會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

何珊紅　任泓穎

摘要：進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代，企業(yè)內(nèi)部控制的網(wǎng)絡(luò)特征越發(fā)的明顯，傳統(tǒng)的會計工作方式也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變。會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，在很大程度上提升了財務(wù)管理的效率。但是在實際的應(yīng)用當(dāng)中，會計電算化系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面還有待提高，存在著一定的安全隱患，尤其是會計信息舞弊事件的發(fā)生，降低了會計電算化的質(zhì)量，難以得到人們的信任。文章圍繞會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行分析，以采取有效的解決措施。

關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制；防范

一、前言

目前，信息技術(shù)開始應(yīng)用到企業(yè)的財務(wù)管理工作當(dāng)中，建立了會計電算化系統(tǒng)。但是會計信息失真問題則會嚴(yán)重干擾企業(yè)會計工作的正常秩序，導(dǎo)致經(jīng)營決策的失誤，失去人們對會計信息的信任，會計電算化系統(tǒng)的實用價值也會受到質(zhì)疑。為了提升會計信息的質(zhì)量，需要從內(nèi)部控制著手，構(gòu)建良好的內(nèi)部控制環(huán)境，有效解決會計電算化當(dāng)中存在的問題。

二、會計電算化對內(nèi)部控制的影響

（一）降低工作量

會計電算化系統(tǒng)利用電子計算機(jī)高速、穩(wěn)定的邏輯判斷和思維能力，極大的提升了會計工作的效率。利用電子計算機(jī)來代替人工操作，減少了手工做賬核算的工作量，計算機(jī)能夠集中完成會計核算工作，只需要將憑證數(shù)據(jù)錄入到會計軟件當(dāng)中即可。會計電算化系統(tǒng)高效、準(zhǔn)確的記錄賬簿和編制報表。憑證數(shù)據(jù)和會計軟件的正確性是保證會計信息質(zhì)量的前提。如果憑證數(shù)據(jù)和會計軟件的正確性能夠得到有效保證，則可以省去賬簿核對、賬目核對匯總等工作環(huán)節(jié)。

（二）方便控制

會計電算化系統(tǒng)更加方便控制和操作，尤其是進(jìn)行憑證的校驗、余額檢查、數(shù)據(jù)核對等共組時，更加方便快捷，能夠快速的了解接借貸平衡、各核算與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)及報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系等。會計電算化的實現(xiàn)，雖然增加了部分工作內(nèi)容，包括計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、憑證復(fù)核、會計軟件和硬件維護(hù)等內(nèi)容。但是與人工會計核算相比，會計電算化系統(tǒng)能夠有效不紊的投入管理，更加細(xì)致的進(jìn)行管理工作[1]。

三、會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制所面臨的問題

（一）工作人員一身多職

傳統(tǒng)會計處理系統(tǒng)是以不相容職能分離作為內(nèi)部控制的基本原則，明確職責(zé)分工，工作人員各司其職。而實現(xiàn)會計電算化后，增加了職責(zé)的集中度，很多會計崗位被合并，參與會計處理的工作人員減少，很多會計人員一身多職，同時缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督與控制，組織機(jī)構(gòu)和崗位之間的制約被弱化。工作人員一身多職，需要承擔(dān)多個崗位的職責(zé)，導(dǎo)致精力分散，很容易在工作當(dāng)中出現(xiàn)差錯。一旦在憑證數(shù)據(jù)錄入時出現(xiàn)差錯，最終得到的賬簿記錄和編制報表都是錯誤的，嚴(yán)重影響了會計信息質(zhì)量[2]。

（二）原始憑證易于偽造

會計電算化系統(tǒng)加工信息舞弊現(xiàn)象嚴(yán)重，其數(shù)據(jù)控制的弱效也隨之暴露出來。在傳統(tǒng)手工會計信息處理工作當(dāng)中，主要采用紙張記錄，數(shù)據(jù)修改會留下明顯的痕跡，很容易被辨認(rèn)出來。但是在會計電算化系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)修改則無從辨別，無法從記錄的磁盤或光盤上尋找修改的痕跡。這就在很大程度給會計業(yè)務(wù)增加了風(fēng)險，容易發(fā)生會計電算化系統(tǒng)加工信息舞弊現(xiàn)象，給不法分子以可乘之機(jī)。原始憑證易于偽造是會計電算化信息舞弊的原因之一，可以輕易進(jìn)行客戶、銀行憑證的偽造，所錄入會計信息數(shù)據(jù)的篡改，虛構(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和修改與刪除，最終都會導(dǎo)致會計信息失真，給虛假交易、侵吞公款等違法行為提供了便利條件。

（三）數(shù)據(jù)缺乏安全性和保密性

會計電算化軟件雖然設(shè)有加密，比如用戶在進(jìn)入系統(tǒng)時的口令輸入，聲音監(jiān)測及設(shè)置等，但是對于數(shù)據(jù)保密的作用不大。根據(jù)一定數(shù)據(jù)庫知識，利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以直接進(jìn)行數(shù)據(jù)庫文件數(shù)據(jù)的讀取、修改及刪除，會計軟件的加密措施起不到有效的作用。會計電算化系統(tǒng)過于依賴計算機(jī)系統(tǒng)，一旦計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，會給會計電算化系統(tǒng)帶來直接的影響，造成數(shù)據(jù)的丟失。另外，病毒侵襲及黑客攻擊同樣給會計電算化系統(tǒng)的安全帶來了極大的威脅[3]。

四、會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制的有效措施

（一）制度控制

建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，由相關(guān)主管部門制定完善的規(guī)章制度，會計部門嚴(yán)格予以執(zhí)行。嚴(yán)格控制會計電算化處理的一系列程序，包括數(shù)據(jù)輸入、修改、核算等。明確會計科目，設(shè)計需要校驗的代碼，在數(shù)據(jù)輸入時不僅要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，更要保證代碼與之相符，進(jìn)而保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。會計工作人員需要嚴(yán)格按照規(guī)定的操作流程予以執(zhí)行和控制，不可違反制度規(guī)定，不能逾越自身職責(zé)。記錄操作日志，處理會計業(yè)務(wù)的工作人員姓名、操作內(nèi)容需要一一詳細(xì)的記錄和存檔，一旦出現(xiàn)問題，可明確問責(zé)。對于已記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)的修改需要沖銷編制記賬憑證，保證數(shù)據(jù)的有序和準(zhǔn)確。另外，內(nèi)部控制制度是基于相關(guān)法律、法規(guī)而建立，嚴(yán)格按照《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行，完善會計信息監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)控企業(yè)會計信息，實時掌握企業(yè)會計數(shù)據(jù)情況，進(jìn)而保證會計信息的真實性和完整性[4]。

（二）組織控制

會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，改變了會計工作組織和崗位分工，會計電算化系統(tǒng)更具集中性，由計算機(jī)統(tǒng)一進(jìn)行管理和操作，不再對會計核算指責(zé)進(jìn)行詳細(xì)劃分，由此而出現(xiàn)工作人員一身多職，組織機(jī)構(gòu)和崗位之間制約弱化，數(shù)據(jù)控制的弱效明顯，因此，需要加強(qiáng)組織控制，進(jìn)行會計系統(tǒng)各部門崗位的合理安排和設(shè)計，以加強(qiáng)內(nèi)部之間的監(jiān)督和制約。

（三）系統(tǒng)操作環(huán)境管理

加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)和會計核算軟件的維護(hù)，預(yù)防發(fā)生故障，同時還要防止病毒侵襲及黑客攻擊的干擾和破壞，進(jìn)而保證會計信息的質(zhì)量。根據(jù)規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)程，在會計業(yè)務(wù)處理的過程當(dāng)中，需要有效避免操作的重復(fù)、遺漏和失誤。保證會計電算化系統(tǒng)的硬件、軟件的良好運行。避免數(shù)據(jù)的丟失，進(jìn)行會計電算化系統(tǒng)的運行維護(hù)，機(jī)房的溫度、電壓等環(huán)境條件必須滿足安全性要求，做好防火、防盜措施，進(jìn)而保證會計電算化系統(tǒng)硬件設(shè)備的良好運行。為了預(yù)防突發(fā)性事件的發(fā)生，對于重要且易發(fā)生故障的硬件設(shè)備，需要進(jìn)行雙系統(tǒng)備份。一旦發(fā)生故障，可以及時的予以補(bǔ)充和代替，避免會計電算化系統(tǒng)發(fā)生癱瘓而引起會計工作的混亂。網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)機(jī)房環(huán)境和設(shè)備必須滿足技術(shù)安全要求，為會計管理提供更好的系統(tǒng)操作管理環(huán)境。

（四）會計數(shù)據(jù)輸入和處理

保證電算化會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性和可靠性，這就需要嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的輸入和輸出質(zhì)量，加強(qiáng)計算機(jī)程序的控制，有效了解和掌握數(shù)據(jù)處理過程，進(jìn)而對內(nèi)部控制活動進(jìn)行控制，包括數(shù)據(jù)驗證、合并、文件更新和維護(hù)、訪問及糾錯等內(nèi)容。由計算機(jī)系統(tǒng)程序自行控制和處理，事先要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理流程、數(shù)據(jù)修改等程序的檢驗，提升數(shù)據(jù)檢驗及程序化處理的有效性，提高系統(tǒng)的安全性能[5]。

五、結(jié)論

會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，是會計工作的進(jìn)步與升級，進(jìn)一步提升了企業(yè)財務(wù)管理的工作的效率。會計電算化目前還存在這一定的缺陷和不足，需要在應(yīng)用實踐中積累和總結(jié)經(jīng)驗，進(jìn)而完善和升級會計電算化系統(tǒng)，保證會計信息處理質(zhì)量，為企業(yè)經(jīng)營提供真實、完整的會計信息，對企業(yè)的良好發(fā)展具有十分積極的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡夢筠，朱蓉.會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制[J].中國管理信息化，2010，01：13-14.

[2]趙志紅.會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題探析[J].中國內(nèi)部審計，2014，01：29-32.

[3]謝日芳.淺析會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制與風(fēng)險防范[J].企業(yè)導(dǎo)報，2013，05：141-142.

[4]朱昱.淺談會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制[J].企業(yè)家天地（理論版），2011，05：158-159.

[5]董麗芳.會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制探討[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報，2009，05：90-91.