng)客、眾創(chuàng)等創(chuàng)新活動提供有力支持，為全民學習、終身學習提供教育公共服務。要推進學生、教職工、教育機構等管理信息系統(tǒng)建設，形成覆蓋全國、互聯(lián)互通的云服務體系，深化改革、創(chuàng)新機制，提升教育治理能力。

二、開放大學學生檔案信息化管理的現(xiàn)狀

學生檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，學生檔案采用計算機信息化和紙質兩種管理方式保存于學校教務管理部門。開放大學的學生檔案主要包括入學通知書或報名表、錄取檔案、操行考核表、獎懲材料、招生錄取審批表、學生注冊登記表、教學班基本情況登記表、學生課程注冊表、學生學籍異動審批表（包括轉學、轉專業(yè)、休學、退學、復學等）、考試成績登記表、計算機管理電子文檔數(shù)據(jù)資料等。

在工作中，如果需要在數(shù)量龐大的學生檔案中快速準確地查找一份學生檔案，采用傳統(tǒng)的檔案管理方法是非常困難的。目前，許多高校的學生檔案采用條碼進行信息化管理，但由于條形碼的自身構造和特性，在盤點時必須把檔案一份份地拿出來識別讀取，仍需花費大量的人力和時間。應用新的信息技術手段是解決問題的關鍵。

三、無線射頻自動識別技術及其應用

建立一個嵌入無線射頻自動識別模塊的學生檔案網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)，能夠提高開放大學學生檔案的信息化管理水平和檔案管理自動化程度。這個管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，其中硬件系統(tǒng)包括無線射頻標鑒、無線射頻閱讀器、計算機設備、服務器等；軟件系統(tǒng)包括服務器管理軟件、數(shù)據(jù)庫管理軟件、應用軟件等。

（一）無線射頻自動識別技術

無線射頻自動識別技術，簡稱RFID技術，英文全稱Radio Frequency Identification。無線射頻識別技術廣泛應用于控制、檢測、跟蹤物體等方面。比如高速收費口ETC通道，過往車輛只要在車窗上安裝感應卡并預存費用，通過收費站時便不用人工繳費，也無需停車，高速費將從卡中自動扣除，其感應卡采用的就是無線射頻識別技術。無線射頻自動識別技術屬于通信技術，其核心工作原理是附有無線射頻自動識別標簽的物體通過磁場接收到解讀器發(fā)出的特定頻率射頻信號，憑借產(chǎn)生的感應電流獲得的能量發(fā)送出存儲在芯片中的產(chǎn)品相關信息（無源標簽或被動標簽），或者由標簽主動發(fā)送某一頻率的信號（有源標簽或主動標簽），解讀器讀取信息并解碼后，送至中央信息系統(tǒng)進行有關數(shù)據(jù)處理。

無線射頻識別卡和條形碼相比具有優(yōu)良特性：能夠識別所有單個的具體物體，而不像條形碼只能識別一類物體；可以在同一時間識別多個物體，而不像條形碼只能通過一個一個物體進行掃描來識別；可以進行遠距離讀取，而條形碼采用激光或紅外線必須近距離讀取物體。無線射頻識別卡具有體積小、容量大、可重復利用、支持快速讀寫、使用壽命長、可識別移動目標、可多目標同時識別的優(yōu)點。

（二）無線射頻識別卡在學生檔案管理中的應用

多年來檔案的借還手續(xù)、快速盤點、查找擺放、權限控制等傳統(tǒng)問題一直困擾著檔案管理工作人員，一維和二維條形碼的使用雖然解決了局部問題，但本質上仍沒有改變檔案傳統(tǒng)管理模式。無線射頻識別卡技術與檔案信息化管理系統(tǒng)整合，大大提高了工作效率，創(chuàng)新了檔案的科學管理手段，解決了檔案管理中最基本的問題。該系統(tǒng)包括標簽初始化管理系統(tǒng)、檔案庫房管理系統(tǒng)、監(jiān)控報警系統(tǒng)、移動式盤點系統(tǒng)、查閱控制系統(tǒng)、擴展功能系統(tǒng)等。

1.準備工作。相關設備的購置與安放。一是購買無線射頻識別讀寫器。檔案室可以安裝大型閱讀器，其覆蓋范圍應滿足檔案室的使用面積需要，穩(wěn)定讀取距離可達數(shù)十米，配置WI- FI接口、RJ45接口和繼電器信號輸出接口，工作頻段從幾百赫茲到幾百兆赫茲，支持ISO18000- 6C 或ISO- 18000- 6B相關協(xié)議，讀寫器通過RS232數(shù)據(jù)接口與計算機連接進行數(shù)據(jù)交換。讀寫器需要在檔案室1.8M以上高度安裝，稍微向下傾斜。二是購置滿足管理檔案數(shù)量的RFID電子射頻標簽，目前市場上無線射頻識別卡的產(chǎn)品非常多，建議購買正規(guī)廠家生產(chǎn)的質量穩(wěn)定的產(chǎn)品，購買時需關注其操作頻率、支持的接口以及滿足國家相應標準，并且廠家要能提供無線射頻識別卡軟件接口。三是門禁系統(tǒng)的配置和安裝。

2.無線射頻識別卡與學生檔案管理信息系統(tǒng)的整合。目前各院校學生檔案管理均已采用計算機管理信息系統(tǒng)，學生檔案管理信息系統(tǒng)前臺采用asp.net語言，后臺數(shù)據(jù)庫采用SQL Server 2000，輔助AJAX語言來實現(xiàn)。無線射頻識別卡與學生檔案管理信息系統(tǒng)服務器的連接接口一般有兩種，TCP/IP通信方式或者串口RS232方式。無線射頻識別模塊與學生檔案管理信息系統(tǒng)的整合嵌入，可以通過產(chǎn)品手冊提供的命令來完成。

3.無線射頻識別卡的寫入。把要存入檔案庫的學生檔案的各項信息錄入學生檔案管理信息系統(tǒng)，選取系統(tǒng)的打印標簽項，然后用手持式閱讀器依次將每個學生檔案數(shù)據(jù)寫入相應的無線射頻識別卡中，一一對應，把寫入數(shù)據(jù)的無線射頻識別卡粘貼在相應檔案上。

4.學生檔案的入庫。把粘貼好無線射頻識別卡的學生檔案通過門禁系統(tǒng)送入檔案室，一次可以大批量，因門禁系統(tǒng)的閱讀器可以快速、批量地將各檔案的信息讀入學生檔案管理信息系統(tǒng)?？梢园阉腿氲臋n案在相應檔案柜中擺放，此時安裝在室內的大型閱讀器將自動讀取檔案上粘貼的無線射頻識別卡信息，對于應該入庫的檔案進行確認，缺少會提示。

5.學生檔案的出庫。按需求要查找某些學生檔案時，在信息管理系統(tǒng)中通過關鍵字等查詢，大型讀寫器系統(tǒng)會自動提示各檔案存放位置，可以按照提示信息取出相應檔案。也可以采用手持式讀寫器近距離定位查找。當這些取出的學生檔案通過門禁系統(tǒng)帶離檔案室時，學生檔案管理信息系統(tǒng)做出出庫記載。如此時系統(tǒng)和要查找的檔案對比發(fā)現(xiàn)不吻合，出現(xiàn)錯拿、多拿、少拿的情況，門禁系統(tǒng)將發(fā)出警報，提示有問題需處理。

6.學生檔案的查庫盤點。傳統(tǒng)的檔案實體管理中，管理員在盤點紙質檔案時一般只能清點檔案盒的數(shù)量，至于每個檔案盒中檔案的數(shù)量多少、檔案文件是否與檔案盒對應，一般不清點。這種盤點方式的缺陷就是不能真正核實檔案儲存的準確信息。如果我們拆開每個檔案盒逐一盤點檔案，如此龐大工作任務將需要動用大量人員、消耗大量時間。應用RFID技術，管理人員可對檔案進行無屏障閱讀，在檔案實體被覆蓋的情況下高效管理檔案信息。每個月、學期期末需要查檔案庫時，只需操作學生檔案管理信息系統(tǒng)，給出查庫的指令，庫房內的無線射頻識別大型閱讀器就會立即對檔案（全部粘貼有電子射頻標簽）進行掃描，然后顯示相關查庫的信息。

（三）應用效果

某開放大學屬于全國44所省級電大之一，每年春秋兩季招收遠程教育?？啤⒈究茖W生，還招收成人考學生、特殊教育學生、老年開放大學學生等，舉辦各種非學歷短期培訓、社區(qū)居民終身學習等公益培訓，學習者來源覆蓋面廣，學習要求、學習目的各不同。每年入學各類學習者達10000人以上，畢業(yè)生和在校生檔案近20萬份。以前學校學籍科有5位工作人員，遇到整理、清理檔案工作時，5位老師需要全部停下日常工作，投入到檔案室工作。遇到學生集中入學、畢業(yè)，檔案管理工作量巨大。如果學生畢業(yè)一段時間回校查找相關檔案，一旦放的位置和檔案管理系統(tǒng)中不符，想短時間查找到幾乎不可能，所以經(jīng)常會引起學生的不滿，影響為學生提供服務的質量。自從嵌入無線射頻自動識別技術的檔案信息管理系統(tǒng)應用以來，每次清點檔案這樣的大規(guī)模檔案管理工作，兩名學籍科工作人員使用管理系統(tǒng)和大型無線射頻卡閱讀器半天就可以完成。遇到個別學生來查找檔案，只要在學生檔案管理信息系統(tǒng)中輸入學號查找到該學生，使用手持無線射頻閱讀器就可以精確找到該學生檔案；遇到新生入學大批量學生檔案入庫，使用無線射頻卡和管理信息系統(tǒng)結合，通過門禁系統(tǒng)可實現(xiàn)高效快捷入庫檔案。

嵌入無線射頻自動識別技術的檔案信息管理系統(tǒng)大大提高了開放大學學生檔案的管理效率、提升了人性化服務水平，降低了管理人員的勞動強度，簡化了管理人員的整理手續(xù)，大幅提高了檔案盤點及沉積檔案的整理效果，是對開放大學信息化建設的有益探索。

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責任編輯：賀正

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