醫(yī)院檔案管理中存在的問題及有效對策

摘 要：本文對當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際狀況開展了研究，發(fā)現(xiàn)了其中存在的問題，進(jìn)而制定了有效的解決方案來保證醫(yī)院檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，讓其滿足時(shí)代進(jìn)步的需求。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；問題；有效對策

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，是其管理工作中的一個(gè)不可忽略的環(huán)節(jié)，它不但記錄了醫(yī)院自身的全部發(fā)展歷程，還記錄了眾多人民群眾入院就醫(yī)的醫(yī)療報(bào)告等檔案資料，關(guān)乎著人民群眾的健康和醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。要想提升醫(yī)院的管理水平，不僅需要提升醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療水平和業(yè)務(wù)能力，還需要確保檔案管理工作的順利實(shí)施，保證各種檔案資料的完整。所以，在新環(huán)境的要求下，需要對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行不斷的改善。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度體制不健全

醫(yī)院檔案管理和別的行業(yè)檔案之間是有很大的區(qū)別的，檔案工作容易受到有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，它是屬于部門領(lǐng)導(dǎo)直接管轄的。在制定醫(yī)院檔案開展方案、檔案管理制度、工作人員的成績審核等，單位領(lǐng)導(dǎo)和主管部門一般都會由于評定的規(guī)定不同而產(chǎn)生矛盾，進(jìn)而導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生無所事事的問題。醫(yī)院檔案管理制度一般分為集中管理和分散管理兩種，這兩種管理制度各有優(yōu)缺點(diǎn)，因此就需要吸取其中的優(yōu)勢，改善其中的不足之處，爭取實(shí)現(xiàn)較好的檔案管理成果，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視

在醫(yī)院開展工作時(shí)，因?yàn)闄n案工作并不像其他工作一樣能夠直接實(shí)現(xiàn)巨大的經(jīng)濟(jì)收益，再加上部分領(lǐng)導(dǎo)狹隘的眼界，導(dǎo)致管理工作并沒有得到應(yīng)有的關(guān)注，所以，導(dǎo)致這項(xiàng)工作遲遲沒有得到巨大改善。

1.3 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差

隨著社會的蓬勃發(fā)展，信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都得到了廣泛的普及，不過其并未在醫(yī)院檔案管理中體現(xiàn)突出的作用，目前醫(yī)院的信息化技術(shù)起步較晚，主要還處于人工收集、翻閱的階段，因此需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的使用，實(shí)現(xiàn)較好的工作成果。

1.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

目前很多醫(yī)院都存在著這樣的現(xiàn)象，其內(nèi)部醫(yī)務(wù)人員較多，但是檔案管理人員相對較少。并且很多醫(yī)院基本沒有檔案專業(yè)的優(yōu)秀人才，除了部分醫(yī)院分配極少病案管理人員之外，很多醫(yī)院檔案管理人員的學(xué)歷都不高。這些不良現(xiàn)象導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不能實(shí)現(xiàn)較好的成果，主要體現(xiàn)為：醫(yī)院檔案工作人員的專業(yè)水平、理論知識、學(xué)歷程度等方面參差不一；人員很容易發(fā)生調(diào)動，其中大部分工作人員都是從別的部門調(diào)動過來，檔案專業(yè)畢業(yè)的人才很少，因此導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力較低，進(jìn)而不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求。

1.5 醫(yī)院檔案歸檔質(zhì)量不高

基本體現(xiàn)為：不歸檔或者歸檔資料不完整；工作人員沒有工作積極性；把不應(yīng)該歸檔的資料進(jìn)行歸檔；歸檔之后并未設(shè)立卷宗。因?yàn)槲覈t(yī)院檔案管理工作起步較晚，很多醫(yī)院并沒有制定健全的管理制度，每個(gè)醫(yī)院都是按照自身的體會來開展工作，進(jìn)而導(dǎo)致很多應(yīng)該歸檔的資料并未歸檔，不應(yīng)該歸檔的資料卻被歸檔，因此就導(dǎo)致了很多資金和時(shí)間的浪費(fèi)。

2 醫(yī)院檔案管理的有效對策

2.1 改進(jìn)檔案管理體制和機(jī)制

醫(yī)院檔案能夠按照部門分成黨政、行政、醫(yī)務(wù)、科研和病例等多種類型。因此醫(yī)院在建設(shè)檔案管理制度時(shí)，需要認(rèn)真考慮社會背景、醫(yī)院實(shí)際情況、檔案情況和管理背景等方面的影響。制定出有效的檔案管理制度，并且需要保證其得到嚴(yán)格落實(shí)。并且還需要分清醫(yī)院檔案管理統(tǒng)和分的聯(lián)系。

2.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院檔案管理的重視

要想醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有作用，就需要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重點(diǎn)關(guān)注，檔案管理人員需要充分實(shí)現(xiàn)檔案資料的作用，主動地為醫(yī)院發(fā)展提供建議，并且主動地向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，讓他們認(rèn)識到檔案資料對于做出正確決策有很大的幫助。只有如此，才能夠逐漸的讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案資料對提高醫(yī)院業(yè)務(wù)水平、促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展和保證經(jīng)濟(jì)收益方面都起著重大的作用，不斷地提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持力度。讓領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)識到只有充分體現(xiàn)了檔案管理工作的重要作用，才能夠確保醫(yī)院其它工作的順利開展。

2.3 對醫(yī)院檔案使用高科技管理手段

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院也需要充分體現(xiàn)信息技術(shù)的重要作用。由于醫(yī)院檔案類型繁多，特別是比較復(fù)雜的醫(yī)療業(yè)務(wù)，需要保存許多的資料進(jìn)行歸檔，比如病例、影像資料等每年都要保存許多份，如果都用紙質(zhì)文件保存，那么將會占據(jù)較大的庫存。另外，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，也讓檔案資料更加多樣化。目前醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)建設(shè)，部分醫(yī)院已經(jīng)使用電子病歷。它是通過數(shù)據(jù)庫的辦法，以電子文件實(shí)施保存、翻閱，是一種較為有效的管理辦法。并且，病人收費(fèi)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，放棄傳統(tǒng)的收費(fèi)手段，把全部的出入院賬單都實(shí)施電腦保存，不但減少了庫存，還讓賬單管理更加便捷。盡管，病人的出院賬單不屬于歸檔范疇，不過通過數(shù)據(jù)庫手段存檔的管理辦法，能夠直接反映出計(jì)算機(jī)管理的重要作用，進(jìn)而提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化的重視程度。

2.4 切實(shí)提升檔案專業(yè)人員的素質(zhì)

只有不斷提升工作人員的綜合水平，才能夠確保檔案工作得到順利開展。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要舉辦培訓(xùn)活動，來提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、隨著信息化技術(shù)在檔案管理中的逐漸落實(shí)，檔案工作也在逐漸的向知識化、信息化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，因此醫(yī)院必須要建設(shè)一支具備較高業(yè)務(wù)水平和管理水平的綜合性人才隊(duì)伍。有的醫(yī)院也能夠聘請一些檔案專業(yè)畢業(yè)的優(yōu)秀人才，提高其綜合水平；并且也需要提升現(xiàn)存人員的水平，把提升他們的業(yè)務(wù)能力作為主要工作，因此需要多舉辦相關(guān)的培訓(xùn)活動，或者聘請專業(yè)人員開展指導(dǎo)工作。需要培養(yǎng)管理人員自主學(xué)習(xí)的習(xí)慣，把他們的學(xué)習(xí)狀況和業(yè)務(wù)考核聯(lián)系在一起，進(jìn)而提升檔案管理人員的工作積極性，實(shí)現(xiàn)更高的工作成果。

2.5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案的歸檔工作

制定健全的檔案歸檔、翻閱、保存制度。嚴(yán)格按照檔案歸還時(shí)間、歸檔范圍等要求，同時(shí)把這些要求加入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核當(dāng)中。因?yàn)獒t(yī)院檔案工作具備內(nèi)容繁瑣、部門眾多且又分散的特點(diǎn)，所以，需要建設(shè)符合醫(yī)院實(shí)際狀況的管理制度，同時(shí)在開展工作時(shí)進(jìn)行逐漸改善。建設(shè)合理的檔案收集制度，不僅需要提升全體工作人員的檔案意識，讓他們主動配合歸檔工作，還需要建設(shè)健全的資料傳遞、登記制度，對檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，務(wù)必要保證檔案資料的完整性；建設(shè)合理的分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)定時(shí)開展檢查工作，及時(shí)解決其中出現(xiàn)的不良現(xiàn)象。只有如此，才能夠確保檔案資料的完整，進(jìn)而確保醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作需要制定健全的管理制度，采取有效的管理辦法，經(jīng)過工作人員堅(jiān)持不懈的努力，才能夠?qū)崿F(xiàn)較好的工作成果，進(jìn)而確保醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李萍. 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J]. 中國醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2011，03：125-126.

[2]王小菁. 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J]. 中國現(xiàn)代醫(yī)生，2008，28：100-101.

[3]黃恩梅. 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理 提高檔案工作水平[J]. 城建檔案，2009，02：46-47.

作者簡介

韓松翰，哈爾濱市第一醫(yī)院，碩士。